پذیرش و ثبت نام کارکنان جدید. شرایط اولیه برای استخدام کارمند جدید - روش ثبت نام صحیح، دستورالعمل های گام به گام توجیه صالح برای استخدام

یک متخصص مسئول امور اداری و آرشیو در سازمان است. مسئولیت های وی علاوه بر نگهداری بایگانی، ثبت، حسابداری و کنترل اسناد عبارتند از:

• نامه های ارسالی (1219) (در پرانتز - شاخص های 8 ماهه سال گذشته)؛
• مکاتبات رسمی ورودی (1215);
• درخواست شهروندان (510);
• دستورات سازمان های بالاتر (429);
• دستورات مدیر (232);
• پیام های تلفن دریافتی (155).

لازم است با صلاحیت یادداشتی برای رئیس مؤسسه تنظیم شود و معرفی واحد ستادی (سازمان بودجه) یا توزیع مجدد مسئولیت ها در بخش توجیه شود. چگونه این کار را انجام دهیم؟

هزینه های نیروی کار را می توان بر اساس اطلاعات مربوط به حجم کل اسناد در سازمان و تعداد پرونده های آرشیوی ایجاد شده سالانه، با استفاده از استانداردهای زمانی دولتی زیر برای کار در زمینه پشتیبانی مدیریت اسناد تخمین زد:

- "استانداردهای زمانی برای کار در مورد پشتیبانی اسناد از ساختارهای مدیریتی مقامات اجرایی فدرال"، تصویب شده توسط قطعنامه وزارت کار و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه مورخ 26 مارس 2002 شماره 23.

- "استانداردهای زمانی یکپارچه بین صنعتی برای کار در زمینه اسناد و مدارک پشتیبانی مدیریت"، تصویب شده توسط قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه مورخ 25 نوامبر 1994 شماره 72؛

- "استانداردهای زمانی برای کار بر روی فناوری آرشیو خودکار و پشتیبانی اسناد برای مدیریت"، تصویب شده توسط قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه مورخ 10 سپتامبر 1993 شماره 152.

استانداردهای فوق دارای چندین مزیت قابل توجه است. اول از همه، آنها توسط سازمان های دولتی بر اساس نظرسنجی ها توسعه یافته اند، بنابراین اکثر رؤسای سازمان ها (اعم از دولتی و تجاری) تمایل دارند آنها را جدی بگیرند. تمامی استانداردها علاوه بر نام کارهای انجام شده، شرح مفصلی از محتوای خود ارائه می دهند.

مثال

"استانداردهای زمانی برای کار بر روی پشتیبانی اسناد از ساختارهای مدیریتی مقامات اجرایی فدرال"

عنوان شغل:پردازش اسناد ارسالی

محتویات کار:دریافت اسناد اجرا شده، بررسی صحت مدارک، وجود پیوست های مشخص شده در سند اصلی، مرتب سازی اسناد ارسالی بر اساس آدرس و انواع مرسولات پستی، قرار دادن آدرس روی پاکت، تا کردن و درج اسناد در پاکت، مهر و موم کردن پاکت، علامت گذاری پاکت نامه , تنظیم ثبت نام برای پست سفارشی , بسته بندی نامه برای ارسال به اداره پست.

این استانداردها همچنین روش هایی را برای محاسبه تعداد کارکنان در موسسات آموزشی پیش دبستانی ارائه می دهند. تجربه نشان می دهد که استفاده از آنها دشوار است، بنابراین بهتر است هزینه های نیروی کار بر اساس توضیحات محتوای کار انجام شده در مقررات دولتی برآورد شود. برای انجام این کار شما نیاز دارید:

1. انواع کارهایی که کارمند انجام می دهد را از روی استانداردها بنویسید.

2. تجزیه و تحلیل کنید که آیا محتوای کار ذکر شده در استاندارد با کار انجام شده توسط کارمند مطابقت دارد یا خیر.

بنابراین، در مثال بالا، محتوای کار شامل «آدرس کردن پاکت» است. امروزه بسیاری از سازمان ها از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده می کنند که امکان انجام خودکار این عملیات را فراهم می کند. اگر سیستم شما چنین فرصتی را فراهم می کند، هزینه های نیروی کار برای این نوع کار باید به سمت پایین تنظیم شود.

3. هزینه های نیروی کار را طبق استانداردها محاسبه کنید و ببینید چه اتفاقی می افتد. انجام محاسبات مشابه برای همه کارکنان بخش توصیه می شود. خود کارمندان می توانند در جمع آوری داده ها و انجام محاسبات مشارکت داشته باشند، به ویژه هنگام تهیه لیستی از انواع کارهایی که انجام می دهند.

4. هنگام محاسبه حداقل تعداد پرسنل مورد نیاز، با استفاده از آمار صدور مرخصی استعلاجی در سازمان خود، احتمال بیماری کارکنان را در نظر بگیرید.

می توانید استدلال های خود را با داده های زیر تقویت کنید:

• در بسیاری از سازمان های ما، حجم جریان اسناد به طور متوسط ​​15 تا 30 درصد در سال افزایش می یابد. در صورت مشاهده چنین روندی در سازمان، می توانید پیش بینی 2-3 سال آینده را برای مدیریت تهیه کنید و با نگاه به آینده موضوع افزایش پرسنل را مطرح کنید.
• تعداد کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی را می توان تقریباً بر اساس تعداد کل پرسنل سازمان تخمین زد. در سازمان های متوسط ​​و کوچک، کارکنان سرویس آموزش پیش دبستانی تقریباً 2-3٪ از کل کارکنان را تشکیل می دهند.
• روش دیگر برای تخمین تقریبی تعداد کارکنان مورد نیاز برای نگهداری بایگانی سازمان، تقسیم تعداد پرونده های ذخیره شده در بایگانی بر 3000 (تعداد متوسط ​​تقریبی پرونده های ارائه شده توسط یک کارمند بایگانی) است. اگر تعداد دقیق فایل‌های ذخیره‌شده نامشخص باشد، می‌توان با اندازه‌گیری طول کل قفسه‌ها با اسناد و تقسیم رقم حاصل بر حسب متر بر ۰.۰۲۵ متر (ضخامت متوسط ​​یک فایل ۲.۵ سانتی‌متر) تخمین زد.

ارقام فوق بیانگر تجربه عملی سازمان های تجاری است که با حجم زیادی از اسناد کار می کنند.

* بند 6.5 "استانداردهای زمانی برای کار در زمینه پشتیبانی اسناد از ساختارهای مدیریتی مقامات اجرایی فدرال"، فقط بندهایی در نظر گرفته شده است. 1+2+3.

یعنی معلوم می شود که مگر اینکه کارمند عملیات اضافی را با اسناد انجام دهد (با در نظر گرفتن مورد ساده ترین پردازش)، در این صورت حدود 40 ساعت در ماه طول می کشد تا این کار را انجام دهد (که کمتر از 5 دقیقه در هر سند است). به طور مشابه، شما باید هزینه های نیروی کار را برای انواع دیگر کار (کنترل اجرا، کار با بایگانی و غیره) با دقت محاسبه کنید. اگر حجم کار یک کارمند از تعداد ساعات کار در یک ماه بیشتر شود، می توانید با خیال راحت یک یادداشت برای مدیریت تهیه کنید.

• مدیران مدرن، به عنوان یک قاعده، زبان اعداد را به خوبی درک می کنند و به شکایت های مبهم در مورد اضافه بار توجه نمی کنند. در صورت امکان، باید برآوردی از هزینه های اضافی سازمان (برای افزایش کارکنان و/یا افزایش حقوق) تهیه کنید و آنها را با بازگشتی که در نهایت دریافت می شود، مرتبط کنید.
• بهتر است به گفتگو با مدیریت بروید و نه تنها داده هایی در مورد حجم کار کارکنان، بلکه پیشنهادهای خاص برای توزیع مجدد مسئولیت ها نیز در اختیار داشته باشید. هنگام بحث، بهتر است نه بر نیاز به تسکین یک کارمند خاص، بلکه بر افزایش کارایی کار با اسناد در سازمان، روی دستاوردهای احتمالی برای سایر خدمات و بخش ها و غیره تمرکز کنید.
• توصیه می شود پیشنهادات را در قالب یک یادداشت به مدیریت رسمی کنید. اگر مدیر از آنها حمایت کند، می توان فوراً یک قطعنامه بر روی سند تمام شده اعمال کرد. در صورت تصمیم منفی، سندی باقی می ماند که ممکن است در آینده مفید باشد.

N.A. Khramtsovskaya، کارشناس برجسته مدیریت اسناد در EOS،
عضو انجمن مدیران اسناد و ARMA International

آیا یک زنمادر آینده،آیا باید بعداً کار پیدا کنم؟ آیا این دلیلی برای امتناع کارفرما از استخدام است؟حتی اگر کارمند احتمالی طبق معیارهای دیگر کاملاً مناسب کارفرما باشد و آیا حقوق خاصی دارد؟

توجیه اقتصادی استخدام زن باردار

هنگام استخدام زن باردار، کارفرما باید یک یادداشت توضیحی برای توجیه استخدام به صندوق بیمه اجتماعی ارسال کند.کارمند باردار. مقاله مطابق فرم 4-FSS تهیه شده است.در این سند نحوه استخدام زنان باردار و زنان دارای فرزند در مشاغل مشابه توضیح داده شده است که نشان می دهد عدم استخدام در چنین مواردی مجازات قانونی دارد.

همچنین در منطقلزومااشاره شده است کهمهم نیست ساعت چند است،اودر شرکت کار می کردوقبل از تعیین حقوق و مزایای زایمان.در توجیهوسطح حقوق باید مشخص شودمثل اینکارکنان، مطابق با مقررات کارکنان.

امتناع بی دلیل از استخدام زن باردار

طبق قانون کار فدراسیون روسیه، مدیر حق ندارد از استخدام مادر باردار به دلیل شرایط او امتناع کند (ماده 64).طبق قانون، امتناع از استخدام تنها به این دلیل قابل توجیه است که مهارت های حرفه ای کارمند الزامات شرکت را برآورده نمی کند.چه دلایلی ممکن است دلایل امتناع از استخدام باشد:

• فقدان تحصیلات یا مدرک ناکافی؛
• عدم مهارت در زمینه کاری مورد نیاز؛
• سن نامناسب؛
• سایر محدودیت های استخدام در خدمات.

کارفرما باید امتناع را به صورت کتبی با ذکر دلیل توجیه کند و متقاضی حق مطالبه کپی از آن را دارد. اگر دلیل موجه نباشد، حق دارد در دادگاه شکایت کند.اگر در امتناع ذکر شده باشد که مبنای امتناع، شرایط متقاضی بوده است، کارفرما در این مورد طبق ماده 145 مسئولیت کیفری خواهد داشت.

آیا می توان از کار به زن باردار امتناع کرد؟

عوامل متعددی وجود دارد که باعث می شود مدیران چندان تمایلی نداشته باشنداستخدام کارمند،در انتظار داشتن فرزند آنها از چندین مورد مرتبط با این نوع کارمند راضی نیستند.اولاً اینکه او موقتاً کار خواهد کرد ، ثانیاً کارفرما موظف به پرداخت مرخصی زایمان است ، ثالثاً کارمند اغلب به مرخصی استعلاجی می رود و درخواست مرخصی می کند و چهارم اینکه نمی توان او را اخراج کرد.

اما همه این دلایل فاقد وجاهت قانونی هستند و اگر نامزد واجد شرایط این موقعیت باشد،پس او را نپذیرید زیرا او به طور غیرقانونی در انتظار فرزند است و قانون را زیر پا می گذارد.

استخدام زنان باردار برای کار در شرایط کاری خطرناک

آیا می توان برای شغلی که شرایط کاری مضر است، خانم باردار را استخدام کرد؟اگر کارمند موافقت کند که تحت این شرایط کار کند،اما طبق نشانه های پزشکی، او نمی تواند این کار را در حالی که در انتظار فرزند است انجام دهد، یعنی دو راه وجود دارد.

اول اینکه مدیر زن را به جای خالی دیگری با شرایط کاری آسان و برنامه کاری مناسب منتقل می کند.ثانیاً ، اگر چنین گزینه ای وجود نداشته باشد ، کارمند باید با حفظ میانگین حقوق ، دادخواستی را برای رهایی از کار برای کل دوره بارداری تا مرخصی زایمان تهیه و به مدیر ارسال کند.پس از آن کارفرما دستور مقتضی را صادر می کند.

تمام این مقررات در ماده 212.ch آمده است. 2 قانون کار فدراسیون روسیه، و کارفرما حق ندارد از انتقال به کار سبک یا مرخصی از کار در دوران بارداری و زایمان با حفظ حقوق خودداری کند.

آیا زن باردار حق ترک کار برای مراجعه به پزشک را دارد؟

یک زن باردار موظف است طبق برنامه به پزشک مراجعه کند. آیا او حق دارد این کار را با ترک محل کار در زمانی مناسب برای خودش انجام دهد؟بر اساس قانون کار (ماده 254) زنی که حامله یا بچه دار است دارای مزایای خاصی است.

یک کارمند می تواند معاینات پزشکی اجباری را انجام دهد، در حالی که میانگین حقوق او حفظ می شود. چنین معایناتی شامل معاینات پزشکی دوره ای نیز می شود.بنابراین کارفرما موظف است بدون کسر دستمزد کارمند را برای انجام معاینات پزشکی آزاد کند.برای انجام این کار، کارمند باید گواهی معاینه پزشکی یا سند دیگری ارائه دهد که تأیید می کند باید در زمان مشخص شده به پزشک مراجعه کند.

در جریان انجام فعالیت های یک سازمان و یک کارآفرین، لحظه ای فرا می رسد که لازم است بلافاصله یک کارمند از یک LLC استخدام شود، زیرا او یک مدیر دارد - او نمی تواند بدون او زندگی کند و یک کارآفرین فردی چنین نیازی خواهد داشت. در این لحظه، تعدادی سؤال مطرح می شود - چه چیزی لازم است، چه مدارکی، مراحل پذیرش، درخواست ها، قراردادهای کاری، قراردادهای کاری و غیره. ما این نکات را در این مقاله منعکس خواهیم کرد و زمانی که شما کاندیدایی دارید و نیاز به مستندسازی دارد، گزینه را در نظر می گیریم.

برای استخدام کارمند، باید مدارک زیر را از او درخواست کنید:

1. پاسپورت شهروندی
2. دفترچه کار، اگر کارمند قبلاً در جایی کار نکرده باشد، یک کتاب جدید ایجاد می شود
3. SNILS – گواهی بیمه – کارت سبز
4. TIN، اگر شما آن را نداشتید، لازم است کارمند آن را از خدمات مالیاتی فدرال دریافت کند
5. سند تحصیلی - به درخواست کارفرما نیاز است
6. سند ثبت نام نظامی، در صورتی که شهروند مسئول خدمت سربازی باشد
7. در موارد خاص گواهی پزشکی

روش استخدام، دستورالعمل های گام به گام

مرحله 1. ارزیابی ویژه شرایط کار (قبلاً تا سال 2014 - صدور گواهینامه محل کار)

اگر سازمانی کارمندانی را استخدام کرده است که به نوعی کار، حتی کارهای اداری را انجام می دهند، لازم است برای شناسایی عوامل زیان آور و خطرناک در کار، کارهایی انجام شود. این نسبتاً تخیلی است، اما طبق قانون این الزام اجباری است و هم برای سازمان ها و هم برای کارآفرینان اعمال می شود (طبق ماده 212 قانون کار فدراسیون روسیه و قسمت 1 ماده 8 قانون فدرال شماره 426).

بله، البته، شما می توانید پس از شروع به کار ارزیابی انجام دهید، اما به خاطر داشته باشید که می توانید از نظر اداری مسئولیت پذیر باشید، هم به عنوان یک کارآفرین فردی و هم به عنوان یک LLC. برای شروع، آنها می توانند اخطار صادر کنند، اما اهرم های نفوذ مادی نیز وجود دارد، درست مانند تعلیق فعالیت های شرکت، و تخلف مکرر مجازات شدیدتری خواهد داشت.

مهم!از سال 2015، جریمه اداری برای عدم وجود SOUT برای مقامات و کارآفرینان فردی 5-10 هزار روبل، برای شرکت های LLC 60-80 هزار روبل و برای موارد مکرر 30-40 هزار روبل بوده است. و از 100 تا 200 هزار روبل. بر این اساس، آنها همچنین می توانند فعالیت های شرکت را تا 90 روز متوقف کنند.

مرحله 2. عزیزم. مرجع

قبل از پذیرش کارمند، در برخی موارد لازم است که برای این کار گواهی پزشکی داشته باشید، او باید در یک مرکز ویژه تحت معاینه پزشکی قرار گیرد و پس از آن یک مدرک پشتیبانی به او داده می شود. همچنین در صورت تمایل کارفرما امکان درخواست چنین مدرکی وجود دارد.

کارمند پس از دریافت رونوشت مدارک خود، در کادر مربوطه امضا می کند تا در صورت لزوم بعداً ثابت کند که چنین توافقی به کارمند تحویل داده شده است.

مرحله 6. حکم استخدام

مبنایی که یک کارمند وظایف رسمی خود را بر اساس آن شروع می کند یا به برخی اختیارات اختصاص می یابد، حکم استخدام است. این دستور شرایطی را نشان می دهد که کارمند به آن دعوت شده است و پس از بررسی، توسط هر دو طرف تایید می شود. سند مورد استفاده برای یک و T-1a برای گروهی از افراد یکپارچه است.

مرحله 10. کارت شخصی

همزمان با پذیرش کارمند، کارت کارمند شخصی صادر می شود که اطلاعات شخصی وی در آن درج می شود.

مرحله 11. ردیابی زمان

در طول عمر شرکت و بازدید کارکنان آن، ثبت ساعات کار برای هر کارمند ضروری است. ایالت com از نظر آماری دو شکل ایجاد شده است:

• اگر شرکت ساعت کار و پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان را پیگیری کند، T-12 می تواند مورد استفاده قرار گیرد. ثبت سوابق بدون پر کردن بخش محاسبه حقوق و دستمزد مجاز است
• T-13، می تواند در هنگام استفاده از تجهیزات الکترونیکی خودکار استفاده شود

مرحله 12. ثبت نام اجباری در صندوق بازنشستگی و بیمه اجتماعی به عنوان کارفرما

پس از ظهور کارکنان اجیر شده، باید سازمان را در صندوق ها به عنوان کارفرما ثبت کنید (به سادگی، شماره ای در سامانه دریافت کنید).

به عنوان یک قاعده، در چنین طرحی، کارکنان باردار اقوام، آشنایان و دوستان (به عنوان مثال، همسر بنیانگذار) هستند. از آنجایی که میزان مزایای بازپرداخت شده از صندوق بیمه اجتماعی روسیه به طور مستقیم به میزان حقوق بستگی دارد، در حداکثر سطح تعیین می شود (به ارزیابی فرعی مراجعه کنید). بنابراین، سازمان موفق به پرداخت درآمد بالایی به کارمند باردار می شود که مشمول مالیات بر درآمد شخصی و مشارکت نیست.

پس انداز در مالیات و مشارکت مستقیماً به اندازه حقوق شما بستگی دارد

برای محاسبه مزایای زایمان، از شاخص های زیر استفاده می شود: دوره صورتحساب، درآمد دوره صورتحساب، میانگین درآمد روزانه و حداکثر مقدار ممکن سود روزانه. مبلغ آخر بستگی به سابقه بیمه زن دارد. اگر در ابتدای مرخصی زایمان، سابقه بیمه کارمند شش ماه یا بیشتر باشد، مزایا روزانه معادل 100 درصد میانگین درآمد روزانه است (ماده 1 قانون فدرال 19 ژوئن 2000 شماره 82-FZ و بند 20 از مقررات تصویب شده توسط فرمان دولت فدراسیون روسیه در 15 ژوئن 2007 شماره 375). بنابراین، معلوم می شود که میزان سود محدود نیست، به درآمد زن بستگی دارد و می تواند به مقدار بسیار زیادی برسد.

واضح است که طرح توصیف شده اغلب یک وضعیت مصنوعی ایجاد شده است. در این راستا تأثیر استفاده از آن مستقیماً به توجیه منطقی و مستند قابل اعتماد بستگی دارد. به ویژه، شرکت باید برای پاسخ به سوالاتی مانند:

• چه چیزی باعث شد او کمی قبل از مرخصی زایمان یک کارمند استخدام کند.
• چرا یک کارمند باردار در مقایسه با سایر کارمندان مشابه حقوق بیشتری دارد.
• آیا صلاحیت زن با موقعیتی که در اختیار دارد مطابقت دارد یا خیر.
• بنا به دلایلی، پس از رفتن کارمند به مرخصی زایمان، هیچ کس برای موقعیت او استخدام نشد.

اگر بازرسان صندوق بیمه اجتماعی فدرال روسیه پاسخی به چنین سؤالاتی دریافت نکنند، سود پرداخت شده برای اعتبار پذیرفته نمی شود. سپس شرکت باید به مبلغ پرداخت کمک کند (قسمت 1، ماده 7 قانون فدرال مورخ 07.24.09 شماره 212-FZ، بند 1 ماده 20.1 قانون فدرال مورخ 07.24.98 شماره 125- FZ). یعنی ممکن است با ارزیابی‌های اضافی از سهم بیمه اجتماعی، بیمه بازنشستگی و بیمه سلامت (به عنوان بخشی از بازرسی منفرد یا مشترک صندوق بازنشستگی روسیه)، و همچنین مالیات بر درآمد شخصی (در طول مالیات بر درآمد شخصی در محل) مواجه شود. بازرسی).

تمرین نشان می دهد که کارمندان FSS مشکوک هستند که مقدار مزایا اغلب به طور مصنوعی افزایش می یابد. و اغلب دادگاه ها با کنترل کنندگان موافقت می کنند (به عنوان مثال، تصمیم دادگاه داوری منطقه سیبری شرقی مورخ 18/09/14 شماره A19-16413/2013، و همچنین دادگاه های داوری فدرال منطقه سیبری شرقی به تاریخ 13/12/13 شماره A33-5426/2013، و دادگاه سیبری غربی مورخ 08/12/13 شماره A46-29711/2012، منطقه خاور دور شماره F03-3341/2013 مورخ 01.08.13، منطقه قفقاز شمالی شماره A01-565/2012 مورخ 13/02/18). با این حال، می توان با اطمینان گفت که نتیجه پرونده در دادگاه به استدلال های شرکت بستگی دارد. تصمیمات دادگاهی زیادی به نفع بیمه شدگان وجود دارد، از جمله مصوبه هیئت رئیسه دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه به شماره 16549/12 مورخ 23/04/13 (همچنین به تصمیمات دادگاه های داوری فدرال ولگا در تاریخ 13/08/27 مراجعه کنید). شماره A65-32607/2012، دادگاه های سیبری شرقی مورخ 08.6.13 شماره A33-17568 /2012، سیبری غربی از تاریخ 05/07/13 شماره A27-11253/2012 (با تصمیم دادگاه عالی داوری به قوت خود باقی مانده است. فدراسیون روسیه از 07/04/13 شماره VAS-7923/13) مناطق).

برای اینکه منطقی برای استخدام کارمند باردار در پرواز ایجاد نشود، توصیه می شود که شرکت یک مقررات داخلی تدوین کند. که در آن باید منطق اعمال خود را در چنین شرایطی به وضوح توجیه کنید.

به چه شکلی تدوین شده است؟در قالب یک آیین نامه داخلی جداگانه در مورد نحوه استخدام کارمندان باردار. اگر سند توسط خدمات پرسنلی سازمان تهیه و توسط مدیر کل تأیید شود، ایمن تر است. علاوه بر این، در مقررات امضای حسابدار ارشد در مورد آشنایی با سند مهم است.

آنچه باید در سند باشد.اولاً، مقررات باید نشان دهد که شرکت زنان باردار و زنان دارای فرزند را به طور کلی استخدام می کند. امتناع از انعقاد قرارداد کار با چنین کارمندانی نقض مستقیم ماده 64 قانون کار فدراسیون روسیه است. تجزیه و تحلیل رویه قضایی نشان می دهد که این قانع کننده ترین استدلال به نفع شرکت در چنین اختلافاتی است (قطعات دادگاه داوری فدرال اورال مورخ 05.22.13 شماره F09-4047/13، مورخ 06.10.13 شماره F09-5133 /13 (تأیید شده توسط تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه در 08.26.13 شماره VAS-11929/13)، منطقه سیبری غربی مورخ 08.30.13 شماره A27-20974/2012). علاوه بر این، سازمان می تواند اضافه کند که امتناع غیر منطقی از پذیرش زن باردار دارای مجازات کیفری است (ماده 145 قانون جزا).

ثانیاً، توصیه می شود در این مفاد ذکر شود که قانون پرداخت مزایای زایمان و پذیرش هزینه های بیمه گر را منوط به مدت زمان کار زن قبل از وقوع حادثه بیمه نکرده است. عمل تأیید می کند که در وضعیت مورد بررسی، این یک استدلال بسیار مؤثر است و دادگاه ها آن را می پذیرند (تصمیمات دادگاه های داوری فدرال اورال مورخ 11 ژوئیه 2013 شماره F09-6714/13، دادگاه داوری مرکزی مورخ 24 ژانویه 2012 شماره A48-664/2011 (تأیید شده توسط تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه از 11 آوریل 2012 شماره VAS-3548/12)، منطقه شمال غربی شماره A56-56931/2010 مورخ 05/16 /11).

ثالثاً، سند باید تأکید کند که صلاحیت های یک کارمند باردار باید کاملاً با موقعیتی که او اشغال می کند مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال، دادگاه داوری فدرال ناحیه شمال غربی، در قطعنامه شماره A66-9662/2012 مورخ 20 ژوئن 2013، توجه خود را به این واقعیت جلب کرد که یک کارمند باردار دارای تحصیلات حرفه ای بالاتر در تخصص "روش های ریاضی و تحقیق در عملیات است. در اقتصاد" با مدرک "اقتصاددان - ریاضیدان" . به گفته دادگاه، این صلاحیت به یک زن اجازه می دهد ابتدا به عنوان مدیر بازاریابی و سپس به عنوان مدیر شرکت کار کند. در همین مورد دادگاه استدلال مؤثر دیگری را به بیمه شدگان پیشنهاد کرد. اصل آن این است که قانون، بیمه گر را موظف به توجیه صرفه اقتصادی استخدام کارمند باردار نکرده است.

چهارم اینکه در سند پرداختن به موضوع تعیین دستمزد کارگران باردار مهم است. و تاکید کنید که حقوق و دستمزد مطابق جدول زمانبندی پرسنل مصوب شرکت تعیین می شود. بنابراین، کارفرما باید درک کند که در تلاش برای تعیین حقوق بیشتر برای یک زن، ارائه یک موقعیت جدید برای او در جدول کارکنان امن تر است. توضیح نیاز به یک جای خالی جدید آسان تر است (برای مثال، یک بازاریاب پیشرو برای کشف بازارهای جدید مورد نیاز بود) تا توضیح تفاوت های قابل توجه در حقوق کارکنان مشابه.

در اینجا مثالی از نحوه انجام ندادن آن آورده شده است. یک شرکت ولگوگراد مزایای یک کارمند باردار (معاون مدیر کل) را بر اساس حقوق 30 هزار روبل برای یک روز کاری سه ساعته محاسبه کرد. معلوم شد که حقوق کامل برای چنین موقعیتی 80 هزار روبل است که 1.6 برابر بیشتر از حقوق یک مدیر و 11.9 برابر بیشتر از حقوق حسابدار و مدیر است. البته دادگاه چنین تفاوتی را مصنوعی دانست. و او با بازرسان موافقت کرد که شرکت عمداً طرحی را برای افزایش میزان مزایا ایجاد کرده است (قطعنامه دادگاه داوری فدرال ناحیه ولگا مورخ 30 اوت 2011 شماره A12-24193/2010، با تصمیم عالی تایید شد. دادگاه داوری فدراسیون روسیه از 22 دسامبر 2011 شماره VAS-16170/11).

اجازه دهید توجه داشته باشیم که در تمام اختلافات مشابه، شرکت ها فقط به یک دلیل قادر به دفاع از خود نبودند - آنها واقعیت رابطه کار را ثابت نکردند. یعنی حضور یک کارمند در محل کار و انجام واقعی وظایف شغلی او (به عنوان مثال، قطعنامه دادگاه داوری فدرال منطقه قفقاز شمالی مورخ 04.08.11 شماره A32-31681/2010 (تأیید شده توسط تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه از 27.10.11 شماره VAS-13478/11)).

اگر شرکت تأیید کند که کارمند باردار واقعاً وظایف شغلی را انجام داده است که برای آن حقوق مناسب دریافت کرده است ، به احتمال زیاد دادگاه امتناع FSS را غیرقانونی می داند. به عنوان مثال، در یکی از موارد، صندوق از جبران مزایای مربوط به یک کارمند باردار که به عنوان وکیل در یک فروشگاه با حقوق 30 هزار روبل استخدام شده بود، خودداری کرد. به گفته کنترل کنندگان، این حقوق به طور مصنوعی بالا است، زیرا حقوق مدیر در همان فروشگاه 20 هزار روبل بود. با این حال، در واقع او 10 هزار روبل دریافت کرد. با این حال، این کارآفرین توضیح داد که اگرچه شهروند خاصی به عنوان مدیر فروشگاه درج شده است، اما در واقع او یکی نبوده است. مدیریت مستقیم توسط خود کارآفرین انجام شد. و کارگردان با توجه به زمان کار دستمزد می گرفت (هر روز بیرون نمی رفت). همچنین این کارآفرین توضیح داد که علاوه بر کارهای قانونی، مدیریت فعالیت فروشگاه و رفع مشکلات سازمانی نیز به کارمند باردار سپرده شده است. در نتیجه، امتناع صندوق از جبران سود توسط هیئت رئیسه دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه غیرقانونی اعلام شد (قطعنامه مورخ 23 آوریل 2013 شماره 16549/12).

بنابراین، اگر یک کارمند باردار مسئولیت های شغلی اضافی را انجام دهد، ایمن تر است که این موضوع را در یک توافق نامه اضافی به قرارداد کار منعقد شده با او برطرف کنید. به علاوه، این یک توجیه اضافی برای افزایش حقوق (حتی برای یک دوره موقت) خواهد بود.

اقدامات امنیتی اضافیعلاوه بر توجیه منطقی، داشتن اسنادی که صحت رابطه استخدامی را تایید می کند برای کارفرما مهم است. به طور خاص، اینها ممکن است دستورات استخدامی، کپی دفترچه های کار، برنامه زمانبندی کارکنان، فیش حقوقی، برگه های زمانی، شرح وظایف و غیره باشند.

بنابراین، در یکی از موارد، شرکت این واقعیت را تأیید کرد که یک کارمند باردار وظایف شغلی خود را با اسناد حسابداری اولیه انجام داده است: گزیده ای از دفتر درآمد و هزینه ها، یک کپی از فاکتور و کپی از یادداشت های تحویل (قطعنامه دادگاه داوری فدرال ناحیه اورال مورخ 11 ژوئیه 2013 شماره F09-6714/13).

علاوه بر این، در این طرح نباید یک نکته مهم را از دست داد - روابط خانوادگی. دادگاه ها اغلب این را مبنایی برای امتناع از بازپرداخت وجوه از صندوق بیمه اجتماعی می دانند. به عنوان مثال، زمانی که یک زن باردار خود را پیدا کرد، این اتفاق در شرایط زیر افتاد:

• دختر مدیر شرکت (قطعنامه دادگاه داوری فدرال ناحیه سیبری غربی مورخ 08/12/13 شماره A46-29711/2012)؛
• خواهر یک کارآفرین (قطعنامه دادگاه داوری فدرال ناحیه سیبری غربی مورخ 1 آوریل 2013 شماره A27-14796/2012)؛
• همسر مدیر و بنیانگذار انحصاری شرکت (قطعنامه دادگاه داوری فدرال ناحیه سیبری شرقی مورخ 08/30/12 شماره A33-14985/2011).

با این حال، عمل نشان می دهد که همه دادگاه ها وجود پیوندهای خانوادگی را مانعی برای انکار منافع نمی دانند. به ویژه، در یکی از موارد، داوران نشان دادند که اساس استخدام کارمند در درجه اول پیشنهاد مرکز کار است و نه وجود رابطه خانوادگی با کارآفرین (قطعنامه دادگاه داوری فدرال شمال- منطقه غربی مورخ 23 سپتامبر 2013 شماره A21-9542/2012 (تأیید شده توسط حکم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه به شماره VAS-17019/13 در 12/09/13 قضات در بسیاری از موارد به نتایج مشابهی رسیدند). تصمیمات دیگر (به عنوان مثال، تصمیمات دادگاه داوری فدرال سیبری شرقی مورخ 08/23/12 شماره A33-20033/2011، دادگاه اورال مورخ 05. 04.12 شماره F09-2332/12، شرق دور از 06.19.12 No. F03-1893/2012، Volga-Vyatka از 10.24.11 شماره A82-14347/2010، سیبری غربی از 09.06.11 شماره A45-21736/2010 مناطق).

هنجارهای قانونی قوانینی را برای تهیه این مقاله رسمی پیش بینی نمی کنند، زیرا در OKUD (طبقه بندی کننده تمام روسی اسناد مدیریت) هیچ اشاره ای به آن نشده است.

آماده سازی آن توسط الزامات استاندارد روسی GOST R.30-2003 تنظیم می شود که قوانین طراحی واضحی را ارائه می دهد.

قدرت قانونی یادداشت با ذکر واضح و صحیح کلیه جزئیات تضمین می شود. در مواقعی که برای دستیابی به هدف معینی در راستای منافع شرکت لازم باشد توسط رئیس یک بخش یا سایر واحدهای تولیدی ساختاری (علمی) تدوین می شود.

چنین شرایطی برای مثال زمانی ایجاد می شود که نیاز به استخدام یک کارمند اضافی است و مشکل تنها با دخالت یک بخش مرتبط یا مسئول آن قابل حل است.

در سند استخدام کارمند چه باید باشد؟

برخلاف یادداشت، این سند ارتباط تجاری بین اشیاء مدیریتی را فراهم می کنددر سطح افقی برای رئیس شرکت ارسال نمی شود.

کار بر روی ایجاد یک مقاله رسمی باید شامل مراحل زیر باشد:

مدیران میانی و ارشد مدرن به زبان اعداد مسلط هستند و از شکایات مبهم در مورد اضافه بار زیاد آگاه نیستند.

یک مدیر ذیصلاح در یادداشت خود هزینه های اضافی احتمالی افزایش کارکنان را ارزیابی کرده و آنها را با مزایایی که در پایان دریافت می شود مقایسه می کند.

چگونه یک مقاله را به درستی تهیه کنیم؟

یادداشت استخدام کارمند باید شامل اطلاعات زیر باشد:

• نام شخصی که مقاله برای او ارسال شده است (در گوشه سمت راست بالای صفحه، در حروف دایو). در این مورد، مخاطب ممکن است رئیس بخش پرسنل باشد.
• ذکر مشخصات نویسنده که یادداشت از طرف او ارسال شده است.
• نام - عنوان قبل از متن (در حالت اضافه)؛
• محتوای متنی مستقیم؛
• تاریخ نگارش؛
• امضای نویسنده (در گوشه سمت چپ پایین صفحه) که موقعیت و نام خانوادگی را با حروف اول نشان می دهد.

بخش متن دلایل تهیه مقاله تجاری را که مبنای درخواست است، بیان می کند.

در مرحله بعد ، نویسنده به نتیجه گیری منطقی یادداشت می رود - یک درخواست ، بیانیه اقدامات احتمالی ، پیشنهادی برای تنظیم قرارداد کار با یک کارمند اضافی.

در این مورد، لازم است مشخص شود که کارمند برای چه موقعیتی باید استخدام شود. برای یک شرکت کوچک، یک آدرس رسمی ممکن است یک تشریفات بیش از حد باشد.

اما اگر شرکت هزاران کارمند را استخدام کرده و دارای تقسیمات ساختاری باشد، ابزار تعامل بین آنها دقیقاً این سند را می توان از طریق ایمیل نیز ارسال کرد.

یک "به علاوه" قابل توجه بررسی سریع و دستیابی سریع به هدف خواهد بود.

تهیه یادداشت به صورت الکترونیکی با نوشتن دستی آن روی کاغذ تفاوتی ندارد. نیازی به پر کردن قسمت آدرس نیست.

همین امر در مورد امضا نیز صدق می کند - فرستنده را می توان با آدرس پیام نیز شناسایی کرد.

مثال مشخص

رئیس بخش منابع انسانی CTNI LLC Bochkovskaya A.V.

از حسابدار ارشد Shulga L.V.

یادداشت خدمات

در مورد نیاز به استخدام کارمند جدید

طی ماه گذشته، یک وضعیت قابل پیش بینی در بخش حسابداری شرکت در ارتباط با گسترش تولید ایجاد شده است - راه اندازی یک کارگاه چاپ. اضافه بار کارکنان کلیدی بر کیفیت حسابداری و گزارشگری تأثیر می گذارد. یکی از کارمندان M.G Sadovskaya است. - به صورت پاره وقت کار می کند و بیش از 4 ساعت را در محل کار نمی گذراند. به همین دلیل، او نمی تواند با افزایش بار مقابله کند.

من از شما می خواهم که یک متخصص جدید را در محل اصلی کار در بخش حسابداری استخدام کنید و طبق ماده 288 قانون کار روسیه رابطه کاری را با کارگر پاره وقت قطع کنید. زمانی که برای یک کار پاره وقت استخدام شد، در مورد نیاز به اخراج هشدار داده شد.

حسابدار ارشد Shulga L.V.

اقدامات بعدی - اطلاع دادن به M.G. Sadovskaya، تهیه دستور اخراج و سپس پذیرش یک فرد جدید در بخش حسابداری - نتیجه یادداشت ارسال شده است.

شروع تصمیمات مدیریتی هدف اصلی اطلاعات و مستندات مرجع است که شامل یادداشت می باشد. در اغلب موارد، هنگام بروز مسائل پرسنلی، برای حل مشکلات تامین اقتصادی، ارائه اطلاعات به بخش‌های دیگر، و رفع مشکلات سازمانی دیگر تدوین می‌شود.