Прием и оформление на работу новых сотрудников. Основные условия приема на работу нового сотрудника - правильный порядок оформления, пошаговая инструкция Грамотное обоснование приема на работу

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

• исходящие письма (1219) (в скобках - показатели за 8 месяцев прошлого года);
• входящая служебная корреспонденция (1215);
• обращения граждан (510);
• распоряжения вышестоящих организаций (429);
• распоряжения руководителя (232);
• входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

- «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;

- «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;

- «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

Наименование работы: обработка отправляемых документов

Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

• Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15-30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2-3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
• Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2-3 % от общей численности работников.
• Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации - поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела - 2,5 см).

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

* П. 6.5 «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», взяты только пп. 1+2+3.

То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами (взят случай самой простой обработки), то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов (это менее 5 минут на документ). Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы (контроль исполнения, работа с архивом и т.д.). Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству.

• Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
• На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. При обсуждении упор лучше делать не на необходимость разгрузить конкретного сотрудника, а на повышение эффективности работы с документами в организации, на возможный выигрыш для других служб и подразделений и т.п.
• Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем.

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии управляющих документацией и «ARMA International»

Может ли женщина, будущая мать, на позднем сроке устроиться на работу? Не является ли это основанием для работодателя для отказа в трудоустройстве даже если потенциальная сотрудница по остальным критериям полностью подходит работодателю и не обладает ли она особенными правами ?

Экономическое обоснование приема на работу беременной

При найме беременной, работодатель должен отправить в ФСС пояснительную записку с обоснованием найма беременной сотрудницы . Бумага составляется по форме 4-ФСС. В документе пишется о порядке приема женщин беременных и с детьми на одних и тех же положениях, с указанием о том, что не прием на работу в таких случаях карается законом.

Также в обосновании обязательно указывается, что не зависит какой срок, она проработала на предприяти и перед назначением декретных выплат и пособий. В обосновани и должен быть указан уровень зарплаты таким сотрудницам, согласно штатному регламенту.

Необоснованный отказ в приеме на работу беременной

По ТК РФ, руководитель не имеет права отказывать в трудоустройстве будущей матери по причине ее состояния.(статья 64). Согласно нормам закона, отказ в приеме на работу может быть обоснованным лишь из-за несоответствия профессиональных навыков работника требованиям предприятия. Какие причины могут быть основанием для отказа в трудоустройстве:

• отсутствие образования или недостаточная степень;
• нет навыков в нужной сфере труда;
• неподходящий возраст;
• другие ограничения при трудоустройстве на службу.

Работодатель должен письменно обосновать отказ, с указанием причины, а соискательница имеет право требовать выдачу его копии на руки. Если причина не обоснована, то он имеет право подать жалобу в суд. Если в отказе указано, что основанием для отказа стало состояние соискательницы, то работодатель будет нести за это уголовную ответственность по ст.145

Можно ли беременной отказать в приеме на работу

Есть несколько факторов, почему руководители не очень хотят принимать в штат сотрудницу, ждущую ребенка. Их не устраивает несколько вещей, связанных с таким типом сотрудниц. Во-первых, то что она будет трудиться временно, во -вторых, работодатель обязан оплатить декрет, в-третьих, сотрудница будет часто выходить на больничный и отпрашиваться,в - четвертых ее нельзя уволить.

Но все эти причины юридической силы не имеют, и если кандидатка по степени квалификации на должность подходит, то не принять ее из-за того, что она ожидает ребенка неправомерно, и нарушает закон.

Прием беременных на работу с вредными условиями труда

Можно ли беременную женщину принять на должность, где условия труда вредные? В случае, если сотрудница согласна трудиться в этих условиях, но по врачебным показаниям, ей во время ожидания ребенка нельзя это делать, то есть два пути.

Первый - руководитель переводит женщину на другую вакансию, с легкими условиями труда и удобным графиком работы. Второй - если таковой не оказалось, то работница должна составить и направить прошение руководителю, о освобождении от труда на весь срок беременности, до декретного отпуска, с сохранением средней зарплаты. После чего работодатель выносит, соответствующий приказ.

Все эти положения закреплены в ст 212.ч. 2 ТК РФ, и отказать в переводе на легкую работу или освободить от работы во время беременности и родов с сохранением оклада, работодатель права не имеет.

Имеет ли право беременная уходить с работы на прием к врачу

Беременная женщина обязана посещать врача, строго по графику. Есть ли у нее право делать это, покидая рабочее место, в удобное для себя время? По Трудовому Законодательству (статья 254), женщина беременная или имеющая детей, имеет определенные преимущества.

Сотрудница может проходить обязательные медобследования, при этом средняя зарплата сохраняется за ней. К таким обследованиям относятся и периодические врачебные осмотры. Поэтому, работодатель обязан отпускать сотрудницу для прохождения врачебных осмотров, без удержания заработной платы. Для этого, служащая должна предоставить справку о медосмотре или другой подтверждающий акт о том, что она должна посещать врача в указанное время.

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость. В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее. Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

1. Паспорт гражданина
2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
7. В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести , для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу. В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по , в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

• Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
• Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Как правило, в такой схеме беременные сотрудницы — это родственники, знакомые и друзья (к примеру, жена учредителя). Поскольку размер возмещаемого из ФСС России пособия напрямую зависит от величины зарплаты, то ее устанавливают на самом максимальном уровне (см. подверстку). Таким образом, организации удается выплатить беременной сотруднице высокий доход, не облагаемый НДФЛ и взносами.

Экономия по налогам и взносам напрямую зависит от размера зарплаты

Для расчета пособия по беременности и родам используются следующие показатели: расчетный период, заработок за расчетный период, средний дневной заработок и предельно возможная сумма дневного пособия. Последняя сумма зависит от страхового стажа женщины. Если к началу декретного отпуска страховой стаж сотрудницы шесть и более месяцев, то дневное пособие равно 100 процентам среднего дневного заработка (ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ и п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФот15.06.07 №375). Таким образом, получается, что размер пособия не ограничен, зависит от дохода женщины и может составлять очень крупную сумму.

Очевидно, что описываемая схема — это чаще всего искусственно созданная ситуация. В связи с этим эффект от ее применения напрямую зависит от надежного логического и документального обоснования. В частности, компании нужно быть готовой ответить на такие вопросы, как:

• что заставило ее принять на работу сотрудницу незадолго до декретного отпуска;
• почему у беременной сотрудницы установлена более высокая зарплата по сравнению с другими аналогичными сотрудниками;
• соответствует ли квалификация женщины занимаемой должности;
• по каким причинам после ухода сотрудницы в декрет на ее должность так никого и не приняли.

Если проверяющие из ФСС России не получат ответы на такие вопросы, то выплаченное пособие к зачету не примут. Тогда на сумму выплаты компании придется начислить взносы (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от24.07.09 №212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от24.07.98 №125-ФЗ). То есть ей могут грозить доначисления взносов на социальное страхование, взносов на пенсионное и медицинское страхование (в рамках одиночной или совместной проверки ПФР), а также НДФЛ (при выездной проверке НДФЛ).

Практика показывает, что у сотрудников ФСС подозрения в искусственном завышении размера пособия возникают достаточно часто. И нередко суды соглашаются с контролерами (например, постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от18.09.14 №А19-16413/2013, а также федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от13.12.13 №А33-5426/2013, Западно-Сибирского от12.08.13 №А46-29711/2012, Дальневосточного от01.08.13 №Ф03-3341/2013, Северо-Кавказского от18.02.13 №А01-565/2012 округов). Однако с уверенностью можно сказать, что исход дела в суде зависит от аргументов компании. В пользу страхователей имеется множество судебных решений, в том числе постановление Президиума ВАС РФот23.04.13 №16549/12 (см. также постановления федеральных арбитражных судов Поволжского от27.08.13 №А65-32607/2012, Восточно-Сибирского от06.08.13 №А33-17568/2012, Западно-Сибирского от07.05.13 №А27-11253/2012 (оставлено в силе определением ВАС РФот04.07.13 №ВАС-7923/13) округов).

Чтобы не сочинять на ходу обоснованность приема на работу беременной сотрудницы, компании целесообразно разработать внутреннее положение. В котором нужно четко обосновать логику своих действий в подобной ситуации.

В каком виде составляется. В виде отдельного внутреннего положения о порядке приема на работу беременных сотрудниц. Безопаснее, если документ разработает именно кадровая служба организации, а утвердит его генеральный директор. Кроме того, в положении важно проставить подпись главного бухгалтера об ознакомлении с документом.

Что обязательно должно быть в документе. Во-первых, в положении нужно указать, что компания принимает на работу беременных женщин и женщин с детьми на общих основаниях. Отказ в заключении трудового договора с такими сотрудницами — прямое нарушение статьи 64 ТК РФ. Анализ судебный практики показывает, что это самый веский аргумент в пользу компании в подобных спорах (постановления федеральных арбитражных судов Уральского от22.05.13 №Ф09-4047/13, от10.06.13 №Ф09-5133/13 (оставлено в силе определением ВАС РФот26.08.13 №ВАС-11929/13), Западно-Сибирского от30.08.13 №А27-20974/2012 округов). Кроме того, организация может добавить, что необоснованный отказ беременной женщине в приеме уголовно наказуем (ст. 145 УКРФ).

Во-вторых, в положении целесообразно указать, что законодательство не ставит выплату пособия по беременности и родам и принятие расходов страхователя в зависимость от того, какой срок женщина отработала до наступления страхового случая. Практика подтверждает, что в рассматриваемой ситуации это очень действенный аргумент и суды его принимают (постановления федеральных арбитражных судов Уральского от11.07.13 №Ф09-6714/13, Центрального от24.01.12 №А48-664/2011 (оставлено в силе определением ВАС РФот11.04.12 №ВАС-3548/12), Северо-Западного от16.05.11 №А56-56931/2010 округов).

В-третьих, в документе нужно сделать акцент на том, что квалификация беременной сотрудницы должна полностью соответствовать занимаемой ею должности. Например, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от20.06.13 №А66-9662/2012 обратил внимание на то, что беременная сотрудница имеет высшее профессиональное образование по специальности «математические методы и исследование операций в экономике» с квалификацией «экономист-математик». Такая квалификация, по мнению суда, позволяет женщине работать сначала в должности менеджера по маркетингу, а затем — руководителя компании. В этом же деле суд подсказал страхователям еще один действенный довод. Суть которого в том, что закон не обязывает страхователя обосновывать экономическую эффективность приема на работу беременной работницы.

В-четвертых, в документе важно затронуть вопрос установления зарплаты для беременных работниц. И подчеркнуть, что оклад устанавливается в соответствии с утвержденным в компании штатным расписанием. Таким образом, работодатель должен понимать, что, стремясь установить женщине более высокую зарплату, безопаснее ввести в штатное расписание новую должность для нее. Необходимость новой вакансии объяснить проще (к примеру, ведущий маркетолог потребовался для исследования новых рынков сбыта), чем объяснять существенные разницы в окладах аналогичных сотрудников.

А вот пример, как делать не нужно. Одна волгоградская компания рассчитывала пособие беременной сотруднице (заместителю генерального директора) исходя из оклада в размере 30 тыс. рублей за трехчасовой рабочий день. Выяснилось, что полная ставка на такой должности составляет 80 тыс. рублей, что в 1,6 раза больше оклада руководителя и в 11,9 раза больше окладов бухгалтера и менеджера. Конечно, такую разницу суд счел искусственной. И согласился с проверяющими, что компания намеренно создала схему завышения суммы пособия (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от30.08.11 №А12-24193/2010, оставлено в силе определением ВАС РФот22.12.11 №ВАС-16170/11).

Отметим, что во всех аналогичных спорах компании не смогли защититься только по одной причине — они не доказали реальность трудовых отношений. То есть присутствие сотрудницы на работе и фактическое выполнение ею трудовых обязанностей (например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от04.08.11 №А32-31681/2010 (оставлено в силе определением ВАС РФот27.10.11 №ВАС-13478/11)).

Если же компания подтвертит, что беременная сотрудница действительно выполняла трудовые обязанности, за что получала соответствующий оклад, то суд скорее всего сочтет отказ ФСС незаконным. Например, в одном из дел фонд отказал в зачете пособия в отношении беременной сотрудницы, которую приняли на должность юриста в магазине с окладом в размере 30 тыс. рублей. По мнению контролеров, такой оклад искусственно завышен, так как зарплата директора в этом же магазине составляла 20 тыс. рублей. Однако фактически он получал 10 тыс. рублей. Впрочем, предприниматель объяснил, что хотя некий гражданин и числился директором магазина, фактически он им не являлся. Непосредственное руководство осуществлял сам предприниматель. А директор получал зарплату согласно отработанному времени (выходил не каждый день). Кроме того, предприниматель пояснил, что помимо юридической работы на беременную сотрудницу были также возложены руководство деятельностью магазина и решение вопросов организационного характера. В результате отказ фонда в зачете пособия Президиум ВАС РФ признал незаконным (постановление от23.04.13 №16549/12).

Таким образом, в случае если беременная сотрудница выполняет дополнительные должностные обязанности, то безопаснее это зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору, заключенному с ней. Плюс это будет дополнительным обоснованием увеличения оклада (пусть даже на временный срок).

Дополнительные меры безопасности. Помимо логического обоснования работодателю важно иметь документы, подтверждающие реальность трудовых отношений. В частности, это могут быть приказы о приеме на работу, копии трудовых книжек, штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, табеля учета рабочего времени, должностные инструкции и т. п.

Так, в одном из дел компания подтвердила факт исполнения беременной сотрудницей своих трудовых обязанностей первичными бухгалтерскими документами: выпиской из книги учета доходов и расходов, копией расходной накладной и копиями товарных накладных (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от11.07.13 №Ф09-6714/13).

Кроме того, в этой схеме нужно не упустить важный нюанс — родственные связи. Часто суды считают его основанием для отказа в возмещении средств из ФСС. Например, так произошло в следующих ситуациях, когда беременная женщина оказалась:

• дочерью директора компании (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от12.08.13 №А46-29711/2012);
• сестрой предпринимателя (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от01.04.13 №А27-14796/2012);
• женой директора и единственного учредителя компании (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от30.08.12 №А33-14985/2011).

Однако практика показывает, что далеко не все суды считают наличие родственных связей препятствием для отказа в зачете пособия. В частности, в одном из дел арбитры указали, что основанием для принятия сотрудницы на работу в первую очередь послужило предложение центра занятости, а не наличие родственных отношений с предпринимателем (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от23.09.13 №А21-9542/2012 (оставлено в силе определением ВАС РФот09.12.13 №ВАС-17019/13). К аналогичным выводам судьи приходили и во множестве других решений (например, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от23.08.12 №А33-20033/2011, Уральского от05.04.12 №Ф09-2332/12, Дальневосточного от19.06.12 №Ф03-1893/2012, Волго-Вятского от24.10.11 №А82-14347/2010, Западно-Сибирского от06.09.11 №А45-21736/2010 округов).

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003 , предусматривающего четкие правила оформления.

Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

• наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
• указание данных автора, от имени которого подается записка;
• наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
• непосредственно текстовое содержание;
• дата написания;
• подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.