Bagaimana untuk melindungi maklumat dalam Microsoft Word. Mengalih keluar data tersembunyi dan peribadi apabila menyemak dokumen, pembentangan atau buku

Memadam data peribadi
daripada metadata fail

Fail yang dicipta dalam kebanyakan program popular mempunyai sifat yang diisi secara automatik daripada data komputer dan program itu sendiri. Disebabkan keperluan operasi untuk fail yang meninggalkan organisasi, data ini harus dipadamkan. Sebagai contoh, dalam dokumen MS Office adalah perlu untuk mengalih keluar nama syarikat, nama pengarang dokumen dan pengguna yang terakhir menyimpan dokumen. Bagaimana untuk melakukan ini?

Menyelesaikan masalah mengalih keluar metadata daripada dokumen boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat:

• Mengalih keluar data daripada dokumen yang telah dibuat.
• Menghalang data tersebut daripada disimpan dalam dokumen yang baru dibuat.
• Kawalan penghantaran data tersebut melalui e-mel.

Untuk fail yang telah dibuat, masalahnya diselesaikan oleh alat terbina dalam sistem pengendalian moden. Bermula dengan Windows 7, hanya panggil sifat fail dan pilih "Padam sifat dan maklumat peribadi" di bahagian bawah tab "Butiran". Dengan memilih beberapa fail daripada jenis yang sama sekali gus, anda boleh memadam data daripada beberapa dokumen sekaligus.

Untuk memadam maklumat secara besar-besaran daripada fail, anda boleh menggunakan aplikasi khas. Contohnya, BatchPurifier membenarkan anda mengalih keluar metadata secara automatik daripada 60 nilai daripada 24 jenis fail, termasuk aplikasi pejabat dan fail grafik (PNG, JPEG).

Untuk dokumen baharu dalam aplikasi Microsoft Office, pengguna harus menggunakan alat Pemeriksa Dokumen daripada menu Butiran - Cari Isu, yang mengimbas dokumen yang masih belum disimpan untuk data peribadi dan mengalih keluarnya.

Dalam versi awal Microsoft Office (XP atau 2003), anda mesti memasang Office 2003/XP Add-in: Remove Hidden Data, rhd_tool, selepas itu item Remove Hiden Data tambahan akan muncul dalam menu File.

Untuk memastikan bahawa bukti kelayakan aplikasi Microsoft Office untuk dokumen yang baru dibuat tidak membenarkan pengenalan pengguna, anda boleh membuat perubahan berikut pada pendaftaran:

Windows Registry Editor Versi 5.00

"Syarikat"="_"

"Nama Syarikat"="_"

"Nama Pengguna"="_"

"UserInitials"="_"

Aplikasi MS Office tidak boleh berjalan untuk perubahan berkuat kuasa.

Peringkat seterusnya ialah mengawal penghantaran data tersembunyi atau maklumat peribadi melalui e-mel.

Malangnya, tiada penyelesaian terbina dalam Microsoft Outlook. Untuk mengawal dan membersihkan dokumen secara automatik, anda boleh menggunakan aplikasi ConfidentSend, yang boleh membersihkan metadata fail lampiran secara manual atau automatik. Selain itu, sebelum menghantar surat, ConfidentSend mengimbas mesej untuk padanan dengan templat teks yang telah ditetapkan oleh pengguna dan, jika ditemui, mengeluarkan amaran (lihat Rajah 2).

Apabila berkongsi salinan elektronik dokumen Office tertentu dengan pelanggan atau rakan sekerja, kami mengesyorkan agar anda menyemak dokumen itu untuk maklumat tersembunyi atau peribadi. Anda boleh mengalih keluar maklumat tersembunyi ini sebelum berkongsi dokumen dengan orang lain. Ciri Pemeriksa Dokumen dalam Word, Excel, PowerPoint atau Visio membantu anda mencari dan mengalih keluar maklumat tersembunyi dan maklumat peribadi dalam dokumen yang anda bercadang untuk berkongsi.

Maklumat tersembunyi mungkin termasuk:

data tersembunyi atau maklumat peribadi yang mungkin tidak diberikan dalam dokumen Word

Data Excel ditambahkan pada buku kerja apabila bekerjasama dengan orang lain

Data tersembunyi dan maklumat peribadi dalam PowerPoint yang mungkin disimpan dalam pembentangan atau dalam metadatanya.

maklumat dokumen dan sifat fail dalam Lukisan Visio

Nota: Melainkan anda menyerahkan dokumen anda kepada Microsoft, kami tidak akan melihat sebarang data daripadanya.

Artikel ini menerangkan jenis data yang biasanya disimpan dalam dokumen Office supaya anda boleh memilih perkara yang perlu disimpan dan perkara yang perlu dialih keluar dalam dokumen atau metadata. Untuk beberapa maklumat yang tidak boleh dialih keluar oleh Pemeriksa Dokumen, lihat jadual yang membawa kepada maklumat lanjut tentang Word, Excel dan PowerPoint.

Salinan elektronik dokumen Word yang anda ingin kongsi dengan pelanggan atau rakan sekerja selalunya mengandungi data tersembunyi atau maklumat peribadi yang disimpan dalam dokumen itu sendiri atau dalam sifat dokumen atau metadata.

Nasihat: Jika anda hanya mahu melangkau menaip nota, pergi ke fail _gt_ Meterai, pilih Cetak semua halaman dan nyahtanda pembetulan cetakan.

Dokumen Word mungkin mengandungi jenis maklumat tersembunyi dan peribadi berikut:

Nota, pembetulan untuk pembetulan yang direkodkan, versi dan nota tulisan tangan Jika anda bekerjasama dengan pengguna lain untuk membuat dokumen, dokumen itu mungkin mengandungi item seperti semakan dengan semakan, ulasan, nota tulisan tangan dan versi. Maklumat ini membolehkan orang lain melihat nama orang yang bekerja pada dokumen, ulasan daripada penyemak dan perubahan yang dibuat pada dokumen, yang mungkin tidak diperlukan untuk kerjasama di luar kumpulan.

Sifat dokumen dan metadata: Maklumat dokumen seperti Pengarang, Subjek dan Tajuk. Sifat dokumen juga termasuk maklumat yang diselenggara secara automatik oleh program Office, seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tarikh dokumen itu dicipta. Jika anda menggunakan ciri tertentu, dokumen itu mungkin juga mengandungi maklumat peribadi tambahan, seperti pengepala e-mel, maklumat penghantaran dan pengesahan, laluan dan nama templat.

Pengepala dan pengaki Underlays dalam dokumen Word mungkin mengandungi maklumat dalam pengepala dan pengaki. Sebagai alternatif, anda boleh menambah tera air pada dokumen Word anda.

Teks tersembunyi Dokumen perkataan mungkin mengandungi teks yang diformatkan sebagai teks tersembunyi. Jika anda tidak tahu sama ada dokumen mengandungi teks tersembunyi, anda boleh menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk mencarinya.

Ciri Pelayan Dokumen Jika dokumen telah disimpan ke lokasi pada pelayan pengurusan dokumen, seperti tapak ruang kerja dokumen atau pustaka yang dibuat dalam Perkhidmatan Windows SharePoint, dokumen itu mungkin mengandungi sifat dokumen tambahan atau maklumat yang dikaitkan dengan lokasi pelayan tersebut.

Data XML tersuai. Dokumen boleh mengandungi data XML tersuai yang tidak dipaparkan dalam dokumen itu sendiri. Data XML ini boleh dikesan dan dialih keluar menggunakan Pemeriksa Dokumen.

menggunakan Pemeriksa Dokumen

Gunakan Pemeriksa Dokumen untuk mencari dan mengalih keluar data tersembunyi dan peribadi daripada dokumen Word. Adalah wajar untuk menjalankan Pemeriksa Dokumen sebelum berkongsi salinan elektronik dokumen Word, seperti lampiran e-mel.

Cari dan alih keluar Pemeriksa Dokumen dalam dokumen Word

Dalam Word, Pemeriksa Dokumen termasuk beberapa modul berbeza yang membolehkan anda mencari dan mengalih keluar maklumat tersembunyi dan peribadi khusus untuk dokumen Word. Senaraikan pelbagai jenis Data tersembunyi atau peribadi yang boleh ditemui dan dialih keluar daripada dokumen Word menggunakan Pemeriksa Dokumen ditunjukkan dalam jadual di bawah.

Nota:

Apabila berkongsi salinan elektronik buku kerja Excel, pastikan anda melihat buku kerja sebagai data tersembunyi atau maklumat peribadi yang mungkin disimpan dalam buku kerja itu sendiri atau dalam sifat dokumennya (metadata).

Menggunakan Pemeriksa Dokumen dalam Excel, anda boleh mencari dan mengalih keluar data tersembunyi dan peribadi.

Nota: Walaupun anda boleh mengalih keluar maklumat tersembunyi dan peribadi daripada buku kerja yang telah anda kongsi dengan orang lain, jika buku kerja Excel telah disimpan sebagai dikongsi, anda tidak boleh mengalih keluar nota, nota, sifat dokumen atau maklumat peribadi daripadanya. Untuk mengalih keluar data ini daripada buku kerja kongsi, mula-mula salin dan nyahkongsinya.

Mencari dan mengalih keluar data tersembunyi dan peribadi

Anda boleh menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk mengalih keluar data tersembunyi dan peribadi daripada buku kerja Excel. Adalah wajar untuk menjalankan Pemeriksa Dokumen sebelum berkongsi salinan elektronik buku, contohnya sebagai lampiran pada mesej e-mel.

Jenis data tersembunyi dan peribadi dalam Excel

Di bawah disenaraikan beberapa item yang mungkin menjadi sumber data tersembunyi dan peribadi dalam buku kerja Excel.

Nota dan nota tulisan tangan. Jika buku dicipta bersama orang lain, ia mungkin mengandungi nota dan nota tulisan tangan. Maklumat ini membolehkan orang lain melihat nama orang yang menyumbang kepada buku, melihat ulasan pengulas dan melihat perubahan yang dibuat pada buku itu.

Dokumen sifat dan data peribadi Metadata atau sifat dokumen dalam Excel, seperti dalam aplikasi Office lain, termasuk maklumat pengarang, subjek dan tajuk. Office secara automatik menyimpan nama orang yang terakhir menyimpan buku kerja, tarikh dokumen dibuat dan lokasi dokumen (Excel 2013 atau lebih baru). Maklumat tambahan (PII) mungkin tersedia, seperti pengepala e-mel, maklumat penghantaran, penyemakan imbas, laluan, sifat pencetak (seperti laluan pencetak dan kod rahsia Cetakan Selamat), serta maklumat tentang laluan ke fail yang akan diterbitkan. laman web.

Pengepala dan pengaki. Buku kerja Excel boleh mengandungi data dalam pengepala dan pengaki.

Baris, lajur dan helaian tersembunyi. Baris, lajur dan keseluruhan helaian boleh disembunyikan dalam buku. Apabila anda mengedarkan salinan buku kerja yang mengandungi baris, lajur atau helaian tersembunyi, orang lain boleh memaparkannya dan melihat data yang terkandung di dalamnya.

Ciri pelayan dokumen. Buku kerja yang disimpan pada pelayan pengurusan dokumen, seperti tapak ruang kerja dokumen atau pustaka Perkhidmatan Windows SharePoint, mungkin mengandungi sifat dokumen tambahan atau maklumat lokasi pelayan.

Data XML tersuai. Buku kerja Excel boleh mengandungi data XML tersuai yang tidak dipaparkan dalam dokumen itu sendiri. Data XML ini boleh dikesan dan dialih keluar menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Kandungan yang tidak kelihatan. Buku mungkin mengandungi objek yang diformatkan sebagai tidak kelihatan.

Fail atau objek terbenam. Buku kerja boleh mempunyai fail terbenam (seperti dokumen Office atau fail teks) atau objek terbenam (seperti carta atau persamaan) yang mengandungi data tidak kelihatan.

Makro berdasarkan kod VBA. Buku kerja mungkin mengandungi makro, modul VBA, kawalan COM dan ActiveX, borang pengguna atau fungsi yang ditentukan pengguna yang mungkin mengandungi data tersembunyi.

Item dengan data cache. Buku kerja mungkin mempunyai data cache daripada Jadual Pangsi, Carta Pangsi, Penghiris, Garis Masa dan Formula Kiub yang mungkin tidak muncul.

Tinjauan Excel Excel boleh menyembunyikan soalan tinjauan dalam buku kerja yang telah dimasukkan dalam Excel Online dan disimpan dalam buku kerja tetapi tidak kelihatan dalam buku kerja.

Skrip Pengurus Skrip. Buku kerja boleh mempunyai skrip yang ditakrifkan menggunakan Pengurus Skrip. Ia mungkin mengandungi data cache atau tersembunyi.

Penapis. Buku kerja mungkin mempunyai penapis automatik atau penapis jadual yang aktif, yang boleh menyebabkan data cache atau tersembunyi disimpan dalam buku kerja.

Nama tersembunyi. Mungkin terdapat nama tersembunyi dalam buku, yang boleh menjadi sumber data tersembunyi.

Cari dan alih keluar Pemeriksa Dokumen dalam dokumen Excel

Pemeriksa Dokumen memaparkan item yang ditemui yang mungkin mengandungi data tersembunyi atau peribadi yang berkaitan dengan buku kerja Excel. Jadual berikut menyenaraikan jenis data sedemikian yang boleh anda alih keluar daripada buku kerja menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Nota:

Tidak semua ciri Excel yang disenaraikan dalam jadual disokong dalam Microsoft Excel Starter 2010.

Jika organisasi anda telah menambahkan modul tersuai pada Pemeriksa Dokumen, jenis data tambahan mungkin ditemui.

Pemeriksa Dokumen mencari item berikut yang mungkin mengandungi data yang tidak kelihatan dalam buku kerja. Dia tidak dapat memadamkannya, kerana ini boleh menyebabkan buku itu tidak berfungsi dengan baik. Anda boleh menyemak setiap item yang ditemui dan memutuskan sama ada untuk mengalih keluarnya secara manual atau menggantikannya dengan item tanpa data tersembunyi, seperti gambar statik.

Anda boleh mencari dan mengalih keluar maklumat tersembunyi dalam persembahan PowerPoint menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Nasihat: Jika anda hanya mahu mengelak daripada menaip nota, buka tab fail _gt_ Meterai, klik pada slaid bersaiz seluruh halaman dan nyahtanda mencetak nota.

Mencari dan mengalih keluar data tersembunyi dan peribadi

Jenis data tersembunyi dan peribadi

Data tersembunyi mungkin terdiri daripada data yang PowerPoint tambahkan untuk membolehkan kerjasama pada penciptaan pembentangan dengan orang lain. Ia juga mungkin mengandungi maklumat yang anda sengaja tetapkan sebagai tersembunyi.

Persembahan PowerPoint mungkin mengandungi jenis maklumat tersembunyi dan peribadi berikut:

Nota dan nota tulisan tangan Jika anda bekerjasama dengan orang lain untuk membuat pembentangan, pembentangan anda mungkin mengandungi elemen seperti nota dan anotasi tulisan tangan. Maklumat ini membolehkan pengguna lain melihat perubahan yang dibuat dan nama orang yang bekerja pada pembentangan, serta ulasan daripada penyemak.

Data penjejakan tampalan. Apabila bekerjasama pada dokumen biasa disimpan dalam awan, PowerPoint 2016 untuk Office 365 menjejaki siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan bila.

Dokumen sifat dan data peribadi. Sifat dokumen (metadata) termasuk maklumat pembentangan seperti nama pengarang, subjek dan tajuk. Ia juga mengandungi maklumat yang disimpan secara automatik oleh program Office, seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tarikh dokumen itu dicipta. Jika anda menggunakan ciri tertentu, dokumen itu juga mungkin mengandungi maklumat peribadi tambahan, seperti pengepala e-mel, maklumat penyerahan ulasan, laluan dokumen, laluan pencetak dan maklumat laluan fail untuk menerbitkan halaman web.

Kandungan tidak kelihatan pada slaid. Persembahan mungkin mengandungi objek yang diformatkan sebagai tidak boleh dipaparkan.

Kandungan di luar slaid. Persembahan PowerPoint mungkin mengandungi objek yang tidak muncul kerana ia telah dialihkan dari slaid. Objek tersebut boleh menjadi inskripsi, gambar, elemen grafik dan jadual.

Nota untuk pembentangan. Bahagian nota persembahan PowerPoint mungkin mengandungi teks yang anda mungkin tidak mahu berkongsi dengan orang lain, terutamanya jika nota dibuat semata-mata untuk penyampai.

Ciri pelayan dokumen. Jika pembentangan telah disimpan ke pelayan pengurusan dokumen, seperti tapak web Document Workspace atau pustaka Windows SharePoint Services, ia mungkin mengandungi sifat tambahan atau maklumat lokasi pelayan.

Data XML tersuai. Persembahan boleh mengandungi data XML tersuai yang tidak dipaparkan dalam dokumen itu sendiri. Mereka boleh dikesan dan dialih keluar menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Maklumat yang ditemui dan dipadam oleh Pemeriksa Dokumen

Pemeriksa Dokumen dalam PowerPoint termasuk beberapa modul berbeza yang membolehkan anda mencari dan mengalih keluar maklumat tersembunyi dan peribadi khusus untuk pembentangan PowerPoint. Untuk senarai pelbagai jenis data tersembunyi dan peribadi yang boleh dialih keluar daripada pembentangan menggunakan Pemeriksa Dokumen, lihat jadual di bawah.

Jika organisasi anda telah menambah modul tambahan pada Pemeriksa Dokumen, anda boleh menyemak jenis maklumat lain dalam pembentangan anda.

Maklumat yang ditemui oleh Pemeriksa Dokumen tetapi tidak boleh dialih keluar

Pemeriksa Dokumen mencari item berikut yang mungkin mengandungi data yang tidak kelihatan dalam pembentangan. Dia tidak dapat memadamkannya, kerana ini boleh menyebabkan pembentangan tidak berfungsi dengan baik. Anda boleh menyemak setiap item yang ditemui dan memutuskan sama ada untuk mengalih keluarnya secara manual atau menggantikannya dengan item tanpa data tersembunyi, seperti gambar statik.

Pemeriksa dokumen dan data peribadi

Data penjejakan tampung yang diperkenalkan dalam Office 365 Insider build 8403 PowerPoint 2016 ialah contoh pengehadan Document Inspector. Sebagai contoh, katakan Martha dan Regina bekerjasama pada Persembahan A dalam Office 365. Data penjejakan semakan (iaitu, nama pengguna dan masa edit) ditambahkan pada pembentangan. Jika Gleb kemudiannya membuka Persembahan A dalam PowerPoint 2013 dan menjalankan Pemeriksa Dokumen untuk mengalih keluar data peribadi, Pemeriksa dalam versi PowerPoint itu tidak akan dapat mencari dan mengalih keluar data penjejakan semakan yang ditambahkan pada pembentangan dalam versi PowerPoint yang lebih baru (Office). 365) bahawa Regina dan Martha. Untuk memadamkan data ini, Gleb perlu pergi ke versi terkini PowerPoint, dan kemudian lancarkan Pemeriksa Dokumen.

Anda boleh mengalih keluar maklumat tersembunyi dalam Visio seperti yang anda lakukan dalam aplikasi Office lain. Sebelum anda berkongsi salinan lukisan Visio anda dengan orang lain, anda mungkin perlu mengalih keluar data tertentu daripada lukisan dan sifatnya.

Anda boleh memadamkan maklumat peribadi berikut dalam Visio dengan mudah:

Nota diselitkan pada halaman dokumen

Nama dan inisial penyemak dan pembetulan yang mereka buat

Laluan ke set elemen

Laluan ke templat dan nama failnya

Nota: Jika dokumen diterbitkan pada pelayan kongsi, apabila anda membukanya, maklumat tentang siapa yang membukanya dan nama komputer tempat fail disimpan dipaparkan. Untuk melindungi data ini, hadkan akses kepada dokumen hanya kepada orang yang anda percayai.

Anda boleh mencari dan mengalih keluar maklumat tersembunyi dalam pembentangan Visio dengan mengikuti langkah berikut:

Pada menu Fail klik Alih keluar maklumat tersembunyi.

Jika anda menggunakan Visio premium 2010 atau lebih baru, anda akan mendapati arahan ini di bawah Fail > Kepintaran > Padamkan data peribadi.

Buka tab Maklumat peribadi.

Semak kotak Padam unsur-unsur berikut daripada dokumen.

Nasihat: Semak kotak Beri amaran jika data ini dimasukkan semula jika anda ingin menerima amaran apabila anda cuba memasukkan semula data peribadi.

Untuk mengalih keluar data sensitif daripada sumber luaran, pilih kotak semak Alih keluar data daripada sumber luaran yang disimpan dalam dokumen semasa.

Nota: Kotak semak ini Tidak Membolehkan anda memadam data yang dikaitkan dengan bentuk. Ia mengalih keluar sumber data daripada skema, tetapi jika data daripadanya sudah ada dalam skema, ia mesti dialih keluar secara manual.

Maklum balas

Artikel ini telah dikemas kini 8 Januari 2019 g. sebagai hasil daripada nota anda. Jika anda mendapati artikel ini membantu, dan terutamanya jika anda tidak, sila gunakan kawalan maklum balas di bawah untuk memberikan kami beberapa cadangan yang membina.

Alat Butiran membolehkan anda melihat dan menukar sifat dokumen penting, dengan itu menyediakannya untuk kerjasama, pengarkiban atau penghantaran melalui e-mel. emel. Alat ini menyediakan akses kepada beberapa arahan yang akan dibincangkan dengan lebih terperinci kemudian dalam teks buku, tetapi di sini kita hanya akan menerangkan secara ringkas tujuannya.

Hartanah

Bahagian kanan tetingkap Butiran. Setiap dokumen, sebagai tambahan kepada kandungan itu sendiri, membawa banyak maklumat tentang siapa yang menciptanya, apakah topiknya, dan dalam kategori apa dokumen itu boleh diklasifikasikan. Di samping itu, dokumen itu termasuk kata kunci, mencirikan kandungan dokumen, nota, dsb. Semua maklumat ini membantu sistem pengurusan dokumen automatik atau pengguna mengatur, mengisih dan mencari dokumen yang diperlukan. Atas sebab ini, saya menasihati anda supaya tidak malas dan mengisi ruangan yang sesuai. Lebih bijak anda mengisinya, lebih mudah untuk bekerja dengan dokumen itu.

Bersedia untuk akses awam

Pemeriksa dokumen- arahan ini membuka tetingkap Document Inspector. Beberapa maklumat peribadi dan maklumat tentang komputer anda dimasukkan ke dalam dokumen secara automatik, tanpa anda sedari. Sebagai contoh, nama pengguna di mana anda mencipta dokumen terkandung dalam dokumen tidak kira sama ada anda mengisi medan hartanah atau tidak. Jika anda mencetak dokumen atau melihatnya, maka dokumen itu dibenamkan laluan penuh kepada pencetak tempatan atau rangkaian. Jika anda memasukkan ilustrasi ke dalam dokumen, laluan kepada mereka juga disimpan dalam dokumen. Jika anda menghantar dokumen ke senarai mel sebilangan besar orang yang berbeza, anda mungkin tidak suka idea maklumat sedemikian disediakan tanpa pengetahuan anda. Pemeriksa Dokumen mencari data tersembunyi dalam dokumen, membentangkannya kepada anda dan membenarkan anda memadamkannya
mereka daripada buku kerja Excel.

Semak kebolehaksesan- membolehkan anda menilai betapa mudahnya pengguna kurang upaya menggunakan dokumen ini.

Semakan keserasian- arahan menyemak sama ada dokumen boleh dibuka dalam versi Excel yang lebih awal tanpa membuat perubahan.

Lindungi buku

Alat ini membolehkan anda mengenakan sekatan ke atas keupayaan untuk menukar dan mengedit kandungan dan struktur buku.

Sulitkan dengan kata laluan- dokumen disulitkan supaya anda boleh melihat kandungannya hanya selepas memasukkan kata laluan. Apabila menyulitkan buku dengan kata laluan, berhati-hati tentang saiz huruf semasa dan susun atur papan kekunci, jika tidak, anda berisiko kehilangan akses kepada buku anda sendiri.

Hadkan kebenaran untuk pengguna- arahan ini biasanya tersedia hanya kepada pengarang dokumen dan pengguna rangkaian korporat atau Internet. Ia menggunakan pelayan pengurusan hak pengguna. Ini boleh menjadi pelayan Microsoft percuma atau pelayan korporat. Setiap kali pengguna cuba membuka dokumen, permintaan dihantar ke pelayan dan ia mengembalikan sifat pengguna yang diberi, khususnya, maklumat tentang perkara yang boleh dilihatnya dalam dokumen yang dibukanya dan perkara yang harus disembunyikan daripadanya. Apabila anda cuba menjalankan arahan ini, anda akan digesa untuk mendaftar dengan pelayan Microsoft. Jika anda berminat untuk melihat cara sekatan berfungsi, ikuti prosedur ini, daftarkan beberapa pengguna dengan hak yang berbeza dan uji arahan ini.

Tambah tandatangan digital- arahan ini menambah kod yang tidak kelihatan pada dokumen, menggantikan tandatangan biasa. Baca dengan teliti perkara yang ditulis oleh wizard penciptaan tandatangan kepada anda. Jika anda mencipta tandatangan peribadi, maka dengan bantuannya hanya anda secara peribadi dan hanya pada komputer ini boleh memastikan bahawa dokumen anda tidak diganti. Jika anda ingin membuat tandatangan yang akan "diiktiraf" oleh organisasi luar, anda perlu menggunakan perkhidmatan perkhidmatan rangkaian khas.

Tandakan sebagai muktamad- selepas melaksanakan arahan ini, mustahil untuk membuat perubahan pada dokumen.

Lindungi helaian semasa- menggunakan alat ini anda boleh menentukan elemen helaian yang boleh ditukar oleh pengguna lain, dan yang dilindungi dan tidak boleh diubah.

Lindungi struktur buku- melarang mengubah struktur buku (menambah atau mengeluarkan helaian).

Versi

Membolehkan anda melihat dan memulihkan versi draf fail yang belum disimpan atau memadam versi draf yang tidak diperlukan lagi.

Perlu memberi perhatian khusus kepada keselamatan data peribadi, kerana sejak tahun lepas penggubal undang-undang telah mengetatkan liabiliti bagi majikan kerana kegagalan mematuhi kewajipan untuk melindunginya. Dalam artikel ini kami akan memberitahu anda apa yang dianggap sebagai data peribadi, apakah kewajipan yang ditetapkan untuk majikan untuk melindunginya, dan cara mengatur rakaman dan penyimpanan data peribadi pekerja yang betul.

Sistematisasi atau kemas kini pengetahuan anda, dapatkan kemahiran praktikal dan cari jawapan kepada soalan anda di Pusat Pengajian Perakaunan. Kursus ini dibangunkan dengan mengambil kira piawaian profesional "Akauntan".

Majikan, apabila mengambil pekerja, mesti meminta daripadanya maklumat tertentu yang diperlukan dalam rangka kerja perundangan buruh, cukai dan perakaunan. Undang-undang Persekutuan No. 152-FZ pada 27 Julai 2006 “Mengenai Data Peribadi” memerlukan majikan yang dalam kes ini ialah pengendali data peribadi dan memprosesnya, memastikan keselamatan maklumat ini.

Apakah data peribadi?

Data peribadi ialah sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan subjek data peribadi - dikenal pasti atau ditentukan kepada seseorang individu(Perkara 3 Undang-undang Persekutuan bertarikh 27 Julai 2006 No. 152-FZ “Mengenai Data Peribadi”, selepas ini dirujuk sebagai Undang-undang mengenai Data Peribadi).

Data peribadi am termasuk maklumat berikut:

• nama keluarga, nama pertama, patronimik;
• tarikh dan tempat lahir;
• alamat (tempat pendaftaran);
• pendidikan, profesion;
• imej seseorang (rakaman foto dan video), yang membenarkan pengenalan dan digunakan untuk tujuan ini oleh pengendali (Penjelasan Roskomnadzor bertarikh 30 Ogos 2013 “Mengenai isu mengklasifikasikan imej foto dan video, data cap jari dan maklumat lain sebagai data peribadi biometrik dan ciri pemprosesannya ");
• status perkahwinan, kehadiran kanak-kanak, hubungan keluarga;
• fakta biografi dan sebelumnya aktiviti kerja(tempat kerja, rekod jenayah, perkhidmatan ketenteraan, kerja dalam jawatan yang dipilih, perkhidmatan awam dll.);
• keadaan kewangan. Maklumat tentang upah juga adalah data peribadi (surat Roskomnadzor bertarikh 02/07/2014 No. 08KM-3681);
• perniagaan dan kualiti peribadi lain yang bersifat penilaian;
• maklumat lain yang boleh mengenal pasti seseorang.

Di samping itu, Undang-undang Data Peribadi menyebut:

• data peribadi khas (mengenai bangsa, kewarganegaraan, pandangan politik, kepercayaan agama atau falsafah, status kesihatan, kehidupan intim). Oleh peraturan am pemprosesan data ini tidak dibenarkan. Pengecualian - kes yang diperuntukkan dalam Bahagian 2 Perkara 10 Undang-undang mengenai Data Peribadi;
• data peribadi biometrik (mencirikan ciri fisiologi dan biologi seseorang, berdasarkan keperibadiannya boleh dikenal pasti). Untuk memproses maklumat sedemikian, persetujuan subjek data peribadi diperlukan. Pengecualian adalah kes yang ditubuhkan oleh Bahagian 2 Seni. 11 Undang-undang mengenai Data Peribadi.

Majikan mempunyai hak untuk menerima dan menggunakan hanya maklumat yang mencirikan warganegara sebagai pihak kontrak pekerjaan(contohnya, maklumat tentang status sosial dan harta seseorang tidak berkaitan dengan proses kerjanya). Maklumat ini terkandung dalam dokumen berikut yang dikemukakan oleh pekerja semasa pengambilan:

• dalam pasport atau dokumen pengenalan diri lain;
• buku kerja;
• dokumen mengenai pendaftaran tentera, pendidikan, komposisi keluarga;
• sijil pendapatan dari tempat kerja sebelumnya;
• borang permohonan yang diisi semasa bekerja;
• kad peribadi pekerja (borang T-2);
• sijil perkahwinan, kelahiran anak;
• sijil perubatan, dsb.

Majikan menyimpan salinan dokumen yang disenaraikan, kecuali soal selidik, buku kerja dan kad peribadi.

Pemprosesan data peribadi

Pemprosesan data peribadi - sebarang tindakan (operasi) atau set tindakan (operasi) yang dilakukan menggunakan alat automasi atau tanpa menggunakan cara sedemikian dengan data peribadi, termasuk pengumpulan, rakaman, sistematisasi, pengumpulan, penyimpanan, penjelasan (kemas kini, menukar), pengekstrakan, penggunaan, pemindahan (pengedaran, peruntukan, akses), penyahperibadian, penyekatan, pemadaman, pemusnahan data (Perkara 3 Undang-undang mengenai Data Peribadi).

Undang-undang Data Peribadi mewajibkan majikan untuk mematuhi keperluan tertentu untuk pemprosesan data ini. Sebagai contoh, pemprosesan data peribadi dijalankan hanya dengan persetujuan pekerja (Klausa 1, Perkara 6, Perkara 9 Undang-undang mengenai Data Peribadi). Untuk mengelakkan pertikaian undang-undang, adalah lebih baik jika persetujuan ini secara bertulis. Peraturan yang sama dikenakan kepada pemohon.

Dalam sesetengah kes, bentuk persetujuan bertulis diperuntukkan secara jelas oleh undang-undang (Bahagian 4 Perkara 9 Undang-undang mengenai Data Peribadi). Sebagai contoh, persetujuan bertulis pekerja untuk pemprosesan data peribadinya diperlukan:

1) setelah menerima data peribadi pekerja daripada pihak ketiga (fasal 3 Perkara 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia). Tetapi dalam kes ini, pekerja mesti dimaklumkan tentang perkara ini terlebih dahulu dan persetujuan bertulisnya mesti diperolehi (fasal 3 Perkara 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).

Pemberitahuan mesti menunjukkan (klausa 3 Perkara 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia):

• tujuan mendapatkan data peribadi pekerja daripada pihak ketiga;
• sumber maklumat yang dimaksudkan (orang dari mana data akan diminta);
• kaedah mendapatkan data, sifatnya;
• kemungkinan akibat keengganan majikan untuk mendapatkan data peribadi pekerja daripada pihak ketiga. Jika pekerja enggan membiasakan diri dengan notis penerimaan data peribadinya yang dimaksudkan daripada orang lain, adalah dinasihatkan untuk membuat tindakan yang sesuai.

Jika pekerja berubah fikiran, dia berhak untuk menarik balik kebenaran pemprosesan data peribadi pada bila-bila masa (Bahagian 2 Perkara 9 Undang-undang mengenai Data Peribadi).

Dalam keadaan sedemikian, pemprosesan berterusan data peribadi pekerja tanpa kebenarannya adalah mungkin jika terdapat alasan yang kukuh. Ia disenaraikan dalam perenggan 2 - 11 Bahagian 1 Perkara 6, Bahagian 2 Perkara 10, Bahagian 2 Perkara 11 Undang-undang Data Peribadi (Bahagian 2 Perkara 9 Undang-undang Data Peribadi).

Majikan tidak mempunyai hak untuk meminta maklumat tertentu (yang tidak berkaitan dengan tujuan yang disenaraikan dalam perenggan 1 Perkara 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia) daripada pihak ketiga, walaupun pekerja bersetuju.

2) apabila memindahkan data peribadi pekerja kepada pihak ketiga, kecuali dalam kes di mana ini perlu untuk mencegah ancaman kepada kehidupan dan kesihatan pekerja (perenggan 2 Perkara 88 Kanun Buruh Persekutuan Rusia);

3) untuk memproses kategori khas data peribadi pekerja yang berkaitan secara langsung dengan isu perhubungan buruh(fasal 4 artikel 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, fasal 1 bahagian 2 artikel 10 Undang-undang mengenai Data Peribadi). Data ini termasuk maklumat tentang kaum, kewarganegaraan, pandangan politik, kepercayaan agama dan falsafah, kesihatan, kehidupan intim.

Sekiranya pekerja tidak berupaya, kebenaran bertulis untuk pemprosesan datanya diberikan oleh wakil sahnya (ibu bapa, penjaga) (Bahagian 6 Perkara 9 Undang-undang mengenai Data Peribadi). Dan sekiranya berlaku kematian pekerja, persetujuan tersebut dikeluarkan oleh warisnya, melainkan ia diterima daripada pekerja itu sendiri semasa hayatnya (Bahagian 7, Perkara 9 Undang-undang mengenai Data Peribadi).

Tidak dalam semua kes, persetujuan pekerja untuk pemprosesan data peribadi diperlukan. Sebagai contoh, jika data diterima (klausa 2, bahagian 1, artikel 6, klausa 2.3, bahagian 2, artikel 10 Undang-undang mengenai Data Peribadi, perenggan 1 Penjelasan Roskomnadzor):

1. daripada dokumen (maklumat) yang dibentangkan semasa memuktamadkan kontrak pekerjaan;
2. berdasarkan keputusan pendahuluan wajib pemeriksaan perubatan mengenai status kesihatan (Perkara 69 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, klausa 3 Penjelasan Roskomnadzor bertarikh 14 Disember 2012 “Isu berkaitan pemprosesan data peribadi pekerja, pemohon untuk jawatan kosong, serta orang dalam simpanan kakitangan”, selepas ini - Penjelasan Roskomnadzor bertarikh 12/14/2012);
3. setakat yang diperuntukkan oleh borang bersatu No. T-2, termasuk data peribadi saudara terdekat, dan dalam kes lain yang ditetapkan oleh perundangan Persekutuan Rusia (menerima nafkah, mendapatkan akses kepada rahsia negara, pendaftaran pembayaran sosial) (klausa 2 Penjelasan Roskomnadzor bertarikh 14 Disember 2012);
4. daripada agensi pengambilan yang bertindak bagi pihak pemohon (perenggan 12, perenggan 5 Penjelasan Roskomnadzor bertarikh 14 Disember 2012);
5. daripada pemohon yang sendiri menyiarkan resumenya di Internet, menjadikannya tersedia untuk kalangan orang yang tidak terhad (klausa 10, bahagian 1, artikel 6 Undang-undang Persekutuan 27 Julai 2006 No. 152-FZ, perenggan 12, klausa 5 daripada Penjelasan Roskomnadzor pada 14 Disember 2012).

Majikan, dengan persetujuan pekerja, boleh mempercayakan pemprosesan data peribadinya kepada orang lain (bahagian 3 artikel 6 Undang-undang Data Peribadi, perenggan 2 perenggan 5 Penjelasan Roskomnadzor bertarikh 14 Disember 2012) . Tetapi pada masa yang sama, majikan yang bertanggungjawab kepada pekerja untuk tindakan orang yang ditentukan (Bahagian 5 Perkara 6 Undang-undang mengenai Data Peribadi).

Di Kontur.School: perubahan dalam perundangan, ciri perakaunan dan perakaunan cukai, pelaporan, gaji dan kakitangan, urus niaga tunai.

Organisasi perakaunan dan penyimpanan data peribadi

Majikan mesti memastikan perlindungan data peribadi pekerja daripada penggunaan atau kehilangan yang menyalahi undang-undang dengan perbelanjaannya sendiri (Klausa 7, Perkara 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).

Mari kita lihat langkah demi langkah langkah majikan untuk merekod dan menyimpan data peribadi dalam organisasi.

Langkah 1. Majikan mesti mengeluarkan akta tempatan yang akan mengawal penyimpanan dan penggunaan data peribadi. Perbuatan sedemikian biasanya Peraturan mengenai Data Peribadi Pekerja, yang mana pekerja mesti dibiasakan dengan tandatangan mereka (klausa 8 Perkara 86 Kod Buruh Persekutuan Rusia). Pekerja mesti membiasakan diri dengan Peraturan mengenai Data Peribadi, serta peraturan tempatan yang lain, sebelum menandatangani kontrak pekerjaan (Perkara 68 Kod Buruh Persekutuan Rusia). Adalah mustahil untuk membiasakan pekerja dengan dokumen dengan menghantarnya melalui e-mel ini tidak akan dianggap sebagai membiasakan diri dengan tandatangan. Sekiranya tiada tandatangan pekerja, majikan tidak akan dapat membuktikan bahawa pekerja itu biasa dengan dokumen ini.

Kenyataan mengenai data peribadi, seperti mana-mana tempatan lain perbuatan normatif, dikeluarkan dan diluluskan melalui perintah, yang ditandatangani oleh ketua organisasi atau orang lain yang diberi kuasa.

Sekiranya berlaku pemeriksaan terhadap organisasi, pihak berkuasa pemeriksaan boleh meminta dokumen ini dan menyemak sama ada pekerja biasa dengannya. Ketiadaan dokumen sedemikian atau kegagalan pekerja untuk membiasakan diri dengannya mungkin menjadi alasan untuk memegang majikan bertanggungjawab mengikut Bahagian 1 Perkara 5.27 Kod Kesalahan Pentadbiran Persekutuan Rusia, dan sekiranya berlaku pelanggaran yang serupa dilakukan semula - di bawah Bahagian 2 Perkara 5.27 Kanun Kesalahan Pentadbiran Persekutuan Rusia. Kesimpulan ini juga disahkan amalan kehakiman(Resolusi Perkhidmatan Antimonopoli Persekutuan Daerah Moscow bertarikh 26 Oktober 2006 No. KA-A40/10220-06 No. A40-20745/06-148-194).

Langkah 2. Majikan meluluskan dokumen yang mengandungi senarai data peribadi yang digunakan dalam aktiviti organisasi. Dokumen ini merangkumi semua maklumat yang diberikan oleh pekerja secara bertulis tentang dirinya semasa memohon pekerjaan, serta yang digunakan pada masa hadapan semasa menyediakan dokumentasi kakitangan.

Di samping itu, senarai mesti mengandungi dokumen yang mengandungi maklumat tentang pekerja yang organisasi itu serahkan kepada pelbagai badan kerajaan (pemeriksa cukai dan buruh, pihak berkuasa statistik).

Langkah 3. Majikan mesti, melalui perintah, melantik mereka yang bertanggungjawab untuk bekerja dengan data peribadi dan mereka yang bertanggungjawab untuk memastikan keselamatan data peribadi. Tanggungjawab ini boleh sama ada orang tertentu atau jabatan. Dalam kes kedua, ketua unit sedemikian memikul tanggungjawab peribadi. Perintah ini mesti dibawa ke perhatian semua pekerja yang dinyatakan di dalamnya, yang mesti disahkan oleh tandatangan mereka.

Langkah 4. Dalam kes pemeriksaan, untuk mengelakkan pertikaian dengan pemeriksa, adalah lebih baik untuk menyediakan dokumen berikut:

• kenyataan daripada pekerja mengenai persetujuan untuk pemprosesan data peribadi;
• log data peribadi, pengeluaran dan pemindahannya kepada orang lain dan wakil pelbagai organisasi, badan kerajaan;
• log semakan untuk ketersediaan dokumen yang mengandungi data peribadi pekerja.

Langkah 5. Dengan perintah ketua organisasi, sediakan senarai tempat penyimpanan untuk dokumentasi yang merupakan pembawa data peribadi pekerja, serta senarai langkah yang diperlukan untuk memastikan keselamatan data peribadi, prosedur untuk penerimaan mereka. Semua dokumen yang mengandungi data peribadi pekerja, seperti fail peribadi, kabinet fail, jurnal perakaunan, hendaklah disimpan dalam kabinet yang dilengkapi khas atau peti besi yang dikunci dan dimeterai. Rekod kerja pekerja hendaklah disimpan dalam peti besi secara berasingan daripada fail peribadi.

Mari kita ringkaskan

• sama ada persetujuan untuk pemprosesan data peribadi telah diperoleh daripada semua pekerja;
• adalah pekerja yang biasa dengan peraturan tempatan yang menetapkan prosedur untuk memproses data tersebut, dan dengan hak dan tanggungjawab mereka dalam bidang ini;
• sama ada data peribadi disimpan dan dilindungi dengan betul;
• adakah dokumentasi mengenai pemprosesannya mematuhi keperluan undang-undang, dsb.

Tidak dinafikan bahawa maklumat rahsia dan sulit perlu dilindungi. Sepanjang kewujudannya, manusia telah mencipta pelbagai cara, yang boleh menghalang atau sekurang-kurangnya merumitkan akses kepada maklumat ini dengan ketara, serta sistem penyulitan. Pada abad ke-20, teknologi digital baharu untuk mengumpul, menyimpan dan menghantar maklumat muncul. Sistem komputer telah memungkinkan untuk menaip, mengedit, menyemak ejaan dan ejaan, menukar dan menghantar maklumat ke dalam bentuk elektronik, boleh difahami oleh hampir semua komputer. Mulai saat ini, masalah kerahsiaan dan perlindungan maklumat peribadi menjadi sangat relevan. Penggodam, pengintip industri, pesaing dan penyayang lain sentiasa membangunkan cara baharu untuk mendapatkan akses kepada maklumat individu dan syarikat.

Kebanyakan produk perisian di pasaran hari ini menyimpan maklumat yang dipanggil metadata dalam fail yang sama yang pengguna berinteraksi dan bertukar, dan yang digunakan oleh pengguna untuk mengekalkan sejarah penyuntingan fail dan untuk membantu dalam mencari dan mendapatkan maklumat daripada fail. Contoh biasa metadata termasuk nama dan nama keluarga pengarangnya, maklumat syarikat, nama komputer, sokongan versi dokumen, pelbagai maklumat tersembunyi, dsb., yang disimpan bersama dokumen. Metadata ini juga digunakan untuk menyejagatkan prosedur untuk menyimpan semua maklumat tentang fail dalam satu lokasi yang telah ditetapkan.

Pada masa yang sama, kebanyakan maklumat sulit ini disimpan seolah-olah secara lalai, kadang-kadang dalam cara yang tidak diketahui oleh pengguna dan di tempat dan bentuk yang tidak diketahui olehnya. Bukan rahsia lagi bahawa tetapan yang kelihatan tidak berbahaya masuk produk perisian boleh menyimpan maklumat yang akan memberi amaran kepada pengguna yang berterusan kepada pemilik produk atau syarikatnya. Contohnya ialah editor teks Word Microsoft atau mana-mana aplikasi perisian lain yang berfungsi dengan dokumen elektronik dan membolehkan anda menyimpan versi dokumen yang berbeza dalam fail yang sama menggunakan mod yang berbeza. Mari kita pertimbangkan kes yang mudah tetapi sangat tipikal. Katakan pembaca kami, sebagai ketua jabatan pemasaran, menghabiskan beberapa minggu bekerja dengan pasukannya untuk mencipta dokumen yang menerangkan ciri-ciri perkembangan terkini. Pada masa yang sama, ia telah dirancang untuk menghantar dokumen ini kepada bahagian jualan untuk memulakan kempen pemasaran baharu. Pada saat-saat akhir, keputusan telah dibuat untuk mengalih keluar beberapa ciri daripada penerangan produk bagi tujuan pengesahan dan penjelasan tambahan. Walau bagaimanapun, diketahui bahawa ciri-ciri ini pasti akan disertakan dalam versi akhir dokumen pemasaran untuk produk ini . Tanpa mengambil kira hakikat bahawa sokongan versi diaktifkan untuk dokumen ini dan setiap perubahan, termasuk versi baharu

Bagaimana untuk mengatur perlindungan maklumat peribadi dan melindunginya daripada akses yang tidak diingini? Kami akan cuba menjawab soalan ini dalam artikel ini. Kami juga akan melihat tempat dalam dokumen yang metadata boleh disimpan dan menerangkan cara data ini boleh dialih keluar, dengan itu melindungi dokumen.

Sebelum turun ke perniagaan, kami ambil perhatian bahawa objek ujian dalam artikel ini ialah versi bahasa Inggeris editor teks terkenal dan popular Microsoft Word - Word 2000 dan Word 2002 - termasuk dalam pakej Microsoft Office. Perlu ditekankan bahawa, walaupun terdapat persamaan dan kesinambungan versi editor ini, ia masih mempunyai beberapa perbezaan dalam fungsinya.

Ini adalah perkara pertama yang patut diberi perhatian untuk pembaca yang akan segera duduk di komputer peribadi mereka. Bagaimana untuk mengakses maklumat peribadi Mari kita mulakan dengan perkara yang paling mudah - kami akan menunjukkan kepada anda cara untuk mendapatkan maklumat peribadi tanpa sebarang helah khas. Ini dilakukan menggunakan satu ciri dalam Microsoft Word yang membolehkan anda melihat teks tanpa memformatkannya. ternyata,

1. fungsi ini
2. boleh digunakan untuk melihat metadata yang dikaitkan dengan dokumen tertentu.
3. Sesiapa sahaja boleh mengakses data ini. Untuk melakukan ini anda perlukan:

Lancarkan editor Microsoft Word.

Dalam item menu utama Fail, klik Buka.

Seperti yang anda lihat, mengakses maklumat peribadi agak mudah. Sememangnya, persoalan yang munasabah timbul tentang kaedah yang wujud untuk melindungi maklumat sulit daripada mengintip. Di bawah, pembaca akan dibentangkan dengan beberapa teknik yang paling biasa.

Mengalih keluar data peribadi daripada dokumen

Versi semasa editor Word menyediakan pengguna dengan kemungkinan terluas untuk bekerja dengan data peribadi, bermula dari manual dan berakhir dengan kaedah pemadaman maklumat yang boleh diprogramkan. Disebabkan fakta bahawa dalam artikel ini kami tidak menyentuh isu penulisan program khusus, kami akan memberi tumpuan kepada kaedah paling mudah yang boleh diakses oleh pelbagai pembaca.

Pertama sekali, anda perlu memastikan bahawa beberapa maklumat peribadi telah dipadamkan semasa menyimpan dokumen. Untuk melakukan ini, anda perlu melakukan perkara berikut:

1. Dalam menu Word utama, pilih Alat, dan di dalamnya submenu Pilihan. Dalam dialog yang muncul, buka tab Keselamatan.
2. Dalam bahagian Pilihan privasi, aktifkan kotak semak Alih keluar maklumat peribadi daripada fail ini pada simpan dan tekan butang OK.
3. Simpan dokumen.

Dalam kes ini, sebagai contoh, maklumat peribadi berikut dialih keluar daripada dokumen:

• sifat fail: pengarang, pengurus, syarikat dan nama orang yang menyimpan versi terkini dokumen;
• nama pengguna yang dikaitkan dengan ulasan dan menjejaki perubahan;
• nama Disimpan oleh digantikan oleh Pengarang;
• pengepala mesej e-mel, yang dihasilkan oleh butang E-mel pada bar alat.

Perlu ditekankan bahawa operasi ini tidak dipasang secara lalai dalam editor Word. Dan walaupun bendera sedemikian ditetapkan, ia hanya akan digunakan pada tetingkap dokumen yang sedang diaktifkan. Oleh itu, mod ini mesti ditetapkan untuk setiap dokumen secara berasingan.

Kaedah lain yang patut diberi perhatian ialah kaedah manual memadam maklumat peribadi. Sifat dokumen (dalam struktur fail) menyimpan maklumat tentang dokumen itu sendiri: nama fail dokumen, lokasi penyimpanannya, tarikh penciptaan dan atribut fail lain. Walau bagaimanapun, sifat dokumen juga boleh menyimpan metadata lain, seperti nama pengarang, nama syarikat dan editor dokumen. Anda boleh mengalih keluar maklumat ini secara manual daripada sifat dokumen menggunakan urutan tindakan berikut:

1. Buka dokumen dalam editor Word.
2. Dalam bahagian menu utama Fail, pilih Properties.
3. Dalam dialog berbilang halaman yang muncul, setiap tab Ringkasan, Statistik, Kandungan dan Tersuai mungkin mengandungi maklumat sulit.

Untuk mengalih keluar maklumat yang tidak diperlukan atau tidak diingini, anda mesti memilihnya dan memadamkannya menggunakan kekunci DELETE.

Sudah tentu, prosedur di atas boleh diautomasikan dan diprogramkan, menjadikan proses ini cepat dan mudah. Walau bagaimanapun, penerangan tentang prinsip pengaturcaraan dalam Word adalah di luar skop artikel ini dan kami merujuk pembaca kepada kesusasteraan khusus.

Di manakah maklumat itu disembunyikan?

Peraturan asas yang membimbing orang praktikal ialah: "Ukur dua kali, potong sekali." Prinsip penting ini boleh digunakan dengan jayanya untuk bekerja dengan dokumen. Sekiranya anda sentiasa tergesa-gesa untuk berpisah dengan maklumat peribadi?

Di manakah maklumat tersembunyi disimpan? Apakah cara yang ada untuk melihat maklumat tersembunyi? Soalan-soalan ini akan dijawab dalam bahagian ini. Maklumat tersembunyi boleh didapati dalam fungsi perubahan trek dan fungsi ulasan, yang kebanyakannya adalah fungsi perkhidmatan untuk editor Microsoft Word. Mereka membenarkan anda menyimpan maklumat perantaraan tentang pemformatan, sisipan teks, pemadaman, ulasan, dsb., dengan kata lain, ia boleh digunakan secara aktif dalam proses mengusahakan dokumen oleh satu atau lebih pengarang. Dalam kes ini, dengan memilih mod main balik untuk semua fungsi perkhidmatan, anda boleh melihat semua perubahan yang dibuat dengan nama pengarang. Ini dilakukan menggunakan item menu Tunjukkan. Perlu diingat bahawa apabila bekerja pada mana-mana dokumen, adalah dinasihatkan untuk mematuhi dua

Peraturan kedua terutamanya berkenaan mereka yang terlupa memantau kehadiran maklumat sokongan dalam dokumen yang mereka hantar atau hantar. Bagi pengguna sedemikian, terdapat penganalisis automatik untuk kehadiran mod perubahan trek didayakan, yang akan mengeluarkan amaran tentang kehadiran maklumat penyuntingan dalam dokumen apabila mereka cuba mencetaknya, menyimpannya atau menghantarnya melalui e-mel daripada Editor perkataan. Untuk mendayakan mod ini, dalam bahagian menu utama Alat dalam kotak dialog Pilihan, anda perlu memilih tab Keselamatan dan menggunakan kotak semak untuk menetapkan Amaran sebelum mencetak, menyimpan atau menghantar fail yang mengandungi perubahan yang dijejaki atau mod komen (Gamb. . Jadi, maksud peraturan kedua: sentiasa pastikan penganalisis perubahan trek dihidupkan.

Tempat kedua di mana maklumat sulit boleh disimpan ialah mod teks tersembunyi Microsoft Word. Mod ini membolehkan anda untuk menunjukkan atau menyembunyikan teks yang ditentukan menggunakan prosedur pemformatan aksara khas yang menjadikannya tidak kelihatan.

Contohnya, semasa mengedit teks dalam mod teks tersembunyi (teks tersembunyi ialah aksara khas yang tidak dipaparkan dalam fail dokumen), anda boleh membuat beberapa nota untuk diri sendiri. Untuk melihat teks tersembunyi, dalam bahagian menu utama Alat, pilih item Pilihan dan dalam tab Paparan, pilih mod teks Tersembunyi dalam bahagian Tanda pemformatan (Gamb. 2).

Ini menyebabkan Word menandakan teks tersembunyi dengan garis bawah bertitik.

Kaedah pertama melibatkan menyimpan versi terdahulu dokumen. Dalam kes ini, versi semasa disimpan sebagai dokumen berasingan. Untuk melakukan ini, pilih Versi dalam menu Fail utama. Kemudian pilih versi dokumen yang anda ingin simpan sebagai fail berasingan. Seterusnya, tekan kekunci Buka dan pilih Simpan Sebagai dalam menu Fail utama. Dalam dialog yang muncul, tetapkan nama fail dan tekan butang Simpan.

Kaedah kedua ialah mengalih keluar versi yang tidak diingini daripada dokumen, yang memerlukan langkah berikut. Dalam menu Fail utama, pilih item Versi, kemudian pilih versi dokumen yang ingin anda padamkan (untuk memilih lebih daripada satu versi, anda mesti menahan kekunci Ctrl). Seterusnya anda perlu mengklik butang Padam.

Penyimpan senyap maklumat tersembunyi

Ramai pembaca mungkin tidak menyedari bahawa beberapa prosedur dalam Word menyimpan metadata secara lalai. Dan mereka pastinya tidak menyedari bahawa menyekat prosedur ini memungkinkan untuk mengalih keluar metadata yang tidak diingini daripada dokumen. Mari kita bercakap tentang ini dengan lebih terperinci.

Mula-mula, mari kita lihat kaedah untuk menyimpan dokumen dengan cepat. Ambil perhatian bahawa ia berfungsi jika kotak semak Benarkan simpan cepat ditandakan. Walau bagaimanapun, tidak semua orang tahu bahawa jika anda membuka dokumen yang telah diedit dalam mod ini sebagai fail teks, ia mungkin mengandungi maklumat yang telah dialih keluar sebelum ini daripada dokumen.

Ini berlaku kerana mod Simpan Pantas menambahkan perubahan anda pada penghujung dokumen, tanpa mengambil kira sebarang perubahan (termasuk maklumat yang dipadamkan) yang dibuat pada dokumen itu sendiri. Oleh itu, untuk mengalih keluar sepenuhnya maklumat yang dipadamkan daripada dokumen, anda mesti melumpuhkan mod simpan cepat. Untuk melakukan ini, dalam menu utama Word anda perlu memilih Alat, kemudian bahagian Pilihan dan dialog Simpan (Gamb. 3).

1. Kedua, mari kita lihat prosedur untuk menggabungkan dokumen. Apabila membandingkan dan menggabungkan dokumen, Word menggunakan nombor yang dijana secara rawak untuk memudahkan anda menjejaki dokumen yang sepadan pada masa hadapan. Walaupun nombor ini disembunyikan, ia berpotensi digunakan untuk menunjukkan bahawa dokumen mempunyai sumber yang sama. Untuk berhenti menyimpan nombor rawak semasa proses penggabungan dokumen, anda mesti melakukan perkara berikut:
2. Dalam menu Alat, jalankan arahan Pilihan. Dalam dialog berbilang halaman yang muncul, pilih dialog Keselamatan.

Walau bagaimanapun, perlu diingatkan bahawa anda perlu membayar untuk kerahsiaan - hasil penggabungan dokumen tidak akan optimum: ia akan menjadi masalah bagi editor Word untuk menentukan bilangan dokumen yang berkaitan.

Ilmu adalah kuasa

Setiap orang yang membaca artikel ini pastinya akan membentuk pendapat mereka sendiri tentang masalah melindungi maklumat pada komputer peribadi dan setiap orang akan bebas membuat keputusan sendiri. Anda boleh mengikut peraturan ini dan tidak menyimpan maklumat, tetapi anda boleh kehilangannya jika anda tidak melakukan sebarang usaha. Artikel itu paling banyak mengkaji cara mudah mencegah kebocoran maklumat. Di samping itu, seperti yang dinyatakan di atas, terdapat beberapa program untuk menyelesaikan banyak masalah yang disebutkan di atas, yang sudah pasti akan memudahkan prosedur untuk menyemak kandungan data yang tidak diingini dalam dokumen dengan ketara. Walau bagaimanapun, ini adalah topik untuk artikel lain. Sebagai kesimpulan, saya ingin ambil perhatian bahawa dengan melindungi maklumat peribadi, anda bukan sahaja boleh melindungi perniagaan, pengetahuan dan pengalaman anda, tetapi juga memberikan penolakan yang tegas kepada orang yang tidak jujur.

ComputerPress 10"2002