Accueil et inscription des nouveaux collaborateurs. Conditions de base pour l'embauche d'un nouvel employé - procédure d'inscription correcte, instructions étape par étape Justification compétente de l'embauche

Un spécialiste est responsable du travail de bureau et des archives de l'organisation. Ses responsabilités comprennent, outre la tenue des archives, l'enregistrement, la comptabilité et le contrôle des documents :

• lettres sortantes (1219) (entre parenthèses - indicateurs des 8 mois de l'année dernière) ;
• correspondance officielle entrante (1215);
• recours des citoyens (510);
• ordres d'organisations supérieures (429);
• ordres du gérant (232) ;
• messages téléphoniques entrants (155).

Il est nécessaire de rédiger avec compétence une note au chef de l'établissement et de justifier la mise en place d'une unité du personnel (organisation budgétaire) ou la redistribution des responsabilités dans le département. Comment faire cela ?

Les coûts de main-d'œuvre peuvent être estimés sur la base d'informations sur le volume total de documents dans l'organisation et le nombre de fichiers d'archives créés chaque année, en utilisant les normes de temps de l'État suivantes pour les travaux de support à la gestion des documents :

- « Normes de délai pour les travaux sur le support documentaire des structures de gestion des autorités exécutives fédérales », approuvées par la résolution du ministère du Travail et du Développement social de la Fédération de Russie du 26 mars 2002 n° 23 ;

- « Normes de temps intégrées intersectorielles pour le travail sur le support documentaire de la direction », approuvées par la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 25 novembre 1994 n° 72 ;

- "Normes de temps pour les travaux sur la technologie d'archivage automatisée et le support documentaire pour la direction", approuvées par la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 septembre 1993 n° 152.

Les normes ci-dessus présentent un certain nombre d'avantages significatifs. Tout d’abord, ils ont été élaborés par des agences gouvernementales sur la base d’enquêtes, de sorte que la plupart des dirigeants d’organisations (gouvernementales et commerciales) ont tendance à les prendre au sérieux. Toutes les normes, outre les noms des travaux effectués, fournissent une description détaillée de leur contenu.

Exemple

« Normes de délais pour les travaux sur le support documentaire des structures de gestion des autorités exécutives fédérales »

Titre d'emploi: traitement des documents envoyés

Contenu de l'ouvrage : Réception des documents exécutés, vérification de l'exactitude des documents, de la présence des pièces jointes précisées dans le document principal, tri des documents envoyés par adresses et types d'envois postaux, inscription de l'adresse sur l'enveloppe, pliage et insertion des documents dans les enveloppes, scellement des enveloppes, marquage des enveloppes , dresser un registre des courriers recommandés, emballer les lettres à envoyer à la poste.

Ces normes prévoient également des méthodes de calcul du nombre d'employés dans les établissements d'enseignement préscolaire. L'expérience montre qu'ils sont difficiles à utiliser, il est donc préférable d'estimer les coûts de main-d'œuvre sur la base des descriptions du contenu du travail effectué dans les réglementations de l'État. Pour ce faire, vous avez besoin de :

1. Notez à partir des normes les types de travail effectués par l'employé.

2. Analyser si le contenu du travail répertorié dans la norme correspond au travail effectué par l'employé.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, le contenu du travail inclut « l’adressage de l’enveloppe ». De nos jours, de nombreuses organisations utilisent des systèmes de gestion électronique de documents qui permettent d'effectuer cette opération automatiquement. Si votre système offre une telle opportunité, les coûts de main-d'œuvre pour ce type de travail devront être ajustés à la baisse.

3. Calculez les coûts de main-d'œuvre selon les normes et voyez ce qui se passe. Il est conseillé d'effectuer des calculs similaires pour tous les employés du département. Les employés eux-mêmes peuvent être impliqués dans la collecte de données et la réalisation de calculs, notamment lors de l'établissement d'une liste des types de travail qu'ils effectuent.

4. Lors du calcul de l'effectif minimum requis, vous devez prendre en compte la possibilité de maladie des employés, en utilisant les statistiques sur la délivrance des congés de maladie dans votre organisation.

Vous pouvez renforcer vos arguments avec les données suivantes :

• Dans bon nombre de nos organisations, le volume du flux de documents augmente en moyenne de 15 à 30 % par an. Si une telle tendance est observée dans l'organisation, vous pouvez préparer une prévision pour la direction sur 2 à 3 ans à l'avance et soulever la question de l'augmentation des effectifs en pensant à l'avenir.
• Le nombre d'employés de l'établissement d'enseignement préscolaire peut être estimé approximativement sur la base du nombre total d'employés de l'organisation. Dans les moyennes et petites organisations, le personnel du service d'éducation préscolaire représente environ 2 à 3 % du nombre total d'employés.
• Une autre façon d'estimer approximativement le nombre d'employés requis pour conserver les archives d'une organisation consiste à diviser le nombre de cas stockés dans les archives par 3 000 (le nombre moyen approximatif de cas traités par un employé des archives). Si le nombre exact de dossiers stockés est inconnu, il peut être estimé en mesurant la longueur totale des étagères contenant des documents et en divisant le chiffre obtenu en mètres par 0,025 m (l'épaisseur moyenne d'un dossier est de 2,5 cm).

Les chiffres ci-dessus reflètent l'expérience pratique des organisations commerciales travaillant avec un grand volume de documents.

* Clause 6.5 « Normes de temps pour les travaux sur le support documentaire des structures de gestion des autorités exécutives fédérales », seules les clauses sont prises. 1+2+3.

Autrement dit, il s'avère qu'à moins que l'employé n'effectue des opérations supplémentaires avec les documents (en prenant le cas du traitement le plus simple), il lui faudra environ 40 heures par mois pour effectuer ce travail (soit moins de 5 minutes par document). De même, vous devez soigneusement calculer les coûts de main-d'œuvre pour les autres types de travaux (contrôle d'exécution, travail avec les archives, etc.). Si la charge de travail d'un employé dépasse le nombre d'heures de travail dans un mois, vous pouvez alors préparer en toute sécurité une note à la direction.

• En règle générale, les managers modernes comprennent bien le langage des chiffres et n'acceptent pas bien les vagues plaintes concernant la surcharge. Si possible, vous devez préparer une estimation des coûts supplémentaires de l'organisation (pour l'augmentation du personnel et/ou les augmentations de salaire) et les mettre en corrélation avec le retour qui sera finalement reçu.
• Il est préférable d'engager une conversation avec la direction, en ayant en main non seulement des données sur la charge de travail du personnel, mais également des propositions concrètes de redistribution des responsabilités. Lors des discussions, il est préférable de se concentrer non pas sur la nécessité de soulager un employé en particulier, mais sur l'augmentation de l'efficacité du travail avec les documents dans l'organisation, sur les gains possibles pour d'autres services et départements, etc.
• Il est conseillé de formaliser les propositions à la direction sous forme de note. Si le gestionnaire les soutient, il sera alors possible d'imposer immédiatement une résolution sur le document fini. En cas de décision négative, il restera un document qui pourra être utile à l'avenir.

N / A. Khramtsovskaya, principal expert en gestion documentaire chez EOS,
Membre de la Guilde des Gestionnaires de Documents et d'ARMA International

Une femme peut-ellefuture maman,dois-je trouver un emploi plus tard ? Est-ce une raison pour laquelle l'employeur refuse un emploi ?même si la salariée potentielle, selon d'autres critères, convient pleinement à l'employeur et dispose-t-elle de droits particuliers ?

Justification économique de l'embauche d'une femme enceinte

Lors de l'embauche d'une femme enceinte, l'employeur doit adresser à la Caisse d'assurance sociale une note explicative justifiant l'embauche.employée enceinte. Le document est rédigé selon le formulaire 4-FSS.Le document décrit la procédure d'embauche des femmes enceintes et des femmes avec enfants aux mêmes postes, indiquant que le défaut d'embauche dans de tels cas est puni par la loi.

Également dans la justificationNécessairementil est indiqué quepeu importe l'heure qu'il est,elletravaillé dans l'entrepriseEtavant d'attribuer des indemnités et des prestations de maternité.En justificationEtle niveau de salaire doit être indiquécomme çasalariés, conformément au statut du personnel.

Refus déraisonnable d'embaucher une femme enceinte

Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, le directeur n'a pas le droit de refuser un emploi à la future mère en raison de son état (article 64).Selon la loi, un refus d’embauche ne peut être justifié que parce que les compétences professionnelles du salarié ne répondent pas aux exigences de l’entreprise.Quelles raisons peuvent être des motifs de refus d'emploi :

• manque d'éducation ou diplôme insuffisant;
• manque de compétences dans le domaine de travail requis ;
• âge inapproprié;
• d'autres restrictions à l'emploi dans le service.

L'employeur doit justifier son refus par écrit en indiquant le motif, et le demandeur a le droit d'en exiger une copie. Si la raison n'est pas justifiée, il a le droit de déposer une plainte devant le tribunal.Si le refus indique que le motif du refus était l'état du demandeur, l'employeur en assumera la responsabilité pénale en vertu de l'article 145.

Est-il possible de refuser un emploi à une femme enceinte ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les managers ne sont pas très disposésembaucher un employé,j'attends un enfant. Ils ne sont pas satisfaits de plusieurs choses associées à ce type d'employé.Premièrement, le fait qu'elle travaillera temporairement, deuxièmement, l'employeur est obligé de payer un congé de maternité, troisièmement, la salariée part souvent en arrêt maladie et demande un congé, et quatrièmement, elle ne peut pas être licenciée.

Mais toutes ces raisons n'ont aucune force légale, et si le candidat est qualifié pour le poste,alors ne l'acceptez pas parce qu'elle attend un enfant illégalement et qu'elle enfreint la loi.

Embaucher des femmes enceintes pour travailler dans des conditions de travail dangereuses

Est-il possible d’embaucher une femme enceinte pour un poste où les conditions de travail sont néfastes ?Si le salarié accepte de travailler dans ces conditions,mais selon les indications médicales, elle ne peut pas le faire en attendant un enfant, c'est-à-dire qu'il y a deux manières.

La première est que le manager transfère la femme vers un autre poste vacant, avec des conditions de travail faciles et un horaire de travail pratique.Deuxièmement, si cette possibilité n'existe pas, la salariée doit alors rédiger et adresser au responsable une demande d'arrêt de travail pendant toute la période de grossesse, jusqu'au congé de maternité, tout en maintenant le salaire moyen.Après quoi l'employeur émet un ordre approprié.

Toutes ces dispositions sont consacrées à l'article 212.ch. 2 du Code du travail de la Fédération de Russie, et l'employeur n'a pas le droit de refuser un transfert vers des travaux légers ou un arrêt du travail pendant la grossesse et l'accouchement tout en maintenant le salaire.

Une femme enceinte a-t-elle le droit de quitter son travail pour consulter un médecin ?

Une femme enceinte est tenue de consulter un médecin strictement dans les délais. A-t-elle le droit de le faire, en quittant le lieu de travail, à un moment qui lui convient ?Selon le Code du travail (article 254), une femme enceinte ou ayant des enfants bénéficie de certains avantages.

Une salariée peut se soumettre à des examens médicaux obligatoires, tout en conservant son salaire moyen. Ces examens comprennent également des examens médicaux périodiques.Par conséquent, l'employeur est tenu de permettre au salarié de se soumettre à des examens médicaux sans déduction de salaire.Pour ce faire, la salariée doit fournir un certificat d'examen médical ou tout autre document confirmant qu'elle doit consulter le médecin à l'heure précisée.

Au cours de la conduite des activités d'une organisation et d'un entrepreneur, il arrive un moment où il est nécessaire d'embaucher immédiatement un employé d'une SARL, car elle a un directeur - elle ne peut pas vivre sans lui, et l'entrepreneur individuel en aura un tel besoin. À l'heure actuelle, un certain nombre de questions se posent : ce qui est nécessaire, quels documents, procédures d'admission, candidatures, contrats de travail, contrats de travail, etc. Nous refléterons ces points dans cet article et considérerons l'option lorsque vous avez un candidat et qu'il doit être documenté.

Pour embaucher un salarié, vous devez lui demander les documents suivants :

1. Passeport citoyen
2. Cahier de travail, si l'employé n'a travaillé nulle part auparavant, un nouveau est créé
3. SNILS – attestation d’assurance – carte verte
4. NIF, si vous n'en aviez pas, il est nécessaire que l'employé le reçoive du Service fédéral des impôts
5. Document de formation - il est nécessaire plutôt à la demande de l'employeur
6. Document d'enregistrement militaire, si le citoyen est astreint au service militaire
7. Dans certains cas, certificat médical

Procédure d'embauche, instructions étape par étape

Étape 1. Évaluation particulière des conditions de travail (auparavant, jusqu'en 2014 - certification des lieux de travail)

Si une organisation a embauché des employés qui effectuent un certain type de travail, même du travail de bureau, il est nécessaire d'effectuer des travaux pour identifier les facteurs nocifs et dangereux dans leur travail. Il s'agit d'une fiction relativement, mais selon la loi, cette exigence est obligatoire et s'applique à la fois aux organisations et aux entrepreneurs (conformément à l'article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie et à la partie 1 de l'article 8 de la loi fédérale n° 426).

Oui, bien sûr, vous pouvez procéder à une évaluation après avoir commencé à travailler, mais gardez à l'esprit que vous pouvez être tenu responsable administrativement, aussi bien en tant qu'entrepreneur individuel qu'en tant que SARL. Dans un premier temps, ils peuvent émettre un avertissement, mais il existe également des leviers d’influence matériels, tout comme la suspension des activités de l’entreprise, et une infraction répétée sera sanctionnée plus sévèrement.

Important! Depuis 2015, l'amende administrative pour l'absence de SOUT est de 5 000 à 10 000 roubles pour les fonctionnaires et les entrepreneurs individuels, de 60 à 80 000 roubles pour les SARL et de 30 à 40 000 roubles pour les cas répétés. et de 100 à 200 mille roubles. en conséquence, ils peuvent également suspendre les activités de l'entreprise pour une durée maximale de 90 jours.

Étape 2. Chéri. référence

Avant d'accepter un salarié, il est dans certains cas nécessaire d'avoir un certificat médical ; pour cela, il doit se soumettre à un examen médical dans un centre spécialisé, à l'issue duquel un justificatif lui sera remis. Il est également possible de demander un tel document si l'employeur le souhaite.

Après avoir reçu ses copies des documents, le salarié signe dans la case appropriée afin de prouver ultérieurement, le cas échéant, qu'un tel accord a été remis au salarié.

Étape 6. Bon de travail

La base sur laquelle un employé commence ses fonctions officielles ou est investi de certains pouvoirs est l'ordre d'embauche. L'ordre indique les conditions auxquelles le salarié est invité et, après examen, est entériné par les deux parties. Le document utilisé est unifié pour une personne et T-1a pour un groupe de personnes.

Étape 10. Carte personnelle

Simultanément à l'accueil du salarié, une carte personnelle de salarié est délivrée, dans laquelle sont inscrites ses données personnelles.

Étape 11. Suivi du temps

Pendant la vie de l'entreprise et les visites de ses salariés, il est nécessaire de tenir un registre des heures de travail de chaque salarié. État com. Statistiquement, deux formes s'établissent :

• Le T-12 peut être utilisé si l'entreprise assure le suivi des heures de travail et des paiements de salaires aux employés. Il est permis de tenir des registres sans remplir la section sur le calcul de la paie
• T-13, peut être utilisé lors de l'utilisation d'équipements électroniques automatisés

Étape 12. Inscription obligatoire auprès de la Caisse de pension et de la Caisse d'assurance sociale en tant qu'employeur

Après l'apparition des employés embauchés, vous devez enregistrer (simplement obtenir un numéro dans le système) l'organisation dans les fonds en tant qu'employeur.

En règle générale, dans un tel système, les employées enceintes sont des parents, des connaissances et des amis (par exemple, l'épouse du fondateur). Le montant des prestations remboursées par la Caisse russe d'assurance sociale dépendant directement du montant du salaire, il est fixé au niveau maximum (voir sous-évaluation). Ainsi, l'organisation parvient à verser à la salariée enceinte un revenu élevé qui n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations.

Les économies d’impôts et de cotisations dépendent directement du montant de votre salaire

Pour calculer les allocations de maternité, les indicateurs suivants sont utilisés : la période de facturation, le salaire de la période de facturation, le salaire journalier moyen et le montant maximum possible de l'indemnité journalière. Le dernier montant dépend de l’expérience de la femme en matière d’assurance. Si au début du congé de maternité l'expérience d'assurance de la salariée est de six mois ou plus, l'indemnité journalière est alors égale à 100 pour cent du salaire journalier moyen (article 1 de la loi fédérale du 19 juin 2000 n° 82-FZ et clause 20 du Règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2007 n° 375 ). Ainsi, il s’avère que le montant de l’allocation n’est pas limité, dépend des revenus de la femme et peut atteindre un montant très important.

Il est évident que le schéma décrit est le plus souvent une situation créée artificiellement. À cet égard, l'effet de son utilisation dépend directement d'une justification logique et documentaire fiable. L’entreprise doit notamment être prête à répondre à des questions telles que :

• ce qui l'a amenée à embaucher une salariée peu avant son congé de maternité ;
• pourquoi une employée enceinte a un salaire plus élevé que d'autres employées similaires ;
• si les qualifications de la femme correspondent au poste occupé ;
• pour une raison quelconque, après le départ de l'employée en congé de maternité, personne n'a été embauché pour son poste.

Si les inspecteurs de la Caisse fédérale d'assurance sociale de Russie ne reçoivent pas de réponses à ces questions, la prestation versée ne sera pas acceptée pour crédit. Ensuite, l'entreprise devra accumuler des cotisations à hauteur du montant du paiement (partie 1, article 7 de la loi fédérale du 24/07/09 n° 212-FZ, clause 1 de l'article 20.1 de la loi fédérale du 24/07/98 n° 125- FZ). Autrement dit, elle peut être confrontée à des cotisations supplémentaires de cotisations d'assurance sociale, de retraite et d'assurance maladie (dans le cadre d'une inspection unique ou conjointe de la Caisse de retraite de Russie), ainsi qu'à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (lors d'une inspection sur place de l'impôt sur le revenu des personnes physiques). inspection).

La pratique montre que les employés de la FSS soupçonnent assez souvent que le montant des prestations est artificiellement gonflé. Et souvent, les tribunaux sont d'accord avec les contrôleurs (par exemple, la résolution du tribunal d'arbitrage du district de Sibérie orientale du 18/09/14 n° A19-16413/2013, ainsi que les tribunaux d'arbitrage fédéraux du district de Sibérie orientale du 13/12/13 n° A33-5426/2013, et tribunal de Sibérie occidentale du 12/08/13 n° A46-29711/2012, district d'Extrême-Orient n° F03-3341/2013 du 01.08.13, district du Caucase du Nord n° A01-565/2012 du 18.02.13). Cependant, nous pouvons affirmer avec certitude que l’issue du procès dépend des arguments de l’entreprise. Il existe de nombreuses décisions de justice en faveur des assurés, notamment la résolution du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie n° 16549/12 du 23/04/13 (voir également les décisions des tribunaux d'arbitrage fédéraux de la Volga du 27/08/13 N° A65-32607/2012, Tribunaux de Sibérie orientale du 08.6.13 N° A33-17568 /2012, Sibérie occidentale du 05/07/13 N° A27-11253/2012 (laissé en vigueur par décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 04/07/13 n° VAS-7923/13) districts).

Afin de ne pas justifier l'embauche à la volée d'une salariée enceinte, il est conseillé à l'entreprise d'élaborer un règlement intérieur. Dans lequel vous devez justifier clairement la logique de vos actions dans une telle situation.

Sous quelle forme est-il compilé ? Sous la forme d'un règlement intérieur distinct sur la procédure d'embauche des salariées enceintes. Il est plus sûr que le document soit élaboré par le service du personnel de l’organisation et approuvé par le directeur général. De plus, dans le règlement, il est important de signer le chef comptable pour prendre connaissance du document.

Ce qui doit être dans le document. Premièrement, la réglementation doit indiquer que l'entreprise embauche de manière générale des femmes enceintes et des femmes avec enfants. Le refus de conclure un contrat de travail avec ces employés constitue une violation directe de l'article 64 du Code du travail de la Fédération de Russie. Une analyse de la pratique judiciaire montre qu'il s'agit de l'argument le plus convaincant en faveur de l'entreprise dans de tels litiges (résolutions du Tribunal fédéral d'arbitrage de l'Oural du 22.05.13 n° F09-4047/13, du 10.06.13 n° F09-5133 /13 (confirmé par la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 26.08.13 n° VAS-11929/13), district de Sibérie occidentale du 30.08.13 n° A27-20974/2012). Par ailleurs, l'organisation peut ajouter qu'un refus déraisonnable d'admettre une femme enceinte est pénalement punissable (article 145 du Code pénal).

Deuxièmement, il convient d'indiquer dans la disposition que la législation ne fait pas dépendre le versement des prestations de maternité et l'acceptation des frais de l'assureur de la durée de travail de la femme avant la survenance de l'événement assuré. La pratique confirme que dans la situation considérée, il s'agit d'un argument très efficace et les tribunaux l'acceptent (résolutions des tribunaux arbitraux fédéraux de l'Oural du 11 juillet 2013 n° F09-6714/13, Cour centrale d'arbitrage du 24 janvier 2012 N° A48-664/2011 (confirmé par la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 11 avril 2012 n° VAS-3548/12), district du Nord-Ouest n° A56-56931/2010 du 16/05 /11).

Troisièmement, le document doit souligner que les qualifications d'une salariée enceinte doivent correspondre pleinement au poste qu'elle occupe. Par exemple, le Tribunal fédéral d'arbitrage du district du Nord-Ouest, dans la résolution n° A66-9662/2012 du 20 juin 2013, a attiré l'attention sur le fait qu'une employée enceinte a une formation professionnelle supérieure dans la spécialité « méthodes mathématiques et recherche opérationnelle ». en économie » avec la qualification « économiste-mathématicien » . Cette qualification, selon le tribunal, permet à une femme de travailler d'abord comme responsable marketing puis comme chef d'entreprise. Dans la même affaire, le tribunal a proposé un autre argument efficace aux assurés. L'essentiel est que la loi n'oblige pas l'assureur à justifier l'efficacité économique de l'embauche d'une salariée enceinte.

Quatrièmement, il est important que le document aborde la question de la fixation des salaires des travailleuses enceintes. Et soulignez que le salaire est fixé conformément au planning des effectifs approuvé par l'entreprise. Ainsi, l'employeur doit comprendre que, dans le but d'établir un salaire plus élevé pour une femme, il est plus sûr d'introduire un nouveau poste pour elle dans le tableau des effectifs. La nécessité d'un nouveau poste vacant est plus facile à expliquer (par exemple, il fallait un spécialiste du marketing de premier plan pour explorer de nouveaux marchés) que d'expliquer les différences significatives de salaires entre employés similaires.

Voici un exemple de comment ne pas le faire. Une entreprise de Volgograd a calculé les prestations pour une employée enceinte (directrice générale adjointe) sur la base d'un salaire de 30 000 roubles pour une journée de travail de trois heures. Il s'est avéré que le salaire total pour un tel poste est de 80 000 roubles, soit 1,6 fois plus que le salaire d'un manager et 11,9 fois plus que les salaires d'un comptable et d'un manager. Bien entendu, le tribunal a considéré une telle différence comme artificielle. Et il a convenu avec les inspecteurs que l'entreprise avait délibérément créé un système visant à gonfler le montant des prestations (résolution du Tribunal fédéral d'arbitrage du district de la Volga du 30 août 2011 n° A12-24193/2010, confirmée par la décision de la Cour suprême). Tribunal d'arbitrage de la Fédération de Russie du 22 décembre 2011 n° VAS-16170/11).

Notons que dans tous les conflits similaires, les entreprises n'ont pas pu se défendre pour une seule raison : elles n'ont pas prouvé la réalité de la relation de travail. C'est-à-dire la présence d'une salariée au travail et l'exercice effectif de ses tâches (par exemple, la résolution de la Cour fédérale d'arbitrage du district du Caucase du Nord du 04.08.11 n° A32-31681/2010 (confirmée par la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 27.10.11 n° VAS-13478/11)).

Si l'entreprise confirme que l'employée enceinte a effectivement exercé des fonctions pour lesquelles elle a reçu le salaire approprié, le tribunal considérera très probablement le refus du FSS comme illégal. Par exemple, dans l'un des cas, le fonds a refusé de compenser les prestations d'une employée enceinte embauchée comme avocate dans un magasin avec un salaire de 30 000 roubles. Selon les contrôleurs, ce salaire est artificiellement élevé, puisque le salaire du directeur du même magasin était de 20 000 roubles. Cependant, en réalité, il a reçu 10 000 roubles. Cependant, l'entrepreneur a expliqué que même si un certain citoyen figurait sur la liste comme directeur du magasin, il n'en était en réalité pas un. La gestion directe était assurée par l'entrepreneur lui-même. Et le directeur recevait un salaire en fonction du temps travaillé (il ne sortait pas tous les jours). En outre, l’entrepreneur a expliqué qu’en plus du travail juridique, l’employée enceinte était également chargée de gérer les activités du magasin et de résoudre les problèmes d’organisation. En conséquence, le refus du fonds de compenser l'avantage a été déclaré illégal par le Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie (résolution du 23 avril 2013 n° 16549/12).

Ainsi, si une salariée enceinte exerce des responsabilités professionnelles supplémentaires, il est plus sûr de fixer cela dans un accord complémentaire au contrat de travail conclu avec elle. De plus, ce sera une justification supplémentaire pour augmenter le salaire (même pour une période temporaire).

Mesures de sécurité supplémentaires. Outre la justification logique, il est important que l'employeur dispose de documents confirmant la réalité de la relation de travail. Il peut s'agir notamment de bons de travail, de copies de cahiers de travail, d'horaires d'effectifs, de fiches de salaire, de feuilles de temps, de descriptions de poste, etc.

Ainsi, dans l'un des cas, l'entreprise a confirmé le fait qu'une salariée enceinte remplissait ses fonctions avec des documents comptables primaires : un extrait du livre des revenus et dépenses, une copie de la facture et des copies des bons de livraison (résolution du Cour fédérale d'arbitrage du district de l'Oural du 11 juillet 2013 n° F09-6714/13 ).

De plus, dans ce schéma, il ne faut pas négliger une nuance importante : les liens familiaux. Les tribunaux considèrent souvent cela comme un motif pour refuser de rembourser les fonds de la Caisse d'assurance sociale. Par exemple, cela s'est produit dans les situations suivantes lorsqu'une femme enceinte s'est retrouvée :

• fille du directeur de la société (résolution du Tribunal fédéral d'arbitrage du district de Sibérie occidentale du 12/08/13 n° A46-29711/2012) ;
• sœur d'un entrepreneur (résolution du Tribunal fédéral d'arbitrage du district de Sibérie occidentale du 1er avril 2013 n° A27-14796/2012) ;
• épouse du directeur et unique fondateur de la société (résolution du Tribunal fédéral d'arbitrage du district de Sibérie orientale du 30/08/12 n° A33-14985/2011).

Cependant, la pratique montre que tous les tribunaux ne considèrent pas la présence de liens familiaux comme un obstacle au refus des prestations. En particulier, dans l'un des cas, les arbitres ont indiqué que la base de l'embauche d'un salarié était avant tout l'offre de Pôle emploi, et non la présence d'un lien familial avec l'entrepreneur (résolution du Tribunal fédéral d'arbitrage du Nord- District de l'Ouest du 23 septembre 2013 n° A21-9542/2012 (confirmé par l'arrêt de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie n° VAS-17019/13 du 12/09/13. Les juges sont parvenus à des conclusions similaires dans de nombreux cas). d'autres décisions (par exemple, les décisions du Tribunal fédéral d'arbitrage de Sibérie orientale du 23/08/12 n° A33-20033/2011, du Tribunal de l'Oural du 05/04/12 n° F09-2332/12, d'Extrême-Orient du 19/06/12 n° F03-1893/2012, Volga-Vyatka du 24.10.11 n° A82-14347/2010, Sibérie occidentale du 06.09.11 n° A45-21736/2010 (districts).

Les normes législatives ne prévoient pas de règles pour la préparation de ce document officiel, car il n'en est pas fait mention dans l'OKUD (le classificateur panrusse de la documentation de gestion).

Sa préparation est régie par les exigences de la norme russe GOST R.30-2003, qui fournit des règles de conception claires.

La force juridique de la note est assurée par l'indication claire et correcte de tous les détails. Il est établi par le chef d'un département ou d'une autre unité structurelle de production (scientifique) lorsqu'il est nécessaire d'atteindre un certain objectif dans l'intérêt de l'entreprise.

De telles situations surviennent, par exemple, lorsqu'il est nécessaire d'embaucher un employé supplémentaire et que le problème ne peut être résolu qu'avec la participation d'un service concerné ou de son responsable.

Que doit contenir le document d'embauche d'un employé ?

Contrairement à un mémo, ce document fournit une communication commerciale entre les objets de gestion sur un plan horizontal. Il n'est pas adressé au chef d'entreprise ; le destinataire est le chef d'une unité structurelle équivalente adjacente dont la compétence est de résoudre le problème.

Le travail de création d'un document officiel doit comprendre les étapes suivantes :

Les cadres moyens et supérieurs modernes parlent couramment le langage des chiffres et ne sont pas très conscients des vagues plaintes concernant la surcharge.

Un responsable compétent évaluera dans sa note les éventuels coûts supplémentaires liés à l'augmentation du personnel et les comparera aux avantages qui en seront finalement tirés.

Comment préparer correctement un papier ?

Le protocole d'emploi d'un employé doit comprendre les informations suivantes :

• nom de la personne à qui le document est envoyé (dans le coin droit en haut de la page, au datif). Dans ce cas, le destinataire peut être le chef du service du personnel ;
• indication des coordonnées de l'auteur au nom duquel la note est soumise ;
• nom – titre avant le texte (dans le cas prépositionnel) ;
• directement du contenu textuel ;
• date d'écriture;
• la signature de l'auteur (dans le coin gauche en bas de page) indiquant la fonction et le nom avec initiales.

La partie texte expose les raisons de la rédaction du document commercial, qui constituent la base de la candidature.

Ensuite, l'auteur passe à la conclusion logique de la note - une demande, un énoncé des actions possibles, une proposition de rédaction d'un contrat de travail avec un employé supplémentaire.

Dans ce cas, il est nécessaire d'indiquer pour quel poste le salarié doit être embauché. Pour une petite entreprise, une adresse officielle peut s’avérer une formalité excessive.

Mais si l'entreprise emploie des milliers de salariés et comporte des divisions structurelles, les moyens d'interaction entre elles sont précisément Ce document peut également être envoyé par email.

Un « plus » significatif sera une considération rapide et une réalisation rapide de l’objectif.

Rédiger un mémo par voie électronique n'est pas différent de l'écrire manuellement sur papier. Il n'est pas nécessaire de remplir la partie adresse ; le destinataire (destinataire) sera l'utilisateur à la boîte aux lettres individuelle duquel la demande a été envoyée.

Il en va de même pour la signature : l'expéditeur peut également être identifié par l'adresse du message.

Exemple spécifique

Au chef du département RH de CTNI LLC Bochkovskaya A.V.

du chef comptable Shulga L.V.

Note de service

sur la nécessité d'embaucher un nouvel employé

Au cours du mois dernier, une situation prévisible s'est développée dans le service comptable de l'entreprise liée à l'expansion de la production - la mise en service d'un atelier d'impression. Le surmenage des travailleurs clés affecte la qualité de la comptabilité et des rapports. L'un des employés est M.G. Sadovskaya. – travaille à temps partiel et ne passe pas plus de 4 heures sur son lieu de travail. Pour cette raison, elle ne peut pas faire face à la charge accrue.

Je vous demande d'embaucher un nouveau spécialiste sur le lieu de travail principal du service comptable et de rompre la relation de travail avec le travailleur à temps partiel conformément à l'article 288 du Code du travail de la Russie. Elle a été avertie de la nécessité d'un licenciement lorsqu'elle a été embauchée pour un emploi à temps partiel.

Chef comptable Shulga L.V.

Les actions ultérieures - informer M.G. Sadovskaya, préparer un ordre de licenciement, puis accepter une nouvelle personne dans le service comptable - sont une conséquence de la note envoyée.

L'initiation de décisions de gestion est l'objectif principal de la documentation d'information et de référence, qui comprend la note. Il est établi le plus souvent lorsque des problèmes de personnel surviennent, pour résoudre des problèmes d'approvisionnement économique, pour fournir des informations à d'autres départements et pour résoudre d'autres difficultés organisationnelles.