Caisse et comptabilité des transactions en espèces. Types de documents de caisse. Qui peut effectuer des transactions en espèces

Chaque entreprise sur le territoire de la Russie qui effectue des transactions financières doit être équipée d'une salle spéciale dans laquelle les paiements en espèces sont effectués et les actifs financiers sont conservés en sécurité. Toutes les transactions effectuées à la caisse doivent être enregistrées conformément aux documents légaux réglementant ces actions.

Qu'est-ce qui est réglementé par la comptabilité des transactions en espèces ?

La procédure d'exécution des paiements financiers et leur comptabilité sont régies par le règlement approuvé par la Banque centrale de la Fédération de Russie le 22 septembre 1993, n° 40.

En s'engageant opérations en espèces, vous devez respecter les règles suivantes :

1. Chaque entreprise doit disposer d'un livre de caisse pour enregistrer les transactions.
2. La réception de l'argent doit être effectuée à l'aide d'un équipement de caisse enregistreuse.
3. Il est permis de conserver dans les caisses enregistreuses uniquement un volume d'espèces qui ne dépasse pas la limite fixée par la direction de l'entreprise.
4. Toutes les entreprises doivent déposer des fonds dépassant la limite établie.
5. Il est permis de conserver les fonds qui dépassent les limites établies uniquement pour le paiement des salaires ou des avantages sociaux.
6. Contrôle de la maintenance états financiers attribué au chef comptable de l'entreprise.

Ainsi, toute opération effectuée à la caisse d'une entreprise doit être effectuée à l'aide d'un équipement de caisse enregistreuse et enregistrée dans le livre de caisse.

Types de documents de caisse

Les documents de caisse peuvent être des types suivants :

• Entrée.
• Consommables.

Un bon de caisse est un document qui affiche le montant d'argent reçu à la caisse d'une entreprise. PKO est nécessaire pour le suivi et la comptabilité dans le service comptable d'une entreprise. Il est inacceptable d'accepter des fonds dans la caisse enregistreuse d'une entreprise sans remplir ce document.

Pour de telles violations de la discipline financière, des sanctions allant de 5 000 à 50 000 roubles sont prévues. L'enregistrement d'un ordre d'encaissement doit être effectué uniquement le jour de la réception des fonds. Le non-respect de cette règle peut entraîner la perte de sa force juridique. Les corrections et marques sur le PKO sont strictement interdites.

Dans certains cas, il est possible d'émettre un ordre de paiement sans reçu. Par exemple, les entrepreneurs individuels qui sont à l'UTII sont dispensés de délivrer un reçu de caisse. Le bon de réception a un formulaire unifié KO-1, qui ne peut pas être modifié.

Le bon de commande est un document qui constitue également un élément essentiel de la discipline financière. Une caisse enregistreuse est émise chaque fois que de l'argent est émis depuis la caisse enregistreuse. Pour toute organisation, cette option de reporting est obligatoire. Comme les documents de caisse, les documents de caisse doivent être remplis sans faute, faute de quoi des sanctions pourront être appliquées aux personnes morales et aux fonctionnaires. Les entrepreneurs individuels ne sont pas tenus d'enregistrer les règlements en espèces.

Documentation des transactions

Les preuves documentaires des transactions en espèces sont obligatoires pour toute organisation.

Ces transactions peuvent être documentées avec les documents suivants :

• Bon de commande à réception.
• Bon de commande de dépenses.
• Paie.
• Livre de caisse.
• Livre de comptabilité de caisse.

La paie est une opération de dépense

L'ordre d'encaissement peut être rempli automatiquement. Généralement, le programme 1C : Comptabilité est utilisé pour cela. Lors de l'établissement de ce document, la signature est vérifiée personne responsable qui a délivré le document, et l'argent liquide est compté.

Un ordre de réception est émis en cas de réception de revenus, de vente de marchandises ou de restitution d'un montant non utilisé.
Le document doit comporter le numéro et la date d'enregistrement, le numéro de compte et le nom de l'entreprise.
Bon de commande de dépenses, émis lors de l'émission de monnaie : paiement des salaires aux salariés ; Déposer le produit sur le compte bancaire ; émission de fonds pour l'achat de produits, etc. Dans la caisse enregistreuse, vous devez également indiquer la date de paiement, le nom de l'organisation et saisir le numéro du document.

Le livre de caisse est établi sur la base des bons de dépenses et des reçus reçus. Chaque transaction financière doit être reflétée dans ce document. Après vérification de la correspondance des montants du livre de caisse et des ordres, les fonds sont virés pour le reste de la journée ouvrable en cours.

Le livre de caisse est tenu par le caissier principal de l'entreprise. Ce livre enregistre le montant total des espèces remises à tous les caissiers de l'entreprise au début du quart de travail. Après la fin de la journée de travail, les indicateurs des soldes de toutes les caisses enregistreuses sont rapprochés. Le remplissage du livre de caisse est effectué uniquement à des fins de contrôle interne. La nécessité de conserver un tel document ne se pose que si l'entreprise a un chiffre d'affaires financier très important et qu'une seule caisse enregistreuse ne suffit pas pour effectuer un chiffre d'affaires en espèces.

La feuille de paie est remplie lorsque les employés reçoivent leur salaire ou tout autre paiement. La feuille de paie est remplie par le comptable de l'entreprise, puis remise au caissier pour paiement. Ce type de document est rempli aussi bien par les grandes entreprises que par les entrepreneurs individuels.

L'inscription s'effectue sur un formulaire type, sur page de titre qui indique le nom de l'organisation ou le nom de famille de l'entrepreneur individuel. La page de titre indique également la durée de validité du document et le montant exact qui doit être payé. Le montant doit être indiqué en chiffres et en lettres.

Avant d'envoyer ce document au caissier pour effectuer les paiements en espèces, la paie est adressée au gérant pour signature. Seulement après la certification de ce document Avec la signature du gérant, le caissier peut commencer à exercer ses fonctions professionnelles. Après la date d'expiration paie expire, le caissier ferme ce document.

Cette procédure est obligatoire et s'effectue même si, au moment de l'expiration du relevé, les paiements n'ont pas été intégralement effectués.

Procédure comptable et exemples de comptabilisation

La procédure d'enregistrement des transactions en espèces est la suivante. L'entreprise est équipée d'une caisse enregistreuse qui doit répondre pleinement aux exigences de sécurité. La salle doit être équipée de moyens électroniques de comptage des billets, d'une caisse enregistreuse et d'autres appareils électroniques et meubles.

Le chef de l'organisation engage un caissier, dont le travail consistera à émettre et recevoir des fonds, ainsi qu'à enregistrer toutes les transactions effectuées. Ce salarié est pleinement responsable financièrement et est responsable des tâches qui lui sont confiées. biens matériels. Avant le début du quart de travail, le caissier reçoit les fonds de la banque.

Pendant la journée de travail, les paiements et les recettes de fonds sont effectués avec une comptabilité obligatoire des transactions financières. A la fin de la journée de travail, le livre de caisse est rempli et les fonds sont transférés à la caisse enregistreuse de l'entreprise.

Les écritures comptables sont des comptes établis d'après des documents réels et reflétant les montants qui ont été transférés ou retirés du compte, par exemple : effectuer une opération de règlement avec personnes responsables ou le paiement du salaire.

Le câblage standard ressemble à ceci :

• L'employé a reçu une avance d'un montant de 5 000 roubles pour un voyage d'affaires.
• À son retour, le salarié remet un rapport détaillé des dépenses engagées :
• Documents pour voyager dans les transports publics terrestres : 1000 roubles
• Indemnité journalière pour la durée d'un voyage d'affaires : 1200 roubles.
• Assurance accident volontaire : 100 roubles.
• Reçu pour la réservation d'une chambre d'hôtel : 2600 roubles.

La déclaration comptable des transactions en espèces avec les déclarants ressemblera à ceci :

• Débit du compte 71 « Règlements avec les personnes responsables »,
• Crédit de compte 50 « Caisse » - 5000 frotter. Le montant total de l'avance versée au salarié.
• Débit du compte 26 « Frais généraux professionnels »,
• Crédit au compte 71 «Règlements avec des personnes responsables» - 4900 roubles. Dépenses engagées par un salarié lors d'un déplacement professionnel.
• Crédit au compte 71 «Règlements avec des personnes responsables» - 100 roubles. Montant de l'avance remboursée.

Ainsi, il est possible de retracer toute transaction financière dans états comptables et prendre en compte toutes les nuances des dépenses et de la réception des fonds.

Dans une entreprise, une caisse enregistreuse est utilisée pour recevoir, stocker et dépenser de l'argent. La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces est régie par les instructions de la Banque centrale de Russie.

Le montant des espèces à la caisse de l'entreprise est limité par une limite fixée lors de l'ouverture d'un compte courant par la banque en accord avec l'entreprise. Au-delà de la limite fixée, l'argent ne peut être conservé que les jours de paiement des salaires, pensions, bourses, avantages pendant trois jours ouvrables, y compris le jour de la réception de l'argent de la banque.

La caisse accepte les espèces au moyen de bons de caisse, en échange desquels un reçu est délivré. L'émission d'espèces s'effectue au moyen d'ordres d'encaissement ou d'autres documents (demandes d'émission d'argent, fiches de paie).

Les documents de réception et d'émission d'argent sont délivrés par le service comptable de l'entreprise et signés par le chef comptable ; les documents d'émission sont également signés par le chef de l'entreprise ;

Lors du paiement d'argent selon les relevés de paie, un mandat de caisse distinct n'est pas émis pour chaque destinataire - un mandat est établi pour le montant total figurant sur le relevé à l'expiration de la période d'émission. Les particuliers reçoivent de l'argent sous forme de tickets de caisse à la caisse de l'entreprise sur présentation d'une pièce d'identité.

Le caissier, ayant émis ou reçu de l'argent, est tenu de signer un mandat de caisse sortant ou entrant, et d'annuler les documents qui y sont joints avec des cachets ou l'inscription « reçu » ou « payé » indiquant la date de la transaction.

Tous documents primaires sur les recettes et dépenses (ordres de caisse et de dépenses, factures, etc.) avant transfert à la caisse sont enregistrées au service comptable dans un journal d'enregistrement spécial, le document se voit attribuer un numéro d'ordre. Un livre de caisse est tenu à la caisse. Une entreprise ne peut avoir qu’un seul livre de caisse. Les pages du livre sont entrelacées et scellées avec le sceau de cire rond de l'entreprise. Sur la dernière page du livre, l'inscription « Dans ce livre, tout est numéroté... pages » est inscrite et le chef d'entreprise et le chef comptable apposent leur signature. Les inscriptions au livre de caisse sont conservées en copies conformes en deux exemplaires, les seconds exemplaires, qui servent de rapport de caisse, doivent être détachables. Les ratures et corrections non précisées sont interdites. Les feuilles du livre de caisse ont une forme strictement établie.

Les transactions en espèces s'effectuent dans l'ordre suivant :

– les documents primaires de recettes et de dépenses sont établis ;

– les documents primaires sont enregistrés au journal d'enregistrement ;

– les inscriptions sont faites dans le livre de caisse ;

– quotidiennement à la fin les résultats du livre de caisse sont récapitulés, le rapport de caisse (2ème exemplaire du livre de caisse) avec les recettes et les pièces de dépenses est remis au service comptable du rapport de caisse contre un reçu dans le livre de caisse (1er copie).

Les opérations en espèces sont enregistrées sur le compte actif 50 « Cash ». Le solde du compte indique la disponibilité du montant d'argent libre à la caisse de l'entreprise au début du mois, le chiffre d'affaires débiteur - les montants reçus en espèces à la caisse, le chiffre d'affaires créditeur - les montants émis en espèces.

La caisse enregistreuse peut stocker non seulement de l'argent liquide, mais également des formulaires de déclaration stricts et titres– les titres payés, les titres de transport, les timbres de factures, les timbres-poste, les timbres fiscaux de l'État, etc., comptabilisés dans le compte actif 56 « Documents de caisse ».

Au moins une fois par mois, un audit (inventaire) de la disponibilité des fonds en caisse est réalisé. Le contrôle de la caisse est effectué brutalement par une commission ; la commission est désignée par arrêté du chef d'entreprise. Les espèces, les documents monétaires, les titres et les formulaires de déclaration stricts sont vérifiés.

Le caissier porte l'entière responsabilité financière de la sécurité de tous les fonds en caisse, ce qu'il s'engage par écrit lors de son embauche.

À la suite de l'inventaire, un excédent de trésorerie peut être découvert ou une pénurie peut être identifiée. Les excédents sont reçus et inclus dans les revenus de l'entreprise :

Dt sch. 50 "Caissier",

K-t sch. 80 « Profits et pertes ».

La pénurie est documentée par plusieurs affichages.

Le fait d'un manque d'argent liquide à la caisse se traduit :

Dt sch. 84 « Pénuries et pertes dues à des dommages causés à des objets de valeur »,

La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces est régie par la réglementation pertinente approuvée par la Banque centrale de la Fédération de Russie le 22 septembre 1993, n° 40.

Chaque entreprise doit disposer d'une caisse enregistreuse pour effectuer des paiements en espèces et stocker les documents monétaires. Les locaux doivent être spécialement équipés pour assurer la sécurité des fonds. Les transactions en espèces sont effectuées par le caissier, avec lequel un contrat de responsabilité est conclu.

Toutes les entreprises doivent conserver leurs fonds dans une institution bancaire. Les espèces reçues à la caisse sont dépensées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été reçues (paiement des salaires, frais de déplacement ou professionnels). Une entreprise peut avoir des espèces dans sa caisse dans les limites limite de leur soldeétabli par l'établissement bancaire en accord avec le chef de cette entreprise. Au-delà de la limite, les espèces ne peuvent être conservées dans la caisse enregistreuse que pendant le paiement du salaire pendant trois jours ouvrables au maximum. Les entreprises qui disposent de recettes monétaires constantes, en accord avec la banque, peuvent les consacrer aux salaires, aux déplacements et aux dépenses professionnelles.

Un compte actif est destiné à résumer les informations sur la disponibilité et le flux des fonds aux caisses de l'organisation, ainsi que les documents monétaires situés à la caisse de l'organisation (timbres-poste, timbres fiscaux de l'État, timbres de factures, billets d'avion payés, bons payés pour maisons de vacances et sanatoriums, etc.) 50 "Caissier".

Des sous-comptes sont ouverts pour le compte 50 : 50-1 « Trésorerie de l'organisation », 50-2 « Trésorerie de fonctionnement », 50-3 « Documents de caisse », etc.

Lorsqu'une entreprise effectue des transactions en espèces avec des devises étrangères, les sous-comptes correspondants doivent être ouverts sur le compte 50 pour une comptabilisation séparée du mouvement de chaque devise étrangère en espèces.

Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998. N° 88 a approuvé les formes unifiées de documentation comptable primaire pour les transactions en espèces :

KO-1 « Ordre d'encaissement » ;

KO-2 « Ordre de dépenses en espèces » ;

KO-3 « Journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants » ;

KO-4 « Livre de caisse » ;

KO-5 "Livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier."

Les responsabilités du caissier comprennent la tenue d'un livre de caisse, qui enregistre toutes les entrées et sorties d'espèces dans l'organisation. L'organisation tient un livre de caisse qui doit être numéroté, lacé et scellé. Les ratures et corrections quelconques dans le livre de caisse ne sont pas autorisées.

Les bugs sont corrigés de la manière suivante : le texte ou les montants incorrects sont barrés et le texte ou les montants corrigés sont inscrits au-dessus. La rature se fait d'une seule ligne afin que vous puissiez lire ce qui est corrigé. La correction d'une erreur doit être indiquée par l'inscription « Corrigé » et confirmée par la signature des personnes ayant signé le document, et la date de la correction est indiquée.

Les inscriptions au livre de caisse sont effectuées par le caissier immédiatement après la réception ou l'émission de l'argent pour chaque commande ou autre document le remplaçant. Chaque jour en fin de journée ouvrable, le caissier calcule les résultats des opérations de la journée, retire le solde d'argent de la caisse pour la date suivante et transfère au service comptable à titre de rapport de caisse une deuxième feuille détachable avec les documents de caisse entrants et sortants contre un reçu dans le livre de caisse.

Il est permis de tenir un livre de caisse dans une organisation de manière automatisée.

Le contrôle de la tenue correcte du livre de caisse incombe au chef comptable de l'organisation.

La réception et l'émission des fonds sur ordres de caisse s'effectuent le jour de l'établissement des ordres. Les mandats de caisse ne sont pas émis aux personnes qui donnent ou reçoivent de l'argent.

Paiements à la caisse entre personnes morales, entre personnes morales et entrepreneurs limité à 100 000 roubles dans le cadre d'un seul contrat (à compter du 20 juin 2007).

Si une entreprise vend des produits contre de l'argent (y compris en utilisant des cartes en plastique), elle utilise des caisses enregistreuses et tient des registres des revenus entrants dans le livre du caissier-opérateur.

La comptabilisation des transactions en devises étrangères doit être tenue en roubles sur la base de la conversion des devises étrangères au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date de la transaction.

La procédure de conversion des devises étrangères en roubles est établie par le PBU 3/2006, selon lequel la date des transactions en espèces en devises étrangères est la date de réception ou d'émission des billets de banque de la caisse de l'organisation. Les inscriptions dans les registres comptables sont effectuées simultanément dans la monnaie des règlements et paiements et en roubles. Dans le « Rapport du caissier » (la deuxième feuille détachable du livre de caisse), deux montants doivent être inscrits - en devise étrangère et en roubles.

Dans les ordres de paiement entrants et sortants, le montant est indiqué dans la devise de paiement.

Si le taux de change des devises étrangères change par rapport au rouble pendant que la devise étrangère se trouve à la caisse de l'organisation, différences de taux de change. Le coût des billets étrangers à la caisse en roubles doit être recalculé à la date de la transaction en devises étrangères, ainsi qu'à la date d'établissement des états financiers.

Les différences de taux de change émergentes se reflètent dans les registres comptables de l’organisation comme suit :

D 50 K 91 - différence de taux de change positive ;

D 91 K 50 - différence de taux de change négative.

Réception et délivrance des documents de caisse , (bons, billets d'avion) ​​sont établis en fonction des ordres de caisse entrants et sortants avec l'établissement ultérieur par le caissier d'un rapport sur le mouvement des documents monétaires.

Les documents de caisse sont pris en compte à hauteur des frais réels de leur acquisition.

En comptabilité, le mouvement des documents de caisse se traduit comme suit :

Sous-compte D 50 « Documents de caisse » K 50, 71, 76 – documents de caisse reçus ;

Sous-compte D 73 K 50 « Documents de caisse » - délivrance aux salariés.

La Banque centrale a établi de nouvelles règles pour effectuer des transactions en espèces. Leur mise en œuvre est devenue obligatoire pour toutes les personnes impliquées dans les activités commerciales.

Concept de transaction en espèces

Les transactions en espèces comprennent

• réception
• émission
• stockage
• recalcul de trésorerie,

• remplissage
• conduite
• réception
• délivrance de documents qui accompagnent les transactions monétaires.

Tout mouvement ou mouvement de fonds doit être reflété lors de la réalisation d'une transaction en espèces. Il y a un certain ordre qui doit être strictement suivi.

Théoriquement, seuls ceux qui ne manipulent pas d'espèces peuvent être dispensés des tâches de tenue d'une caisse enregistreuse et d'exécution de transactions en espèces. En conséquence, ils ne peuvent accepter de l’argent et effectuer des paiements que par virement bancaire. En réalité, cette option constitue une exception à la règle.

Dans ce cas, lors du contrôle, l'inspecteur des impôts est informé sous forme libre que seuls les paiements autres qu'en espèces sont effectués. La demande doit être documentée.

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Nouvelle commande à partir du 1er juin 2014

Le 1er juin 2014, au lieu du Règlement expiré de la Banque centrale (CB) de la Fédération de Russie du 12 octobre 2011 n° 373-P, la Directive de la Banque centrale du 11 mars 2014 n° 3210-U " "Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces" est entrée en vigueur. Le document a été enregistré auprès du ministère de la Justice de la Fédération de Russie.

Désormais, selon la nouvelle procédure, pour les entrepreneurs individuels (IP) et les petites entreprises (petites entreprises - SE), la limite du montant des espèces dans la caisse enregistreuse a été levée. La règle de limite ne s'applique qu'aux organisations qui ne sont pas des petites entreprises.

Là, les formules par lesquelles la limite de trésorerie est calculée restent les mêmes : soit sur la base des dépenses en espèces réelles, soit sur la base du volume des revenus. Mais la détente était quand même faite. Désormais, ces entreprises peuvent choisir la formule de calcul de la limite de trésorerie qui leur est la plus favorable.

En particulier, la règle stricte selon laquelle les entreprises qui ne disposent pas de revenus en espèces devaient fixer une limite de trésorerie uniquement sur les dépenses en espèces réelles a été supprimée. Autrement dit, ces entreprises peuvent désormais modifier la limite à leur avantage. De plus bureau des impôts est privé du droit de recalculer la limite nouvellement établie et ne peut contrôler que si elle est respectée ou non.

Cependant, afin d'éviter les conflits avec les autorités fiscales, il est préférable que les propriétaires (ou les directeurs exécutifs) de ces entreprises jouent la carte de la sécurité - émettent une ordonnance faisant référence à la directive de la Banque centrale n° 3210-U stipulant qu'à partir du 1er juin 2014, nouvelle commande fixer une limite.

Innovations pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises

Ils sont les suivants :

— un entrepreneur individuel n'est plus tenu de tenir à la fois le livre de caisse lui-même et, par conséquent, les encaissements et les ordres de caisse (la règle de tenue des documents de caisse s'applique uniquement aux entrepreneurs individuels qui opèrent sous des régimes fiscaux particuliers spécifiés dans la législation fiscale) ;

- un autre assouplissement s'applique aussi bien aux entrepreneurs individuels qu'aux petites entreprises : ils ont été supprimés de l'obligation d'établir un registre des sommes déposées (avant l'entrée en vigueur de la directive de la Banque centrale n° 3210-U, un entrepreneur individuel ou un caissier d'un chaque entreprise était tenue d'inscrire dans le registre, le dernier jour du décaissement, les fonds non reçus pour quelque raison que ce soit par les salariés d'un montant « en espèces »). Selon la nouvelle procédure, l'entrepreneur individuel ou le caissier du député le dernier jour d'émission de l'argent doit uniquement inscrire « déposé » dans la déclaration (en face du nom de famille de l'employé) et sceller l'entrée. Ensuite, l'entrepreneur individuel affiche dans le relevé le montant « en espèces » effectivement émis et le montant à déposer, et signe le relevé. Dans une petite entreprise, la procédure est la même, seul le caissier les exécute, après quoi il transmet le relevé au chef comptable ou à une autre personne habilitée pour signature ;

- la nouvelle procédure contient un autre assouplissement pour les entrepreneurs individuels opérant sous des régimes fiscaux spéciaux et les petites entreprises - un entrepreneur individuel ou un caissier ne peut pas tenir de livre de caisse les jours où il n'y a pas eu de paiements en espèces ;

- selon la Directive de la Banque Centrale n°3210-U, les caissiers MP peuvent apporter des modifications aux documents de caisse (mais pas aux encaissements et aux ordres de débit !). Par exemple, dans un livre de caisse, vous pouvez rayer une entrée incorrecte, inscrire la bonne à côté et sceller la correction avec la signature du caissier (mais assurez-vous de déchiffrer l'essence des corrections - pourquoi, en relation avec quoi).

Types de transactions en espèces

La caisse enregistreuse effectue les opérations d'entrée et de sortie d'espèces.

1. Les opérations de réception d'espèces sont la réception d'argent à la caisse depuis n'importe quelle source.
2. Les opérations de dépenses en espèces définissent l'action associée au retrait d'espèces de la caisse enregistreuse.

Les opérations de dépenses en espèces comprennent :

• versement d'avances et de salaires aux salariés
• délivrance des frais de voyage et d'accueil
• émission d'espèces pour les besoins de l'entreprise
• transférer de l'argent à la banque
• paiements sociaux

Qui peut effectuer des transactions en espèces

Les transactions en espèces ont le droit d'être effectuées par un caissier ou une autre personne investie de ces pouvoirs par le chef de l'organisation. Dans les deux cas, il est nécessaire d'émettre un arrêté approprié.

Très probablement, dans une petite entreprise, sur la base des normes de charge de travail, un seul caissier suffira. Mais s'ils sont plusieurs, alors le poste de caissier principal est instauré selon le tableau des effectifs.

Si l'on considère une situation où il n'y a pas d'employés, alors les transactions en espèces sont effectuées par un entrepreneur individuel.

Règlement sur la conduite des transactions en espèces

La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces est déterminée par le Règlement de la Banque centrale de la Fédération de Russie. Selon cette disposition sur les transactions en espèces, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises sont tenus de se conformer à une certaine procédure d'enregistrement des transactions en espèces. Auparavant, le document ne s'appliquait pas à cette catégorie d'entrepreneurs.

Pour réguler l'ordre de circulation de l'argent, tous ceux qui utilisent de l'argent liquide doivent adhérer à la discipline en matière de trésorerie.

Documentation des transactions en espèces

1. Pour confirmer le mouvement des fonds, un reçu (PKO) et un ordre de caisse (RKO) sont utilisés. Ils concernent les documents primaires pour les transactions en espèces et ont une forme approuvée généralement acceptée.

Commande de réception
Il indique la source des fonds.

Selon le règlement, un bon de commande et un reçu pour cette commande doivent être remplis. Mais dans la pratique, il existe des cas où ils se limitent à remplir uniquement le reçu. Les règles de remplissage ne permettent pas cette option. Tout d'abord, le bon de commande doit être rempli, puis un reçu doit être émis.

Lorsque des documents complémentaires sont joints, ils doivent être indiqués dans la commande. Ces documents peuvent servir d'acte de travail effectué ou de services rendus.

L'ordre de réception de fonds est signé par un comptable ou une autre personne autorisée. Mais ces pouvoirs doivent être confirmés par une procuration.

L'argent doit arriver à la caisse le jour de son retrait. bon de réception. Sinon, c'est invalide. La préparation en temps opportun d'une commande est l'un des points de respect de la discipline de trésorerie.

Un bon de commande est utilisé pour émettre des espèces à partir de la caisse enregistreuse.
Il est rempli immédiatement avant l'émission des fonds. Le montant est saisi manuellement par le destinataire lui-même.

2. Toutes les informations sont inscrites dans le livre de caisse.

Il doit être rempli régulièrement et à temps. Il s'agit d'un document obligatoire. Peu importe qu'une caisse enregistreuse soit utilisée ou non.

La tenue minutieuse d'un livre de caisse est avant tout une discipline de trésorerie, qui doit être strictement respectée.

Exigences de base pour sa conception :

• Tous les détails doivent être indiqués sur la première feuille
• Le livre de caisse est destiné à tenir une seule année civile et pas plus
• Toutes les pages doivent être numérotées puis cousues. Leur quantité totale indiqué en dernière page

Le livre de caisse est rempli sur la base des ordres de caisse : entrants et sortants.

3. S'il y a des salariés, les paiements en espèces sont formalisés par paie ou feuille de paie.

Comptabilisation des transactions en espèces

La comptabilisation des transactions en espèces implique la surveillance des mouvements de trésorerie.

Pour effectuer les opérations liées à la trésorerie, le compte 50 « Trésorerie » est utilisé dans le plan comptable.

Les rentrées de fonds sont comptabilisées au débit, tandis que les dépenses (paiements) sont comptabilisées au crédit. Si nécessaire, des sous-comptes sont utilisés, tels que :

• comptabilisation des recettes et des dépenses en monnaie nationale
• déplacer des fonds entre différentes caisses, s'il y en a plusieurs
• mouvement des documents monétaires

Une comptabilité synthétique des transactions est effectuée sur le compte Caisse. Il vous permet de suivre tous les mouvements de trésorerie.

Audit des transactions en espèces

L'inspecteur des impôts vérifie la procédure de discipline de trésorerie. Au cours de cela, il s'avère :

• Comment la caisse enregistreuse est-elle surveillée ?
• Le livre de caisse est-il tenu correctement ?
• vérifier la conformité des rapports avec la documentation primaire
• Dans quelle mesure les fonds reçus de la banque sont-ils entièrement comptabilisés ?
• correspondance des enregistrements avec les données bancaires
• utilisation des fonds reçus du compte courant aux fins prévues
• le contrôle du respect de la limite de trésorerie établie est vérifié

Pour éviter l'imposition de sanctions, il est nécessaire de contrôler si les éléments suivants sont correctement remplis et exécutés :

• livre de caisse
• rapports sur les ordres de réception et de débit
• les pièces justificatives nécessaires aux opérations.

Si ces règles impératives sont respectées, l'organisation de la gestion de trésorerie sera considérée comme satisfaisante et le contrôle des opérations de trésorerie se terminera par un résultat positif.

Règles pour effectuer des transactions en espèces

DANS ordre général Les transactions en espèces comprennent :

• réception, sécurité et émission des fonds
• préparation des documents joints
• audit de caisse
• respect de la discipline de trésorerie.

Sur cette base, des règles pour effectuer des transactions en espèces ont été établies.

Un représentant d'une petite entreprise ou un entrepreneur individuel doit nécessairement fixer une limite de trésorerie.

Une place particulière est réservée dans les locaux aux opérations de caisse. En fin de journée, l'argent restant est calculé et retiré. Cela doit être fait quotidiennement.

Pour fixer une limite, un document administratif est établi. Il est fixé par arrêté sous quelque forme que ce soit. Il n’est pas nécessaire d’en informer qui que ce soit. La période pour laquelle la limite est fixée est également décidée de manière indépendante.

Les entrepreneurs individuels et les petites entreprises sont tenus de :

• déterminer la limite du solde d'argent dans la caisse enregistreuse. Les fonds débloqués au-delà de la limite établie doivent être conservés sur des comptes bancaires
• Toutes les transactions en espèces doivent être documentées par un reçu (PKO) et un bon de commande (RKO). Tous les documents de caisse nécessaires doivent être disponibles
• Tenir quotidiennement un livre de caisse. Entrez-y toutes les entrées, c'est-à-dire effectuer un enregistrement complet de l'argent à la caisse
• Le chef de l'organisation (entrepreneur individuel) est tenu de fournir à l'organisation la gestion complète des transactions en espèces
• L'accumulation d'espèces au-delà de la limite établie n'est pas autorisée. Les exceptions peuvent inclure les jours de paie et les week-ends (jours non ouvrables). vacances), si des transactions en espèces ont été effectuées.

La sécurité des espèces est assurée par nous-mêmes. Le chef d'entreprise (entrepreneur individuel) est responsable du transfert d'argent en temps opportun à la banque et de la limite des fonds en caisse.

Le caissier est responsable de la tenue des documents de caisse ; les transactions en espèces sont surveillées par le gérant et le comptable.

Les transactions en espèces peuvent être effectuées dans sous forme papier ou par voie électronique. Les documents de caisse conservés sur ordinateur doivent être imprimés et classés dans le livre de caisse une fois par an.

Violations des règles de conduite des transactions en espèces

La responsabilité en cas de violation des transactions en espèces prévoit des sanctions. Pour les fonctionnaires, ils varient entre 4 000 roubles. jusqu'à 5 000 roubles, pour les entreprises – à partir de 40 000 roubles. jusqu'à 50 000 roubles.

Le respect des dispositions de base lors de la réalisation d'opérations en espèces est garanti pour vous assurer contre les erreurs liées à la discipline de trésorerie. Pour ce faire, vous devez respecter les règles en vigueur et surveiller attentivement les changements à venir.

A partir du 1er juin 2014, une nouvelle procédure pour effectuer des transactions en espèces sera mise en place. Cela deviendra beaucoup plus simple.

• Le nombre de détails dans le livre de caisse sera réduit. Vous n'aurez pas besoin de saisir de numéros de compte.
• Remplir le formulaire entrant et sortant deviendra plus facile.
• La limite de liquidités sera levée.
• L'obligation de tenir un livre de caisse sera supprimée.

Mais il existe encore des règles en vigueur selon lesquelles, lors de la réalisation d'opérations en espèces, il est nécessaire de remplir un livre de caisse, de refléter toutes les opérations en espèces d'un entrepreneur individuel (SARL), d'établir des documents de caisse : ordres d'encaissement (PKO), sortie de fonds ordres (COS) et respecter la limite de règlement en espèces.

COMPTABILITÉ DES OPÉRATIONS DE TRÉSORERIE

Dans une entreprise, une caisse enregistreuse est utilisée pour recevoir, stocker et dépenser de l'argent. La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces est régie par les instructions de la Banque centrale de Russie.

Le montant des espèces à la caisse de l'entreprise est limité par une limite fixée lors de l'ouverture d'un compte courant par la banque en accord avec l'entreprise. Au-delà de la limite fixée, l'argent ne peut être conservé que les jours de paiement des salaires, pensions, bourses, avantages pendant trois jours ouvrables, y compris le jour de la réception de l'argent de la banque.

La caisse accepte les espèces au moyen de bons de caisse, en échange desquels un reçu est délivré. L'émission d'espèces s'effectue au moyen d'ordres d'encaissement ou d'autres documents (demandes d'émission d'argent, fiches de paie).

Les documents de réception et d'émission d'argent sont délivrés par le service comptable de l'entreprise et signés par le chef comptable ; les documents d'émission sont également signés par le chef de l'entreprise ;

Lors du paiement d'argent selon les relevés de paie, un mandat de caisse distinct n'est pas émis pour chaque destinataire - un mandat est établi pour le montant total figurant sur le relevé à l'expiration de la période d'émission. Les particuliers reçoivent de l'argent sous forme de tickets de caisse à la caisse de l'entreprise sur présentation d'une pièce d'identité.

Le caissier, ayant émis ou reçu de l'argent, est tenu de signer un mandat de caisse sortant ou entrant, et d'annuler les documents qui y sont joints avec des cachets ou l'inscription « reçu » ou « payé » indiquant la date de la transaction.

Tous les documents primaires relatifs aux revenus et aux dépenses (ordres de caisse et de dépenses, factures, etc.) sont enregistrés au service comptable dans un journal d'enregistrement spécial avant d'être transférés à la caisse, et le document se voit attribuer un numéro d'ordre. Un livre de caisse est tenu à la caisse. Une entreprise ne peut avoir qu’un seul livre de caisse. Les pages du livre sont entrelacées et scellées avec le sceau de cire rond de l'entreprise. Sur la dernière page du livre, l'inscription « Dans ce livre, tout est numéroté... pages » est inscrite et le chef d'entreprise et le chef comptable apposent leur signature. Les inscriptions au livre de caisse sont conservées en copies conformes en deux exemplaires, les seconds exemplaires, qui servent de rapport de caisse, doivent être détachables. Les ratures et corrections non précisées sont interdites. Les feuilles du livre de caisse ont une forme strictement établie.

Les transactions en espèces s'effectuent dans l'ordre suivant :

– les documents primaires de recettes et de dépenses sont établis ;

– les documents primaires sont enregistrés au journal d'enregistrement ;

– les inscriptions sont faites dans le livre de caisse ;

– quotidiennement à la fin les résultats du livre de caisse sont récapitulés, le rapport de caisse (2ème exemplaire du livre de caisse) avec les recettes et les pièces de dépenses est remis au service comptable du rapport de caisse contre un reçu dans le livre de caisse (1er copie).

Les opérations en espèces sont enregistrées sur le compte actif 50 « Cash ». Le solde du compte indique la disponibilité du montant d'argent libre à la caisse de l'entreprise au début du mois, le chiffre d'affaires débiteur - les montants reçus en espèces à la caisse, le chiffre d'affaires créditeur - les montants émis en espèces.

La caisse peut stocker non seulement des espèces, mais également des formulaires de déclaration et des titres stricts - bons de paiement, titres de transport, timbres de factures, timbres-poste, timbres fiscaux de l'État, etc., enregistrés dans le compte actif 56 « Documents de caisse ».

Au moins une fois par mois, un audit (inventaire) de la disponibilité des fonds en caisse est réalisé. Le contrôle de la caisse est effectué brutalement par une commission ; la commission est désignée par arrêté du chef d'entreprise. Les espèces, les documents monétaires, les titres et les formulaires de déclaration stricts sont vérifiés.

Le caissier porte l'entière responsabilité financière de la sécurité de tous les fonds en caisse, ce qu'il s'engage par écrit lors de son embauche.

À la suite de l'inventaire, un excédent de trésorerie peut être découvert ou une pénurie peut être identifiée. Les excédents sont reçus et inclus dans les revenus de l'entreprise :

Dt sch. 50 "Caissier",

K-t sch. 80 « Profits et pertes ».

La pénurie est documentée par plusieurs affichages.

Le fait d'un manque d'argent liquide à la caisse se traduit :

Dt sch. 84 « Pénuries et pertes dues à des dommages causés à des objets de valeur »,

K-t sch. 50 "Caissier".

Le manque est imputé au coupable (caissier) :

Dt sch. 73 « Règlements avec le personnel pour d'autres opérations » sous-compte 3 « Règlements d'indemnisation des dommages matériels »,

K-t sch. 84 « Pénuries et pertes dues aux dommages causés aux objets de valeur ».

Par la suite, le déficit est compensé par le coupable en totalité ou en partie en espèces ou avec retenue sur le salaire :

Dt sch. 50, 70,

K-t sch. 73-3.