Przyjmowanie i rejestracja nowych pracowników. Podstawowe warunki zatrudnienia nowego pracownika - prawidłowa procedura rejestracji, instrukcja krok po kroku Właściwe uzasadnienie zatrudnienia

Za prace biurowe i archiwalne w organizacji odpowiada jeden specjalista. Do jego obowiązków, oprócz prowadzenia archiwum, rejestracji, księgowania i kontroli dokumentów, należy:

• listy wychodzące (1219) (w nawiasie – wskaźniki za 8 miesięcy ubiegłego roku);
• przychodząca korespondencja urzędowa (1215);
• apele obywatelskie (510);
• zakony organizacji wyższych (429);
• polecenia kierownika (232);
• przychodzące wiadomości telefoniczne (155).

Konieczne jest kompetentne sporządzenie notatki do kierownika instytucji i uzasadnienie wprowadzenia jednostki pracowniczej (organizacji budżetowej) lub redystrybucji obowiązków w dziale. Jak to zrobić?

Koszty pracy można oszacować na podstawie informacji o całkowitym wolumenie dokumentów w organizacji oraz liczbie akt archiwalnych tworzonych rocznie, stosując następujące państwowe standardy czasu pracy nad dokumentacją wsparcia dla kadry zarządzającej:

- „Standardy czasowe pracy nad dokumentacją wsparcia struktur zarządczych federalnych organów wykonawczych”, zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 26 marca 2002 r. nr 23;

- „Międzybranżowe zintegrowane standardy czasu pracy nad dokumentacją wspomagającą zarządzanie”, zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 25 listopada 1994 r. nr 72;

- „Standardy czasowe pracy nad zautomatyzowaną technologią archiwizacyjną i wsparciem dokumentacji dla zarządzania”, zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 września 1993 r. Nr 152.

Powyższe standardy mają szereg istotnych zalet. Po pierwsze, zostały one opracowane przez agencje rządowe na podstawie ankiet, więc większość szefów organizacji (zarówno rządowych, jak i komercyjnych) podchodzi do nich poważnie. Wszystkie normy, oprócz nazw wykonywanych prac, zawierają szczegółowy opis ich zawartości.

Przykład

„Standardy czasowe pracy nad dokumentacją wsparcia struktur zarządczych federalnych organów wykonawczych”

Tytuł pracy: przetwarzanie przesłanych dokumentów

Treść pracy: Odbiór wykonanych dokumentów, sprawdzenie poprawności dokumentów, obecność załączników określonych w dokumencie głównym, sortowanie wysłanych dokumentów według adresów i rodzajów przesyłek pocztowych, umieszczenie adresu na kopercie, składanie i wkładanie dokumentów do kopert, zaklejanie kopert, oznaczanie kopert , prowadzenie rejestru przesyłek poleconych, pakowanie listów do wysłania na pocztę.

Normy te podają także metody obliczania liczby pracowników w placówkach wychowania przedszkolnego. Doświadczenie pokazuje, że są one trudne w obsłudze, dlatego lepiej oszacować koszty pracy na podstawie opisów treści wykonywanych prac w przepisach państwowych. Aby to zrobić, potrzebujesz:

1. Zapisz ze standardów rodzaje pracy, jaką wykonuje pracownik.

2. Przeanalizuj, czy zakres pracy wymieniony w normie odpowiada pracy wykonywanej przez pracownika.

Zatem w powyższym przykładzie treść pracy obejmuje „zaadresowanie koperty”. Obecnie wiele organizacji korzysta z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, które pozwalają na automatyczne przeprowadzanie tej operacji. Jeśli Twój system zapewnia taką możliwość, wówczas koszty pracy przy tego rodzaju pracy będą musiały zostać skorygowane w dół.

3. Oblicz koszty pracy zgodnie ze standardami i zobacz, co się stanie. Wskazane jest wykonanie podobnych obliczeń dla wszystkich pracowników działu. W gromadzenie danych i wykonywanie obliczeń mogą zaangażować się sami pracownicy, szczególnie przy sporządzaniu zestawienia rodzajów pracy, jaką wykonują.

4. Obliczając minimalną wymaganą liczbę personelu, należy wziąć pod uwagę możliwość zachorowania pracownika, korzystając ze statystyk dotyczących wydawania zwolnień lekarskich w Twojej organizacji.

Możesz wzmocnić swoje argumenty następującymi danymi:

• W wielu naszych organizacjach wolumen przepływu dokumentów wzrasta średnio o 15-30% rocznie. Jeśli w organizacji zostanie zaobserwowana taka tendencja, można przygotować prognozę dla kadry kierowniczej na 2-3 lata do przodu i poruszyć kwestię zwiększania personelu z myślą o przyszłości.
• Liczbę pracowników przedszkolnej placówki oświatowej można w przybliżeniu oszacować na podstawie całkowitej liczby personelu organizacji. W średnich i małych organizacjach kadra wychowania przedszkolnego stanowi około 2-3% ogólnej liczby pracowników.
• Innym sposobem przybliżonego oszacowania liczby pracowników potrzebnych do prowadzenia archiwum organizacji jest podzielenie liczby spraw przechowywanych w archiwum przez 3000 (przybliżona średnia liczba spraw obsługiwanych przez jednego pracownika archiwum). Jeżeli dokładna liczba przechowywanych teczek nie jest znana, można ją oszacować, mierząc całkowitą długość półek z dokumentami i dzieląc uzyskaną liczbę w metrach przez 0,025 m (średnia grubość teczki wynosi 2,5 cm).

Powyższe liczby odzwierciedlają praktyczne doświadczenie organizacji komercyjnych pracujących z dużą liczbą dokumentów.

* Punkt 6.5 „Standardy czasowe pracy nad wsparciem dokumentacyjnym struktur zarządczych federalnych organów wykonawczych” brane są pod uwagę tylko klauzule. 1+2+3.

Czyli okazuje się, że jeśli pracownik nie wykona żadnych dodatkowych operacji na dokumentach (biorąc pod uwagę najprostszą obróbkę), to wykonanie tej pracy zajmie mu około 40 godzin miesięcznie (czyli niecałe 5 minut na dokument). Podobnie należy dokładnie obliczyć koszty pracy w przypadku innych rodzajów pracy (kontrola wykonania, praca z archiwum itp.). Jeśli obciążenie pracownika przekracza liczbę godzin pracy w miesiącu, możesz bezpiecznie przygotować notatkę dla kierownictwa.

• Współcześni menedżerowie z reguły dobrze rozumieją język liczb i nie znoszą niejasnych skarg na przeciążenie. Jeśli to możliwe, należy przygotować kosztorys dodatkowych kosztów organizacji (na rozbudowę personelu i/lub podwyżki wynagrodzeń) i skorelować je z zyskiem, który ostatecznie zostanie uzyskany.
• Lepiej udać się na rozmowę z kierownictwem, mając pod ręką nie tylko dane dotyczące obciążenia pracowników, ale także konkretne propozycje redystrybucji obowiązków. Podczas dyskusji lepiej skupić się nie na konieczności odciążenia konkretnego pracownika, ale na zwiększeniu efektywności pracy z dokumentami w organizacji, na ewentualnych korzyściach dla innych służb i działów itp.
• Wskazane jest sformalizowanie propozycji kierowanych do kierownictwa w formie notatki. Jeśli menedżer je poprze, możliwe będzie natychmiastowe nałożenie uchwały na gotowy dokument. W przypadku decyzji negatywnej pozostanie dokument, który może przydać się w przyszłości.

nie dotyczy Khramtsovskaya, wiodący ekspert ds. zarządzania dokumentami w EOS,
Członek Gildii Menedżerów Dokumentów i ARMA International

Czy kobieta możeprzyszła mama,czy powinienem znaleźć pracę w późniejszym terminie? Czy jest to powód do odmowy zatrudnienia przez pracodawcę?nawet jeśli potencjalna pracownica według innych kryteriów w pełni odpowiada pracodawcy i czy przysługują jej jakieś szczególne uprawnienia?

Ekonomiczne uzasadnienie zatrudnienia kobiety w ciąży

Zatrudniając kobietę w ciąży, pracodawca ma obowiązek przesłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych notę ​​wyjaśniającą uzasadniającą zatrudnieniepracownica w ciąży. Artykuł sporządzono zgodnie z Formularzem 4-FSS.Dokument opisuje procedurę zatrudniania na tych samych stanowiskach kobiet w ciąży i kobiet z dziećmi, wskazując, że niezatrudnienie w takich przypadkach jest karalne.

Również w uzasadnieniuKonieczniewskazano, żenie ma znaczenia, która jest godzina,onapracował w firmieIprzed przyznaniem zasiłków i świadczeń macierzyńskich.W uzasadnieniuInależy podać wysokość wynagrodzeniatakpracowników, zgodnie z regulaminem pracowniczym.

Nieuzasadniona odmowa zatrudnienia kobiety w ciąży

Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej kierownik nie ma prawa odmówić zatrudnienia przyszłej matce ze względu na jej stan (art. 64).Zgodnie z prawem odmowa zatrudnienia może być uzasadniona jedynie tym, że umiejętności zawodowe pracownika nie odpowiadają wymaganiom przedsiębiorstwa.Jakie przyczyny mogą być podstawą odmowy zatrudnienia:

• brak wykształcenia lub niewystarczający stopień;
• brak umiejętności w wymaganej dziedzinie pracy;
• nieodpowiedni wiek;
• inne ograniczenia w zatrudnieniu w służbie.

Pracodawca musi uzasadnić odmowę na piśmie, wskazując przyczynę, a wnioskodawca ma prawo żądać jego kopii. Jeżeli powód nie jest uzasadniony, ma on prawo złożyć skargę do sądu.Jeżeli w odmowie wskazano, że podstawą odmowy był stan osoby ubiegającej się o pracę, pracodawca poniesie za to odpowiedzialność karną na podstawie art. 145

Czy można odmówić pracy kobiecie w ciąży?

Istnieje kilka czynników, które powodują, że menedżerowie nie są zbyt chętnizatrudnić pracownika,spodziewając się dziecka. Nie podoba im się kilka rzeczy związanych z tego typu pracownikiem.Po pierwsze, że będzie pracować tymczasowo, po drugie, pracodawca ma obowiązek wypłacenia urlopu macierzyńskiego, po trzecie, pracownica często będzie chodzić na zwolnienia lekarskie i prosiła o urlop, a po czwarte, nie można jej zwolnić.

Wszystkie te powody nie mają jednak mocy prawnej, a jeśli kandydat spełnia wymagania na dane stanowisko,to nie przyjmuj jej, bo nielegalnie spodziewa się dziecka i łamie prawo.

Zatrudnianie kobiet w ciąży do pracy w niebezpiecznych warunkach

Czy można zatrudnić kobietę w ciąży na stanowisko, na którym warunki pracy są szkodliwe?Jeżeli pracownik zgodzi się pracować na takich warunkach,ale według wskazań lekarskich nie może tego zrobić w oczekiwaniu na dziecko, czyli są dwie możliwości.

Po pierwsze, menedżer przenosi kobietę na inny wakat, z łatwymi warunkami pracy i dogodnym harmonogramem pracy.Po drugie, jeśli nie ma takiej możliwości, pracownica musi sporządzić i wysłać do kierownika wniosek o zwolnienie z pracy na cały okres ciąży, aż do urlopu macierzyńskiego, przy zachowaniu średniego wynagrodzenia.Po czym pracodawca wydaje odpowiednie zarządzenie.

Wszystkie te przepisy zawarte są w art. 212 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, a pracodawca nie ma prawa odmówić przeniesienia do pracy lekkiej lub zwolnienia z pracy w okresie ciąży i porodu przy zachowaniu wynagrodzenia.

Czy kobieta w ciąży ma prawo wyjść z pracy i udać się do lekarza?

Kobieta w ciąży ma obowiązek zgłaszać się do lekarza ściśle według harmonogramu. Czy ma prawo to zrobić, opuszczając miejsce pracy, w dogodnym dla siebie czasie?Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 254) kobieta będąca w ciąży lub posiadająca dzieci ma określone przywileje.

Pracownik może przejść obowiązkowe badania lekarskie, zachowując jednocześnie średnie wynagrodzenie. Do badań takich zalicza się także okresowe badania lekarskie.Pracodawca ma zatem obowiązek zwolnić pracownika na badania lekarskie bez potrącania wynagrodzenia.W tym celu pracownik musi przedstawić zaświadczenie o badaniach lekarskich lub inny dokument potwierdzający konieczność wizyty u lekarza w wyznaczonym terminie.

W trakcie prowadzenia działalności organizacji i przedsiębiorcy przychodzi moment, w którym konieczne jest natychmiastowe zatrudnienie pracownika z LLC, ponieważ ma dyrektora - nie może bez niego żyć, a indywidualny przedsiębiorca będzie miał taką potrzebę. W tym momencie pojawia się szereg pytań – co jest potrzebne, jakie dokumenty, procedury rekrutacyjne, wnioski, umowy o pracę, umowy o pracę itp. Odzwierciedlimy te punkty w tym artykule i rozważymy opcję, gdy masz kandydata, który wymaga udokumentowania.

Aby zatrudnić pracownika, musisz zażądać od niego następujących dokumentów:

1. Paszport obywatelski
2. Zeszyt ćwiczeń, jeśli pracownik nigdzie wcześniej nie pracował, tworzona jest nowa
3. SNILS – certyfikat ubezpieczenia – zielona karta
4. NIP, jeśli go nie posiadasz, pracownik musi otrzymać go od Federalnej Służby Podatkowej
5. Dokument o wykształceniu - jest potrzebny raczej na wniosek pracodawcy
6. Wojskowy dokument rejestracyjny, jeżeli obywatel odbywa służbę wojskową
7. W niektórych przypadkach zaświadczenie lekarskie

Procedura rekrutacji, instrukcje krok po kroku

Krok 1. Specjalna ocena warunków pracy (poprzednio do 2014 r. - certyfikacja stanowisk pracy)

Jeśli organizacja zatrudnia pracowników, którzy wykonują jakąś pracę, nawet biurową, konieczne jest wykonanie pracy w celu zidentyfikowania czynników szkodliwych i niebezpiecznych w ich pracy. Jest to stosunkowo fikcja, ale zgodnie z prawem wymóg ten jest obowiązkowy i dotyczy zarówno organizacji, jak i przedsiębiorców (zgodnie z art. 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i częścią 1 art. 8 ustawy federalnej nr 426).

Tak, oczywiście, możesz przeprowadzić ocenę po rozpoczęciu pracy, ale pamiętaj, że możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej, zarówno jako indywidualny przedsiębiorca, jak i jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Na początek mogą wydać ostrzeżenie, ale są też materialne dźwignie wpływu, podobnie jak zawieszenie działalności przedsiębiorstwa, a powtarzające się naruszenia będą surowiej karane.

Ważny! Od 2015 r. Kara administracyjna za brak SOUT wynosi 5–10 tysięcy rubli dla urzędników i indywidualnych przedsiębiorców, 60–80 tysięcy rubli dla spółek LLC i 30–40 tysięcy rubli w przypadku powtarzających się przypadków. i od 100 do 200 tysięcy rubli. w związku z tym mogą także zawiesić działalność przedsiębiorstwa na okres do 90 dni.

Krok 2. Kochanie. odniesienie

Przed przyjęciem pracownika w niektórych przypadkach konieczne jest posiadanie zaświadczenia lekarskiego; w tym celu musi on przejść badanie lekarskie w specjalnym ośrodku, po czym otrzyma dokument potwierdzający. Na życzenie pracodawcy istnieje także możliwość zażądania takiego dokumentu.

Po otrzymaniu kopii dokumentów pracownik podpisuje się w odpowiedniej rubryce, aby później, w razie potrzeby, wykazać, że umowa została mu doręczona.

Krok 6. Nakaz zatrudnienia

Podstawą przystąpienia pracownika do obowiązków służbowych lub nabycia niektórych uprawnień jest kolejność zatrudnienia. W zleceniu widnieją warunki, do których pracownik jest zapraszany, a po zapoznaniu się z nim zatwierdzane jest przez obie strony. Stosowany dokument jest ujednolicony dla jednego i T-1a dla grupy osób.

Krok 10. Karta osobista

Równocześnie z przyjęciem pracownika wydawana jest imienna karta pracownika, w której wpisane są jego dane osobowe.

Krok 11. Śledzenie czasu

W trakcie istnienia przedsiębiorstwa i wizyt jego pracowników konieczne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Państwo kom. Statystycznie wyróżnia się dwie formy:

• T-12 można zastosować, jeśli firma będzie śledzić godziny pracy i wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji bez wypełniania sekcji dotyczącej naliczania wynagrodzeń
• T-13, może być używany podczas korzystania z zautomatyzowanego sprzętu elektronicznego

Krok 12. Obowiązkowa rejestracja w Funduszu Emerytalnym i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych jako pracodawca

Po pojawieniu się zatrudnionych pracowników należy zarejestrować (wystarczy uzyskać numer w systemie) organizację w funduszach jako pracodawca.

Z reguły w takim schemacie ciężarnymi pracownikami są krewni, znajomi i przyjaciele (na przykład żona założyciela). Ponieważ wysokość świadczeń zwracanych z Rosyjskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych zależy bezpośrednio od wysokości wynagrodzenia, ustala się ją na poziomie maksymalnym (patrz podocena). W ten sposób organizacji udaje się wypłacić ciężarnej pracowniczce wysoki dochód, który nie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych i składkom.

Oszczędności na podatkach i składkach zależą bezpośrednio od wysokości Twojego wynagrodzenia

Do obliczenia zasiłku macierzyńskiego stosuje się następujące wskaźniki: okres rozliczeniowy, zarobki za okres rozliczeniowy, średnie dzienne zarobki oraz maksymalną możliwą wysokość dziennego świadczenia. Ostatnia kwota zależy od doświadczenia ubezpieczeniowego kobiety. Jeżeli na początku urlopu macierzyńskiego doświadczenie ubezpieczeniowe pracownika wynosi sześć miesięcy lub dłużej, wówczas dzienne świadczenie wynosi 100 procent średniego dziennego wynagrodzenia (art. 1 ustawy federalnej z dnia 19 czerwca 2000 r. nr 82-FZ i klauzula 20 Regulaminu zatwierdzonego dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2007 r. nr 375). Okazuje się zatem, że wysokość świadczenia nie jest ograniczona, zależy od dochodów kobiety i może wynieść bardzo dużą kwotę.

Jest oczywiste, że opisywany schemat jest najczęściej sytuacją sztucznie wykreowaną. W tym względzie efekt jego użycia zależy bezpośrednio od rzetelnego uzasadnienia logicznego i dokumentalnego. W szczególności firma musi być przygotowana na udzielenie odpowiedzi na pytania takie jak:

• co skłoniło ją do zatrudnienia pracownika na krótko przed urlopem macierzyńskim;
• dlaczego pracownica w ciąży ma wyższą pensję w porównaniu do innych podobnych pracowników;
• czy kwalifikacje kobiety odpowiadają zajmowanemu stanowisku;
• z jakiegoś powodu po tym, jak pracownica poszła na urlop macierzyński, nikt nie został zatrudniony na jej stanowisko.

Jeżeli inspektorzy Federalnego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Rosji nie otrzymają odpowiedzi na takie pytania, wypłacone świadczenie nie zostanie przyjęte do zaliczenia. Następnie firma będzie musiała naliczyć składki na kwotę płatności (część 1, art. 7 ustawy federalnej z dnia 24.07.09 nr 212-FZ, klauzula 1 art. 20.1 ustawy federalnej z dnia 24.07.98 nr 125- FZ). Oznacza to, że może spotkać się z dodatkowymi ocenami składek na ubezpieczenie społeczne, składek na ubezpieczenie emerytalne i zdrowotne (w ramach pojedynczej lub wspólnej kontroli Funduszu Emerytalnego Rosji), a także podatku dochodowego od osób fizycznych (podczas kontroli podatku dochodowego od osób fizycznych na miejscu kontrola).

Praktyka pokazuje, że pracownicy FSS dość często podejrzewają, że wysokość świadczeń jest sztucznie zawyżana. I często sądy zgadzają się z administratorami (na przykład uchwała Sądu Arbitrażowego Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 18.09.14 nr A19-16413/2013, a także federalne sądy arbitrażowe Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 13.12.2013 r.). 13 nr A33-5426/2013 oraz Sąd Zachodniosyberyjski z dnia 12.08.13 nr A46-29711/2012, rejon Dalekiego Wschodu nr F03-3341/2013 z dnia 01.08.13, rejon Północnokaukaski nr A01-565/ 2012 z dnia 18.02.13). Można jednak śmiało powiedzieć, że wynik sprawy w sądzie zależy od argumentów firmy. Istnieje wiele orzeczeń sądowych na korzyść ubezpieczających, w tym uchwała Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej nr 16549/12 z 23.04.13 (patrz także orzeczenia Federalnych Sądów Arbitrażowych Wołgi z 27.08.13 nr A65-32607/2012, Sądy Wschodniosyberyjskie z dnia 08.06.13 nr A33-17568 /2012, Sądy Zachodniosyberyjskie z dnia 05.07.13 nr A27-11253/2012 (utrzymane w mocy postanowieniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 07.04.13 nr VAS-7923/13) okręgi).

Aby nie wymyślać uzasadnienia dla zatrudniania ciężarnej pracowniczki w biegu, wskazane jest, aby firma opracowała wewnętrzną regulację. W którym musisz jasno uzasadnić logikę swoich działań w takiej sytuacji.

W jakiej formie jest skompilowany? W formie odrębnego wewnętrznego regulaminu dotyczącego trybu zatrudniania pracownic w ciąży. Bezpieczniej jest, jeśli dokument został opracowany przez służbę personalną organizacji i zatwierdzony przez dyrektora generalnego. Dodatkowo w rozporządzeniu ważny jest podpis głównego księgowego o zapoznaniu się z dokumentem.

Co musi znaleźć się w dokumencie. Po pierwsze, regulamin musi wskazywać, że firma zatrudnia na zasadach ogólnych kobiety w ciąży i kobiety z dziećmi. Odmowa zawarcia umowy o pracę z takimi pracownikami stanowi bezpośrednie naruszenie art. 64 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Analiza praktyki sądowej pokazuje, że jest to najbardziej przekonujący argument na korzyść spółki w takich sporach (uchwały Federalnego Sądu Arbitrażowego Ural z dnia 22.05.13 nr F09-4047/13, z dnia 06.10.13 nr F09-5133 /13 (podtrzymany wyrokiem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 26.08.13 nr VAS-11929/13), okręg zachodniosyberyjski z dnia 30.08.13 nr A27-20974/2012). Ponadto organizacja może dodać, że nieuzasadniona odmowa przyjęcia kobiety w ciąży podlega karze karnej (art. 145 kodeksu karnego).

Po drugie, wskazane jest wskazanie w przepisie, że przepisy nie uzależniają wypłaty zasiłku macierzyńskiego i uznania wydatków ubezpieczyciela od tego, jak długo kobieta pracowała przed wystąpieniem zdarzenia ubezpieczeniowego. Praktyka potwierdza, że ​​w rozpatrywanej sytuacji jest to argument bardzo skuteczny i sądy go akceptują (uchwały federalnych sądów polubownych na Uralu z dnia 11 lipca 2013 r. nr F09-6714/13, Centralny Sąd Arbitrażowy z dnia 24 stycznia 2012 r. nr A48-664/2011 (podtrzymany wyrokiem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 kwietnia 2012 r. nr VAS-3548/12), rejon Północno-Zachodni nr A56-56931/2010 z dnia 16.05 /11).

Po trzecie, w dokumencie należy podkreślić, że kwalifikacje pracownicy w ciąży muszą w pełni odpowiadać stanowisku, jakie zajmuje. Przykładowo Federalny Sąd Arbitrażowy Okręgu Północno-Zachodniego w uchwale nr A66-9662/2012 z dnia 20 czerwca 2013 roku zwrócił uwagę na fakt, że pracownica w ciąży posiada wyższe wykształcenie zawodowe w specjalności „Metody matematyczne i badania operacyjne w ekonomii” z kwalifikacją „ekonomista-matematyk”. Kwalifikacja ta, zdaniem sądu, pozwala kobiecie pracować najpierw na stanowisku menedżera ds. marketingu, a następnie na stanowisku kierownika firmy. W tej samej sprawie sąd zaproponował ubezpieczającym kolejny skuteczny argument. Istotą jest to, że prawo nie nakłada na ubezpieczyciela obowiązku uzasadniania opłacalności ekonomicznej zatrudnienia pracownika w ciąży.

Po czwarte, ważne jest, aby w dokumencie poruszono kwestię ustalania wynagrodzeń pracownic w ciąży. I podkreśl, że wynagrodzenie ustalane jest zgodnie z zatwierdzonym przez firmę harmonogramem zatrudnienia. Dlatego pracodawca musi zrozumieć, że chcąc ustalić kobiecie wyższą pensję, bezpieczniej jest wprowadzić dla niej nowe stanowisko w tabeli personelu. Łatwiej wytłumaczyć potrzebę powstania nowego wakatu (np. do eksploracji nowych rynków potrzebny był wiodący marketer) niż istotne różnice w wynagrodzeniach podobnych pracowników.

Oto przykład jak tego nie robić. Jedna firma z Wołgogradu obliczyła świadczenia dla ciężarnej pracowniczki (zastępcy dyrektora generalnego) na podstawie wynagrodzenia w wysokości 30 tysięcy rubli za trzygodzinny dzień pracy. Okazało się, że pełne wynagrodzenie na takim stanowisku wynosi 80 tysięcy rubli, czyli 1,6 razy więcej niż wynagrodzenie menedżera i 11,9 razy więcej niż wynagrodzenie księgowego i menedżera. Oczywiście sąd uznał taką różnicę za sztuczną. I zgodził się z inspektorami, że firma celowo stworzyła program zawyżania wysokości świadczeń (uchwała Federalnego Sądu Arbitrażowego Okręgu Wołgi z dnia 30 sierpnia 2011 r. Nr A12-24193/2010, podtrzymana decyzją Sądu Najwyższego Sąd Arbitrażowy Federacji Rosyjskiej z dnia 22 grudnia 2011 r. nr VAS-16170/11).

Zauważmy, że we wszystkich podobnych sporach firmy nie były w stanie się obronić tylko z jednego powodu – nie udowodniły realności stosunku pracy. Oznacza to obecność pracownika w pracy i faktyczne wykonywanie jej obowiązków służbowych (na przykład uchwała Federalnego Sądu Arbitrażowego Okręgu Północnego Kaukazu z dnia 08.04.11 nr A32-31681/2010 (podtrzymana decyzją Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 27.10.11 nr VAS-13478/11)).

Jeżeli firma potwierdzi, że ciężarna pracownica faktycznie wykonywała obowiązki służbowe, za które otrzymywała odpowiednie wynagrodzenie, wówczas najprawdopodobniej sąd uzna odmowę FSS za niezgodną z prawem. Przykładowo w jednym ze przypadków fundusz odmówił potrącenia świadczeń w związku z pracownicą w ciąży, która została zatrudniona jako prawnik w sklepie z pensją 30 tys. rubli. Według kontrolerów wynagrodzenie to jest sztucznie zawyżone, ponieważ pensja dyrektora w tym samym sklepie wynosiła 20 tysięcy rubli. Jednak w rzeczywistości otrzymał 10 tysięcy rubli. Przedsiębiorca wyjaśnił jednak, że choć jako dyrektor sklepu widniał pewien obywatel, w rzeczywistości nim nie był. Bezpośrednie zarządzanie sprawował sam przedsiębiorca. A dyrektor otrzymywał wynagrodzenie według przepracowanego czasu (nie wychodził codziennie). Ponadto przedsiębiorca wyjaśnił, że ciężarnej pracowniczce oprócz legalnej pracy powierzono także kierowanie działalnością sklepu i rozwiązywanie kwestii organizacyjnych. W rezultacie odmowa funduszu potrącenia świadczenia została uznana przez Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej za nielegalną (uchwała z dnia 23 kwietnia 2013 r. nr 16549/12).

Jeśli więc pracownica w ciąży wykonuje dodatkowe obowiązki zawodowe, bezpieczniej jest to ustalić w dodatkowej umowie do zawartej z nią umowy o pracę. Dodatkowo będzie to dodatkowe uzasadnienie podwyższenia wynagrodzenia (nawet na okres przejściowy).

Dodatkowe środki bezpieczeństwa. Oprócz logicznego uzasadnienia ważne jest, aby pracodawca posiadał dokumenty potwierdzające realność stosunku pracy. W szczególności mogą to być zlecenia pracy, kopie zeszytów pracy, grafiki zatrudnienia, paski wynagrodzeń, karty czasu pracy, opisy stanowisk itp.

Tym samym w jednym ze przypadków spółka potwierdziła fakt wykonywania obowiązków służbowych przez ciężarną pracownicę podstawowymi dokumentami księgowymi: wyciągiem z księgi przychodów i rozchodów, kopią faktury oraz kopiami dowodów dostawy (uchwała Sądu Federalny Sąd Arbitrażowy Okręgu Ural z dnia 11 lipca 2013 r. nr F09-6714/13 ).

Ponadto w tym schemacie nie można pominąć ważnego niuansu - więzi rodzinnych. Sądy często uznają to za podstawę do odmowy zwrotu środków z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Stało się to na przykład w następujących sytuacjach, gdy znalazła się kobieta w ciąży:

• córka dyrektora spółki (postanowienie Federalnego Sądu Arbitrażowego Zachodniosyberyjskiego Okręgu z dnia 08.12.13 nr A46-29711/2012);
• siostra przedsiębiorcy (uchwała Federalnego Sądu Arbitrażowego Zachodniosyberyjskiego Okręgu z dnia 1 kwietnia 2013 r. nr A27-14796/2012);
• żona dyrektora i jedynego założyciela firmy (uchwała Federalnego Sądu Arbitrażowego Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 30.08.12 nr A33-14985/2011).

Praktyka pokazuje jednak, że nie wszystkie sądy uznają istnienie więzi rodzinnych za przeszkodę w odmowie przyznania świadczeń. W szczególności w jednej ze spraw arbitrzy wskazali, że podstawą zatrudnienia pracownika była przede wszystkim oferta ośrodka zatrudnienia, a nie istnienie powiązań rodzinnych z przedsiębiorcą (uchwała Federalnego Sądu Arbitrażowego NRD Okręg Zachodni z dnia 23 września 2013 r. nr A21-9542/2012 (podtrzymany wyrokiem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej nr VAS-17019/13 z dnia 12 września 2013 r. do podobnych wniosków doszli sędziowie). inne orzeczenia (na przykład orzeczenia Federalnego Sądu Arbitrażowego Wschodniosyberyjskiego z dnia 23.08.12 nr A33-20033/2011, Sądu Ural z dnia 05.04.12 nr F09-2332/12, Daleki Wschód z 19.06.12 nr. F03-1893/2012, Wołga-Wiatka od 24.10.11 nr A82-14347/2010, zachodniosyberyjski od 09.06.11 nr A45-21736/2010 okręgi).

Normy legislacyjne nie przewidują zasad przygotowania tego oficjalnego dokumentu, ponieważ nie ma o nim wzmianki w OKUD (ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacji zarządczej).

Jego przygotowanie regulują wymagania rosyjskiej normy GOST R.30-2003, która zapewnia jasne zasady projektowania.

Moc prawną notatki zapewnia jasne i prawidłowe wskazanie wszystkich szczegółów. Opracowywany jest przez kierownika działu lub innej jednostki produkcji strukturalnej (naukowej), gdy jest to konieczne do osiągnięcia określonego celu w interesie firmy.

Takie sytuacje powstają np. wtedy, gdy konieczne jest zatrudnienie dodatkowego pracownika, a problem można rozwiązać jedynie przy zaangażowaniu powiązanego działu lub jego urzędnika.

Co powinno znaleźć się w dokumencie rekrutacyjnym pracownika?

W odróżnieniu od notatki dokument ten zapewnia komunikację biznesową pomiędzy obiektami zarządzania na poziomie poziomym. Nie jest ono wysyłane do kierownika firmy; adresatem jest kierownik sąsiadującej równoważnej jednostki strukturalnej, której kompetencją jest rozwiązanie danej sprawy.

Prace nad stworzeniem pisma urzędowego powinny obejmować następujące etapy:

Współcześni menedżerowie średniego i wyższego szczebla biegle władają językiem liczb i nie są zbyt świadomi niejasnych skarg na przeciążenie.

Kompetentny menadżer w swojej notatce oceni ewentualne dodatkowe koszty powiększenia personelu i porówna je z korzyściami, jakie w efekcie uzyska.

Jak prawidłowo przygotować referat?

W umowie o pracę pracownika należy zawrzeć następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby, do której wysyłana jest praca (w prawym rogu u góry strony, w przypadku celownika). W takim przypadku adresatem może być kierownik działu personalnego;
• wskazanie danych autora, w imieniu którego składana jest notatka;
• nazwa – tytuł przed tekstem (w przypadku przyimkowym);
• bezpośrednio treść tekstowa;
• data napisania;
• podpis autora (w lewym rogu u dołu strony) wskazujący stanowisko i nazwisko wraz z inicjałami.

W części tekstowej podane są powody sporządzenia dokumentu biznesowego, które stanowią podstawę wniosku.

Następnie autor przechodzi do logicznego zakończenia notatki – prośby, zestawienia możliwych działań, propozycji zawarcia umowy o pracę z dodatkowym pracownikiem.

W takim przypadku konieczne jest wskazanie, na jakie stanowisko ma zostać zatrudniony pracownik. Dla małej firmy oficjalny adres może być nadmierną formalnością.

Ale jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia tysiące pracowników i ma podziały strukturalne, to środki interakcji między nimi są właśnie Dokument ten można także przesłać e-mailem.

Znaczącym „plusem” będzie szybkie rozważenie i szybkie osiągnięcie celu.

Sporządzenie notatki w formie elektronicznej nie różni się niczym od ręcznego napisania jej na papierze. Nie ma konieczności wypełniania części adresowej; odbiorcą (adresatem) będzie użytkownik, na którego indywidualną skrzynkę pocztową wysłano żądanie.

To samo tyczy się podpisu – nadawcę można rozpoznać także po adresie wiadomości.

Konkretny przykład

Do kierownika działu HR CTNI LLC Bochkovskaya A.V.

od głównego księgowego Shulgi L.V.

Notatka serwisowa

o konieczności zatrudnienia nowego pracownika

W ciągu ostatniego miesiąca w dziale księgowości firmy rozwinęła się przewidywalna sytuacja związana z rozszerzeniem produkcji – uruchomieniem drukarni. Przepracowanie kluczowych pracowników wpływa na jakość księgowości i raportowania. Jednym z pracowników jest M.G. Sadovskaya. – pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy i spędza w miejscu pracy nie więcej niż 4 godziny. Z tego powodu nie jest w stanie poradzić sobie ze zwiększonym obciążeniem.

Proszę o zatrudnienie nowego specjalisty do głównego miejsca pracy w dziale księgowości i zerwanie stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin zgodnie z art. 288 rosyjskiego kodeksu pracy. Uprzedzono ją o konieczności zwolnienia w przypadku zatrudnienia na pół etatu.

Główny księgowy Shulga L.V.

Kolejne działania - powiadomienie M.G. Sadowskiej, przygotowanie postanowienia o zwolnieniu, a następnie przyjęcie nowej osoby do działu księgowości - są konsekwencją przesłanej notatki.

Inicjowanie decyzji zarządczych jest głównym celem dokumentacji informacyjnej i referencyjnej, do której zalicza się notatka. Jest on opracowywany najczęściej, gdy pojawiają się problemy kadrowe, w celu rozwiązywania problemów zaopatrzenia ekonomicznego, dostarczania informacji innym działom i rozwiązywania innych trudności organizacyjnych.