فرم اسناد حسابداری نحوه تهیه اسناد اولیه در حسابداری. آنچه در مورد اسناد حسابداری اعمال می شود

صفحه اصلی

پانل های آلومینیومی

سند حسابداری اولیه حامل اطلاعات مربوط به معاملات تجاری یک واحد اقتصادی است. لیست اشخاصی که نهادهای اقتصادی هستند توسط هنر تعیین می شود. 2 قانون فدرال-402 "در مورد حسابداری". همان قانون الزامات شکل و تکمیل اقدامات حسابداری و همچنین قوانین اساسی برای انعکاس آنها در حسابداری را تعریف می کند.

قوانین مدرن، نهادهای حقوق خصوصی (که بر روی سپرده های خصوصی ایجاد شده اند) را ملزم نمی کند که از اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه هنگام پردازش معاملات استفاده کنند. اما اگر خواننده موضوع حقوق عمومی (با سهم مشارکت شهرداری یا فدرال) باشد یا با چنین موضوعاتی وارد معامله شود، نمی توان از اشکال یکپارچه اجتناب کرد.

سازمان حسابداری اولیه

برای تعیین اینکه چه چیزی به اسناد اولیه تعلق دارد و چه چیزی نیست، می توانید استفاده کنید قانون ساده: سند یک عملیات واقعی برای تغییر ترکیب دارایی شرکت را منعکس می کند - این به معنای "اصلی" است. البته، این یک رویکرد بسیار ساده است (و استثناهایی هم دارد)، اما تقریباً همیشه نتیجه درستی می دهد.

بنابراین، موارد زیر را نمی توان به عنوان اقدامات اولیه طبقه بندی کرد: دستورات و دستورالعمل های اداره، گواهی های حسابداری، حساب ها (نگاه کنید به چه چیزی)، رسیدها، و غیره. ثبت حسابداری نباید بر اساس این اوراق پر شود. اما اهمیت آنها را نمی توان کاهش داد، زیرا آنها پیش نیازهای اجرای معاملات تجاری را تشکیل می دهند و بنابراین می توانند به عنوان شاهدی بر نیات طرفین معامله باشند.

ماده 9 قانون فدرال-402 فهرست کاملی از الزامات اسناد اولیه را ارائه می دهد. بر اساس یک "گزارش اولیه" که مطابق با این هنجار گردآوری شده است، یک شرکت می تواند با خیال راحت اطلاعات مربوط به عملیات خود را نمایش دهد، بدون نگرانی از اینکه آنها ساختگی شناخته می شوند.

قوانین اساسی برای تهیه پیش نویس:

واقعیت رویدادها (سند باید پس از اتمام یک اقدام - انتقال ملک، شناسایی کمبود، پذیرش کالا و غیره) تنظیم شود، اگر رویداد فقط برنامه ریزی شده باشد، نمی توان آن را به عنوان "اصلی" رسمی کرد. سند، و حتی بیشتر از آن نمی تواند در داده های حسابداری گنجانده شود.
این قانون باید حاوی اطلاعاتی در مورد طرف هایی باشد که در تهیه آن شرکت کرده اند (چه کسی ارسال می کند و چه کسی دریافت می کند) ، تمام داده های شناسایی نهاد تجاری نشان داده شده است.
زمان و مکان واقعی معامله (اگر کالا در شهر N منتقل شده باشد، به هیچ وجه نباید نشان داده شود که قانون انتقال در شهر R تنظیم شده است، زیرا مقامات نظارتی حق دارند توضیحی در مورد آن مطالبه کنند. چگونه کالا از انبار در شهر N به شهر R ختم شده است. و اگر کارآفرین نتواند این شرایط را توجیه کند، انتقال ممکن است ساختگی تلقی شود).
محتوای معامله (اگر یک کارآفرین در مورد نام عملیاتی که برای آن "اولیه" تنظیم می کند شک دارد، باید توافق نامه بین طرفین را بررسی کند و بر اساس آن تعیین کند که طرفین متقابل چه چیزی موظف هستند. انجام: انجام کار، ارائه خدمات یا عرضه کالا)؛
طبیعی و واحدهای پولیعملیات؛
نام موقعیت، حروف اول، امضای افراد مجاز توسط طرفین برای تأیید واقعیت معامله (نگاه کنید به).

سندی که الزامات ذکر شده را برآورده می کند تقریباً همیشه مشمول درج در ثبت حسابداری اشخاص حقوق خصوصی است. یک استثنا ممکن است مواردی باشد که طرفین قرارداد در مورد فرم تنظیم اقدامات اولیه توافق کردند ، اما به دلایلی این فرم توسط یکی از طرفین رعایت نشد. در این مورد، طرف مقابل که "اصلی" اشتباه دریافت کرده است می تواند از طریق دادگاه نسبت به اقدامات مجرم تجدید نظر کند.

دانستن نحوه فرمت صحیح آن مفید است. ساختار سند، روش تنظیم و امضا.

توجه به شرکت کنندگان اشخاص حقوقی: و نحوه پر کردن صحیح آن.

تیم وب سایت دنیای کسب و کار به همه خوانندگان توصیه می کند که دوره سرمایه گذار تنبل را بگذرانند، جایی که شما یاد می گیرید که چگونه امور را در امور مالی شخصی خود مرتب کنید و یاد می گیرید که چگونه درآمد غیرفعال به دست آورید. بدون فریب، فقط اطلاعات با کیفیت بالا از یک سرمایه گذار فعال (از املاک و مستغلات گرفته تا ارزهای دیجیتال). هفته اول آموزش رایگان است! ثبت نام برای یک هفته آموزش رایگان

انواع اسناد

طبقه بندی اسناد اولیه - منحصرا جنبه نظری، که تاثیر کمی بر روی دارد کار عملیحسابدار به طور متعارف، انواع زیر "اصلی" را می توان متمایز کرد:

گزارش دقیق/گزارش غیر دقیق؛
دوطرفه/یکطرفه;
یک بار / تلفیقی؛
روی کاغذ/الکترونیک

امروزه در حسابداری موضوعات حقوق خصوصی عملاً از فرم های گزارشگری دقیق استفاده نمی شود. کارآفرینان می توانند وکالتنامه، دستورات نقدی، فاکتورها را به طور مستقل و با رعایت الزامات عمومیقانون گذاری

اینکه سند اولیه دو طرفه یا یک طرفه چیست با توجه به تعداد طرفین تعیین می شود. بنابراین، دستور پرداخت یک سند اولیه یک طرفه است، زیرا نشان دهنده عمل تنها یک طرف - پرداخت کننده است. به عنوان مثال ، یک فاکتور دو طرفه است ، زیرا طبق این سند ، تأمین کننده یک عمل فعال را انجام می دهد - ارسال می کند و گیرنده - دریافت می کند.

نحوه تهیه اسناد اولیه

کامپیوتری حسابدارییک روش تقریباً خودکار برای تنظیم اقدامات اولیه ارائه می دهد. هر برنامه حسابداری فرم‌های «اولیه» را ارائه می‌کند، از قراردادها تا شکایات (نگاه کنید به).

فرم ها از به روز شده برنامه های کامپیوتریتمام الزامات مربوط به انعکاس معاملات تجاری در حسابداری یک شرکت را به طور کامل برآورده می کند. اما اگر این فرم ها به طور کامل تمام اقدامات طرفین را منعکس نکنند، باید به طور مستقل سندی تهیه کنید که واقعیت تمام جنبه های عملیات را کاملاً تأیید کند.

هنگام تنظیم فرم ها، می توانید از فرم های یکپارچه آنها استفاده کنید، که توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه شماره 7 در 21 ژانویه 2003 تأیید شده است. با توجه به اجباری نبودن این فرم ها برای موضوعات حقوق خصوصی، هر کارآفرین می تواند آن ها را متناسب با نیاز خود تغییر دهد، بدون اینکه رعایت کند. الزامات اجباری(ماده 9 قانون فدرال-402).

مهم! اشکال اسناد اولیه که به طور خاص برای شرایط عملیاتی یک شرکت خاص تهیه شده است، توسط کسی جز رئیس این شرکت به دستور وی در مورد سازمان حسابداری تأیید نمی شود. برای این سفارش نیز هیچ الزامی وجود ندارد، اما بهتر است هر بار آن را تنظیم کنید سال نوبا در نظر گرفتن الزامات قوانین در حال تغییر پویا.

اما حتی اگر به دلایلی حسابداری شرکت از فرم های "اولیه" استفاده کند که توسط مدیریت تایید نشده است ، اما توسط آنها امضا شده است ، این اسناد دارای قدرت قانونی هستند.

پر کردن فرم های اقدامات اولیه با رعایت قوانین زیر ضروری است:

به اصلاحات اجازه ندهید؛
اطلاعات قابل اعتماد و قابل فهم را وارد کنید (بدون کدگذاری غیر استاندارد یا اختصارات نامشخص)؛
تمام ستون های خالی باید با یک خط تیره پر شوند.
اگر نیاز به افزودن به فرم باشد، قبل از امضای طرفین نشان داده می شود (مفید است بدانید).

برای هر امضاکننده یک اصل از قانون اولیه تهیه می شود. اگر فرم توسط دو طرف امضا شود، دو نسخه اصلی ساخته می شود، اگر یکی، تنها یک نسخه اصلی می تواند وجود داشته باشد.

فرم آسیب دیده باید خط خورده و برای دفع ارسال شود.

ذخیره "سوابق اولیه" و ارائه اطلاعات در مورد معاملات تجاری

اصل اسناد اولیه توسط هر یک از شرکت کنندگان در معامله تجاری نگهداری می شود. قطعنامه شماره 7 کمیته آمار دولتی تعیین می کند که "ثبت اولیه" در پرونده ها به ترتیب زمانی برای هر ثبت حسابداری ذخیره می شود. این راحت ترین فرمت برای جمع آوری و پردازش اطلاعات حسابداری است.

فایل ها در آرشیو شرکت ذخیره می شوند. مدت و روش نگهداری هر نوع اسناد اولیه و ثبت حسابداری با دستور شماره 558 وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 25 اوت 2010 (با اصلاح و تکمیل) تعیین می شود. به طور معمول دوره نگهداری سه سال است، اما تعدادی از اسناد وجود دارد که باید برای مدت طولانی تری نگهداری شوند.

در قلک کارفرما: نحوه درست کردن. نحوه ثبت نام کارگران پاره وقت و محاسبه حقوق برای این قبیل کارمندان.

آیا ممکن است؟ ویژگی های انتساب و گسترش آزمون به کارکنان در حین استخدام.

قانون محاسبات الزام می کند که کلیه معاملات تجاری که توسط یک سازمان انجام می شود مستند به اسناد و مدارک باشد (ماده 9). این اسناد، اسناد اولیه حسابداری هستند که حسابداری بر اساس آنها انجام می شود.

فرم های یکپارچه

اسناد حسابداری اولیه در صورتی برای حسابداری پذیرفته می شود که مطابق فرم موجود در آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تنظیم شوند. با فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 07/08/97 شماره 835 "در مورد اسناد حسابداری اولیه"، وظایف توسعه و تایید آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه و آنها نسخه های الکترونیکیبه کمیته آمار دولتی روسیه اختصاص داده شده است. محتوا و ترکیب فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه توسط کمیته با وزارت دارایی روسیه و وزارت اقتصاد روسیه توافق می شود.

کمیته آمار دولتی روسیه، در تدوین قطعنامه فوق الذکر دولت روسیه، روش استفاده از فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه و همچنین آلبوم فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای برخی از اشیاء را تصویب کرد. حسابداری. جدول فهرستی از این تصمیمات را ارائه می دهد.

شیء حسابداری	قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه
		نام
دارایی های ثابت			در مورد تأیید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری دارایی های ثابت
دارایی های نامشهود، مواد، کار ساخت و ساز سرمایه			در مورد تصویب اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن، دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود، مصالح، اقلام کم ارزش و پوشیدنی، کار ساخت و ساز سرمایه
محصولات و موجودی در مناطق ذخیره سازی			در مورد تأیید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری محصولات، اقلام موجودی در مناطق ذخیره سازی
حسابداری معاملات تجاری			در مورد تأیید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت عملیات تجاری.
کار می کند ماشین آلات ساختمانیو مکانیسم ها، کار در حمل و نقل جاده ای			در مورد تصویب فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار ماشین آلات و مکانیزم های ساختمانی، کار در حمل و نقل جاده ای
محصولات کشاورزی و مواد اولیه			در مورد تصویب اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری محصولات کشاورزی و مواد خام
پول نقد در دست، نتایج موجودی			در مورد تأیید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه معاملات نقدی، برای ثبت نتایج موجودی
نتایج موجودی			در مورد تأیید فرم یکپارچه اسناد حسابداری اولیه شماره INV-26 "ثبت نتایج شناسایی شده توسط موجودی"
نقدی صادر شده علی الحساب			در مورد تصویب فرم یکپارچه اسناد حسابداری اولیه شماره AO-1 "گزارش قبلی"
نیروی کار و پرداخت آن			در مورد تأیید اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت

اجازه دهید توجه داشته باشیم که با فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 25 دسامبر 1998 شماره 132، آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت عملیات تجاری تصویب شد. یعنی:

آلبومی از اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت تسویه نقدی با جمعیت هنگام انجام عملیات تجاری با استفاده از صندوق های نقدی.

آلبومی از اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت عملیات تجاری؛

آلبومی از اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت عملیات تجاری هنگام فروش کالا به صورت اعتباری و در تجارت کمیسیون.

آلبوم فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای عملیات حسابداری در پذیرایی عمومی.

از فرم‌های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تأیید شده قبلی، با فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 30 اکتبر 1997 شماره 71a، فرم‌های حسابداری دارایی‌های نامشهود، مواد و همچنین کار در ساخت و ساز سرمایه همچنان به قوت خود باقی است. .

پس از معرفی نمودار جدید حسابداری برای حسابداری فعالیت های مالی و اقتصادی سازمان ها (مصوب به دستور وزارت دارایی روسیه در 31 اکتبر 2000 شماره 94n)، اقلام کم ارزش و پوشیدنی از اشیاء پذیرفته شده ناپدید شدند. برای حسابداری با این حال، برخی از این اشیاء همچنان به عنوان دارایی های ثابت به حساب می آیند. هنگام ترجمه آنها، برای ساده کردن حسابداری، وزارت دارایی روسیه مورخ 27 دسامبر 2001 به شماره 16-00-14/573 اجازه داد، به جای صدور گواهی پذیرش (فاکتور) برای هر یک از آنها - انتقال دارایی های ثابت در فرم شماره OS-1، برای استفاده از فرم های یکپارچه استفاده شده قبلی برای شرکت های تجاری کوچک:

کارت ثبت نام اقلام کم ارزش و فرسوده (فرم شماره MB-2)

برگه ثبت صدور لباس محافظ، کفش ایمنی و تجهیزات ایمنی (فرم شماره MB-7).

بنابراین، هنگام انصراف، شرکت های تجاری کوچک سابق که کاملا مستهلک شده اند، به عنوان بخشی از دارایی های ثابت به حساب می آیند، در صورتی که برای آنها نامناسب باشند. استفاده بیشترمنطقی است که از فرم های یکپارچه زیر برای IBP استفاده کنید:

عمل دفع اقلام کم ارزش و زود سایش (فرم شماره MB-4)؛

نسبت به حذف اقلام کم ارزش و فرسوده اقدام کنید (فرم شماره MB-8).

از نظر ما فرم های ذکر شده در بالا برای حسابداری موجودی و لوازم خانگی کاملاً مناسب است.

بار دیگر تأکید می کنیم که فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه که در آلبوم فرم ها موجود است، الزامی است.

در عین حال، در برخی موارد، شاخص های موجود در این فرم ها برای سازمان ها کافی نیست، زیرا آنها نمی توانند انواع فعالیت های سازمان، ویژگی های چرخه های فناوری و ساختار آنها را در نظر بگیرند. در ارتباط با این، رویه استفاده از فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تصریح می کند که فرمت فرم های ذکر شده در آلبوم فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه توصیه می شود و ممکن است تغییر یابد. بنابراین، برای انعکاس معاملات تجاری، سازمان ها حق دارند به تشخیص خود آنها را تکمیل کنند. اما این در مورد فرم های یکپارچه برای ثبت تراکنش های نقدی صدق نمی کند.

هنگام ایجاد تغییرات مناسب در فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تایید شده توسط کمیته آمار دولتی روسیه، سازمان باید موارد زیر را رعایت کند:

تمام جزئیات فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تایید شده توسط کمیته بدون تغییر باقی می مانند، از جمله کد، شماره فرم، نام سند.

حذف جزئیات فردی از فرم های یکپارچه مجاز نیست.

تغییرات ایجاد شده در فرم های یکپارچه اسناد اولیه باید در سند سازمانی و اداری مربوطه سازمان ثبت شود.

سازمان هایی که درگیر تولید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه هستند، هنگام تولید آنها، برای راحتی در قرار دادن و پردازش اطلاعات لازم، می توانند در قطعات تغییراتی ایجاد کنند:

گسترش و انقباض نمودارها و ردیف ها با در نظر گرفتن اهمیت شاخص ها.

گنجاندن خطوط اضافی (از جمله خطوط آزاد) و برگ های شل.

علاوه بر فرم های یکپارچه اسناد اولیه تایید شده توسط کمیته آمار دولتی روسیه، فرم های "بخشی" اسناد اولیه نیز وجود دارد.

بنابراین برای حمل و نقل کالا توسط راه آهناز یک بارنامه راه آهن استفاده می شود که فرم آن به دستور وزارت راه آهن روسیه مورخ 18 ژوئن 2003 شماره 39 تأیید شده است (همان دستور قوانین تکمیل آن را نیز تأیید کرده است).

فرم های خود توسعه یافته

با این حال، با تنوع فعالیت های تولیدی و اقتصادی، موارد پیچیده تری نیز وجود دارد که هیچ فرم استانداردی برای عملیات خاص وجود ندارد. در این مورد، سازمان حق دارد به طور مستقل فرم سند اولیه را توسعه دهد. اما در عین حال، سند باید جزئیات اجباری را که در بند 2 ماده 9 قانون محاسبات تعیین شده است ارائه کند. سند در حال توسعه باید شامل موارد زیر باشد:

نام سند؛

تاریخ تهیه سند؛

نام سازمانی که سند از طرف آن تنظیم شده است.

محتوای یک معامله تجاری؛

اندازه گیری معاملات تجاری در شرایط فیزیکی و پولی؛

اسامی سمت افراد مسئول اجرای معامله تجاری و صحت اجرای آن؛

امضای شخصی این افراد

اشکال اسناد حسابداری اولیه که به طور مستقل توسط سازمان تهیه شده است و برای مستندسازی حقایق فعالیت اقتصادی استفاده می شود، که برای آنها اشکال استاندارد یکپارچه اسناد حسابداری اولیه ارائه نشده است، هنگام تشکیل خط مشی حسابداری آن تأیید می شود (بند 5 PBU 1/98 ". خط مشی حسابداری سازمان»؛ تصویب شده توسط وزارت دارایی روسیه مورخ 09.12.98 شماره 60n).

چنین اسنادی که به طور مستقل توسعه یافته اند می توانند: گزارش ها و یادداشت ها(توجیه نیاز به هزینه های معین برای فعالیت کارآفرینیسازمان ها)، اظهارات و اقدامات معیوب که نیاز به اجرا را توجیه می کند تعمیر کار، به هزینه های تفریح و غیره عمل می کند.

مثال 1در 27 سپتامبر 2004، Intkompleks LLC هزینه هایی را برای هزینه های سرگرمی متحمل شد. برای حذف موجودی های مصرف شده، از یک سند اولیه که به طور مستقل توسط سازمان تهیه شده است استفاده شد.

قانون شماره 41

در مورد انتساب هزینه ها به هزینه های سرگرمی

ما، مدیر مالی امضا کننده زیر، اسلودنوف R.M.، حسابدار ارشد Derzhavets N.V.، رئیس بخش Rykov V.V.، توسط این قانون، توصیه می کنیم که هزینه های سرگرمی مربوط به فعالیت های تجاری شامل هزینه های سازماندهی پذیرایی نمایندگان پاسات OJSC (Tula) شود. ) .

این پذیرایی در 27 سپتامبر 2004 در دفتر Intcomplex LLC به آدرس: مسکو، لنینگرادسکی پرسپکت، 47، دفتر انجام شد. 410 مطابق با برنامه جلسات تجاری مصوب 20 سپتامبر 2004.

در این جلسه مسائل مربوط به عرضه بیشتر محصولات تحت موافقتنامه شماره 25/04-k مورخ 8 اسفند 1383 مورد بحث و بررسی قرار گرفت.

شرکت کنندگان در جلسه:

از OJSC "Pasat": مدیر کل Bykov I.V. ، معاون مدیر Sherankov D.Yu. ، رئیس بخش Murzin K.L. ، متخصص برجسته رومن A.L.

از Intkomplek LLC: مدیر کل Slukhov M.D.، مدیر مالی Sludnov R.M.، رئیس بخش Rykov V.V.،

در این جلسه لوازم زیر مصرف شد:

	سوسیس "جشن" - 278 گرم
	جوش گوشت خوک - 198 گرم
	محصولات شراب و ودکا – کنیاک آرارات
	ماهی قرمز "سالمون" - 264 گرم
	قهوه
	آب نبات - 1 جعبه.
7.	محصولات نانوایی.
	TOTAL:	415.00 RUR

رسیدهایی که خرید موجودی های مشخص شده را تایید می کند به پیش گزارش V.V Surkova به شماره 98 مورخ 27 سپتامبر 2004 پیوست شده است. هزینه ها در چارچوب بودجه پیوست شده به برنامه جلسات تجاری متحمل شدند.

در طول فرآیند پذیرش از آن استفاده شد کتری برقی"تفال" با هزینه اولیه 980 روبل (به عنوان بخشی از دارایی های ثابت محاسبه می شود)، ظروف به ارزش 450 روبل. (به عنوان لوازم خانگی به حساب می آید).

مدیر مالی _____________________ R. M. Sludnov

حسابدار ارشد _____________________ N. V. Derzhavets

رئیس بخش _____________________ V.V

___________________

پایان مثال 1

در میان اسناد اولیه که مستقلاً تدوین شده است، لازم است گواهی حسابداری ذکر شود. برای سازمان های بودجه ای، فرم گواهی حسابداری به دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 30 دسامبر 1999 شماره 107n - فرم شماره 433 تأیید شد. حسابداران سازمان های تجاری نیز می توانند از این فرم استفاده کنند. با این حال، هیچ چیز سازمان را از ایجاد یک فرم راحت تر بر اساس آن باز نمی دارد.

توجه داشته باشید که حسابداری مجبور است اغلب به این سند مراجعه کند. هرگونه درج اصلاحی در حساب های حسابداری، محاسبات مختلف، از محاسبه مبالغ استهلاک ماهانه تا تعلق مالیات، جریمه، جریمه، محاسبه مجدد تعهدات مالیاتیو غیره باید چنین گواهینامه ای صادر شود.

مثال 2هنگام انجام موجودی کالا در سپتامبر 2004، Intkompleks LLC کمبود کالا را به مبلغ 5300 روبل شناسایی کرد. کمیسیون کارمند سازمان را مقصر کمبود دانست. Sokolnik V.P. که مسئولیت کامل مالی را بر عهده داشت، داوطلبانه موافقت کرد که خسارت وارده از او را جبران کند. دستمزد(حقوق او 10500 روبل است)

مطابق با الزامات مقامات مالیاتی، مالیات بر ارزش افزوده که قبلاً برای کسر کالاهای گمشده پذیرفته شده بود 954 روبل است. (18×5300 روبل) در حال بازسازی است. این مقدار مقدار کمبود را به 6254 روبل افزایش می دهد. (5300 + 954).

با در نظر گرفتن محدودیت مقرر در ماده 138 قانون کار فدراسیون روسیه، دولت تصمیم گرفت مبلغ مورد نظر را به مدت سه ماه رد کند.

در ماه های سپتامبر و اکتبر، حداکثر مبلغ ممکن از حقوق کارمند - 2100 روبل - کسر می شود. (RUB 10,500 x 20%)، در نوامبر - مابقی - 2054 روبل. (6254 – 2100 – 2100) .

نوع صورت حسابداری تهیه شده در زیر ارائه شده است.

سازمان LLC "Intcomplex"

گزارش حسابداری شماره 17

تاریخ تدوین

بدهی تعهدی Sokolnik V.P. برای کمبود کالا و کسر سررسید

دلیل صدور گواهی، توجیه ثبت های حسابداری

مبالغ _________________________________

محاسبات مبالغ منعکس شده در حساب های حسابداری

			ورودی حسابداری

1	22.09.04	هزینه کالاهای گم شده منعکس می شود
2	22.09.04	مالیات بر ارزش افزوده کمبود کالا بازگردانده شد
3	22.09.04	مالیات بر ارزش افزوده بازیابی شده در مبلغ کسری لحاظ می شود
4	22.09.04	بدهی کارکنان تعلق گرفت
5	22.09.04
6	29.10.04	بخشی از بدهی پرداخت شده است
7	30.11.04	بدهی به طور کامل بازپرداخت شده است

حسابدار _________________ V.V. سریکوا

رمزگشایی امضای امضا

حسابدار ارشد _________________ N.V. حاکم

رمزگشایی امضای امضا

____________________________

پایان مثال 2

با مقدمه حسابداری مالیاتیاهمیت اطلاعات حسابداری افزایش یافته است. همراه با سایر اسناد اولیه، گواهی حسابداری مبنایی برای ثبت نام در دفاتر حسابداری مالیاتی تحلیلی است (ماده 313 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

فرم های حسابداری مالیاتی

هنگام محاسبه مالیات بر درآمد، درآمد دریافتی به میزان هزینه های انجام شده کاهش می یابد که شرایط مندرج در بند 1 ماده 252 قانون مالیات فدراسیون روسیه را برآورده می کند. در این میان شواهد مستند هزینه ها نیز ذکر شده است. در این مورد، هزینه های مستند به معنای هزینه های تأیید شده توسط اسنادی است که مطابق با قوانین فدراسیون روسیه تهیه شده است.

داده های حسابداری مالیاتی را می توان با اسناد حسابداری اولیه (از جمله گواهی حسابدار)، ثبت حسابداری مالیاتی تحلیلی و محاسبه پایه مالیاتی (ماده 313 قانون مالیات فدراسیون روسیه) تأیید کرد.

مفهوم "سند حسابداری اولیه" به طور خاص توسط قانونگذار در قانون مالیات فدراسیون روسیه افشا نشده است. بنابراین، بر اساس هنجار بند 1 ماده 11 قانون مالیات فدراسیون روسیه، که مقرر می دارد موسسات، مفاهیم و اصطلاحات مدنی، خانوادگی و سایر شاخه های قانونگذاری فدراسیون روسیه در قانون مالیاتی فدراسیون روسیه استفاده شده است. فدراسیون روسیه به معنای استفاده از آنها در این شاخه های قانون اعمال می شود (مگر اینکه در قانون مالیات فدراسیون روسیه مقرر شده باشد)، اسناد اولیه مورد استفاده در حسابداری مالیاتی باید با الزامات آنها در حسابداری مطابقت داشته باشد.

این را مقامات مالیاتی در این کشور تایید کردند توصیه های روشیدر مورد اعمال فصل 25 "مالیات بر درآمد شرکت ها" کد مالیاتی فدراسیون روسیه(مصوب به دستور وزارت مالیات و مالیات روسیه مورخ 20 دسامبر 2002 شماره BG-3-02/729). در این سند آمده است که روش تهیه اسناد اولیه توسط اقدامات قانونی نظارتی مقامات اجرایی مربوطه پیش بینی شده است. به این نهادها، مطابق با قوانین فدراسیون روسیه، این حق داده می شود که روش تهیه و فرم های اسناد اولیه مورد استفاده برای اسناد معاملات تجاری را تأیید کنند.

بنابراین، استفاده از فرم‌های یکپارچه استاندارد اسناد حسابداری اولیه که توسط قطعنامه‌های مربوطه کمیته آمار دولتی روسیه در سال‌های 1997-2004 تصویب شده است، یا به طور مستقل توسط مالیات دهندگان اسناد اولیه که الزامات قانون حسابداری را برآورده می‌کنند، ایجاد شده است. ثبت هزینه های انجام شده، به مؤدی این امکان را می دهد که آنها را در هزینه هایی در نظر بگیرد که درآمد دریافتی را هنگام محاسبه مالیات بر درآمد کاهش می دهد.

با این حال، فرم یکپارچه استاندارد سند حسابداری اولیه مورد استفاده در حسابداری همیشه اجازه در نظر گرفتن تمام داده های لازم برای حسابداری مالیاتی را نمی دهد. در این صورت می توان خطوط و ستون های اضافی را به فرم اضافه کرد تا نشانگرهای از دست رفته را منعکس کند.

مثال 3هنگام حسابداری یک مورد از دارایی های ثابت در دارایی استهلاک پذیر، فرم استاندارد بین صنعتی شماره OS-6 "کارت موجودی برای ثبت دارایی های ثابت" (مصوب شده توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 27 ژانویه 2003 شماره 7) انجام می شود. حاوی اطلاعات نیست:

در مورد گروه استهلاک که شامل دارایی ثابت است.

در مورد روش محاسبه استهلاک دارایی های ثابت.

اگر مهلت استفاده مفیددارایی ثابت در حسابداری مالیاتی با عمر مفید تعیین شده برای اهداف حسابداری متفاوت است، ذکر آن ضروری است.

با روش استهلاک غیر خطی، داده‌ها در موارد زیر نیز مورد نیاز است:

مقدار استهلاک تعهد شده در دارایی ثابت؛

ارزش باقیمانده دارایی ثابت؛

هزینه پایه یک دارایی ثابت و مقدار استهلاک ماهانه برای چنین دارایی های ثابت.

در نتیجه، سازمان باید کارت را مطابق با آن اصلاح کند یا به طور مستقل یک ثبت حسابداری مالیاتی تحلیلی اضافی ایجاد کند که امکان ورود داده های ذکر شده را فراهم می کند.

__________________________

پایان مثال 3

عدم وجود سند اولیه در حسابداری مالیاتی به عنوان نقض فاحش قوانین حسابداری درآمد و هزینه ها و همچنین موارد مالیات طبقه بندی می شود (ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه). تخلف فاحشقوانین حسابداری درآمد و هزینه ها و موارد مالیاتی، در صورت ارتکاب در یک دوره مالیاتی، در صورت عدم وجود علائم تخلف مالیاتی، مستلزم جریمه 5000 روبل است. اگر پایه مالیاتی دست کم گرفته شود، جریمه 10٪ از مبلغ مالیات پرداخت نشده است، اما نه کمتر از 15000 روبل.

ولادیمیر اولیانوف
حسابرس

اسناد اولیه به عنوان مبنایی برای ورود ثبت های حسابداری به ثبت حسابداری عمل می کند. این فرم ها برای ثبت صحت یک معامله تجاری که منجر به تغییر در وضعیت اقتصادی شرکت شده است، روی کاغذ طراحی شده اند. ثبت نام اولیه توسط قانون تنظیم می شود. هر الگو باید با الزامات قانون 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ مطابقت داشته باشد.

فرم ها و انواع اسناد اولیه

اشکال اسناد اولیه مورد استفاده توسط واحدهای تجاری را می توان به طور مستقل توسط طرفین معامله یکپارچه و توسعه داد. فهرست فرم های استانداردی که برای استفاده در شرایط خاص اجباری هستند، توسط قانون تایید شده است. در چنین نمونه هایی، سازمان ها حق تغییر مستقل ساختار یا محتوا را ندارند. اسناد غیر یکپارچه می تواند توسط یک شرکت با در نظر گرفتن ویژگی های فعالیت های آن ایجاد شود. آنها منوط به تأیید قوانین محلی شرکت هستند.

طبقه بندی اسناد اولیه شامل تقسیم به اشکال برای استفاده داخلی و خارجی است. اسناد داخلی معاملاتی را توصیف می کند که بر فعالیت های یک موسسه تأثیر می گذارد - شرکتی که این گواهی را تهیه کرده است. خارجی ها برای ثبت تراکنش ها و نتایج آنها بین دو یا چند شرکت کننده طراحی شده اند.

فرم های داخلی معمولاً به گروه های زیر تقسیم می شوند:

نوع اداری - برای صدور دستورالعمل ها و دستورالعمل ها به واحدهای ساختاری و پرسنل استفاده می شود.
از نوع اجرایی قالب برای نمایش تراکنش هایی که در دوره جاری انجام شده اند استفاده می شود.
اسناد حسابداری - هدف آنها سیستماتیک کردن کل مجموعه رویدادها و خلاصه کردن اطلاعات اسنادی دریافتی است (نمونه قابل توجهی ثبت حسابداری است).

ثبت حسابداری شامل کتاب ها و مجلات، کارت های حسابداری است. این نوع اسناد را می توان به انواع فرعی تقسیم کرد که در نحوه پر کردن و نگهداری آنها متفاوت است:

زمانی - تمام عملیات مطابق با گاهشماری واقعی رویدادها نشان داده می شود.
سیستماتیک (مثال - کتاب نقدی)؛
ترکیبی
تحلیلی؛
ترکیبی، شامل تفکیک مبالغ به حساب های حسابداری تعمیم یافته است.

اسناد اولیه می تواند به شکل توافق نامه بین طرفین، فاکتور برای پرداخت، بارنامه، اقدامات پذیرش و تحویل وظایف تکمیل شده باشد. اسناد اولیه شامل مجموعه ای از فرم ها برای تسویه حساب با پرسنل است. این دسته شامل جدول زمانی و فیش حقوقی است.

لطفا توجه داشته باشید!سرمایه گذاری و دفع دارایی های شرکت با استفاده از یک سند اولیه رسمی می شود. این دسته از اسناد با وجود فرم های استاندارد مشخص می شود. قبلاً برای همه واحدهای تجاری اجباری بود. اکنون هر سازمانی خودش تصمیم می گیرد که از فرم های توصیه شده استفاده کند یا الگوهای خود را توسعه دهد.

توجه ویژه در عمل حسابداری به صندوق اولیه پول می شود. یکپارچه است. تغییر مجموعه جزئیات یا ساختار قالب می تواند منجر به محرومیت حتی یک فرم امضا شده از نیروی قانونی شود. این گروه شامل انواع اسنادی است که دریافت وجه در صندوق و در اختیار داشتن آن را نشان می دهد. اینها شامل کتاب نقدی است که کل مجموعه معاملات نقدی را خلاصه می کند.

طبقه بندی شرکت های اولیه بر اساس مراحل کارآفرینی

بسته به اینکه در چه مرحله ای باشد در حال حاضرکسب و کار واقع شده است، اشکال خاصی از اولیه اسناد حسابداری. به طور معمول، معاملات را از نظر ارائه اسناد می توان به سه مرحله تقسیم کرد.

تعیین شرایط معامله.شرکا مذاکره می کنند و اجماع را ایجاد می کنند که مناسب هر دو طرف باشد. هنوز پول و کالا تغییر نکرده است، خدمات ارائه نشده است، کار کامل نشده است، اما همه چیز برای شروع تعامل آماده است. نتیجه این مرحله انواع اولیه زیر خواهد بود:
- توافق (اشکال مختلف ممکن است)؛
- فاکتور برای پرداخت
پاداش معامله.پرداخت را می توان به اشکال مختلف انجام داد. این نکته مهمتوسط سند اولیه تأیید کننده انتقال پول ثبت می شود:
- در صورتی که پرداخت به صورت نقدی انجام نشده باشد، توسط صورت حساب بانکی، رسید پایانه پرداخت و غیره تایید می شود.
- اگر پول "نقد" منتقل شده باشد، تأیید یک رسید نقدی، یک فرم گزارش دقیق یا یک رسید برای یک سفارش دریافت نقدی خواهد بود.
انتقال کالا، ارائه خدمات، انجام کار. او پرداخت را انجام داد، اکنون وقت آن است که طرف مقابل تعهدات خود را انجام دهد. اسناد اولیه زیر نشان می دهد که او این کار را با حسن نیت انجام داده است و طرف اول هیچ ادعایی ندارد:
- فاکتور (در صورت انتقال کالا)؛
- رسید فروش (می تواند همراه با رسید نقدی صادر شود یا یک سند باشد).
- عمل خدمات ارائه شده (یا کار انجام شده).

این اسناد باید به مقامات مالیاتی ارائه شود، زیرا آنها هزینه های انجام شده توسط طرف اول را تأیید می کنند که مستقیماً بر پایه مالیاتی تأثیر می گذارد.

کنترل، ذخیره و سازماندهی حسابداری اسناد اولیه

حسابداری برای اسناد اولیه باید به گونه ای سازماندهی شود که هر فرم از طریق سیستم ثبت در شرکت عبور کند. این برای به حداقل رساندن خطر از دست دادن گواهینامه ها و سایر اشکال ضروری است. منشی یا سایر افراد مسئول ثبت اسناد را نگه می دارند. تمام فرم های دریافتی به عنوان ورودی پردازش می شوند. فرم های خروجی آنهایی هستند که به صورت داخلی توسط شرکت ایجاد می شوند (صرف نظر از اینکه برای اشخاص ثالث صادر می شوند یا در شرکت باقی می مانند).

اسناد ورودی باید چندین مرحله حسابداری و ثبت را طی کنند:

پذیرش.
پردازش اولیه
توزیع بر اساس انواع فرم ها و هدف آنها.
ثبت نام در مجلات حسابداری با مهر در سند و تخصیص شماره ورودی به تاریخ پذیرش.
امضای مدیریت شرکت (هنگامی که مدیر مکاتبات دریافتی را بررسی می کند، تصمیماتی را روی آن قرار می دهد).
اجرای سند.

برای سازمان سیستم موثرجریان اسناد و اطمینان از کنترل ایمنی فرم ها، تدوین و تصویب برنامه جریان اسناد با نامگذاری موارد ضروری است. برنامه باید مراحل اجرا، ثبت اسناد، روش انتقال آنها برای ذخیره سازی، نشان دادن چارچوب زمانی، و لیست کارکنان مسئول برای هر مرحله را افشا کند.

اسناد اولیه تکمیل شده و ثبت شده باید حداقل به مدت 5 سال ذخیره شود. دستور وزارت فرهنگ مورخ 25 اوت 2010 به شماره 558 طبقه بندی فرم ها را با توجه به زمان ارسال آن به بایگانی ارائه می دهد:

اسناد اداری باید به مدت 75 سال (در صورتی که دستورات و دستورالعمل ها بر فعالیت های اصلی شرکت تأثیر می گذارد) یا 5 سال در دسترس باقی بماند، مشروط بر اینکه فرم منعکس کننده حل مسائل اداری باشد.
فرم های همراه با معاملات تجاری باید به مدت 3-5 سال ذخیره شوند.

برای ارجاع! قانون شماره 402-FZ در هنر. عمر مفید 29 به 5 سال محدود شده است. قوانین مالیاتی ایجاب می کند که اسناد حسابداری حداقل به مدت 4 سال امن و در دسترس باشد.

شرایط ویژه و دوره های نگهداری برای فرم های زیر ارائه شده است:

اسناد مورد استفاده برای ثبت ثبت دارایی های مشمول استهلاک به مدت 4 سال از تاریخ انصراف این اموال قابل بایگانی نیست.
اگر اسناد اولیه در طول دوره وقوع زیان تنظیم شده باشد که برای کاهش میزان مالیات بر درآمد استفاده می شود، باید تا زمانی که تأثیر چنین ضرری بر پایه مالیاتی متوقف شود، ذخیره شود.
سند اولیه که معاملات مربوط به وقوع مطالبات را مشخص می کند باید به مدت 4 سال از زمانی که بدهی معوق به عنوان بد شناخته می شود (در صورت وقوع چنین واقعیتی) نگهداری شود.

برای فرم های الکترونیکیدوره های نگهداری با اسناد کاغذی یکسان است. روش حذف دارایی های اولیه باید با مشارکت کمیسیون ویژه ایجاد شده انجام شود.

تایید فرم های اسناد اولیه

اسناد اولیه غیر یکپارچه می تواند توسط نهادهای تجاری به طور مستقل توسعه یابد. برای چنین فرم هایی، معیار اصلی برای انطباق با هنجارهای قانونی، مطابقت با استانداردهای قانون شماره 402-FZ از نظر جزئیات اجباری است:

نام سند؛
تاریخ ثبت نام؛
اطلاعات مربوط به شرکتی که فرم را تهیه می کند، که توسط آن می توان شرکت را شناسایی کرد.
محتوای معامله تجاری نمایش داده شده که نشان دهنده ارزش گذاری موضوع معامله است.
آوردن معیارهای طبیعی و ارزش های کمی؛
حضور امضاء مقامات مسئول (با ذکر اجباری سمت و نام کامل).

به یاد داشته باشید!برای استفاده از الگوهای توسعه یافته مستقل به عنوان اسناد اولیه، آنها باید توسط یک قانون محلی شرکت تأیید شوند.

وجه نقد و اسناد پرداخت متعلق به گروهی از فرم های کاملاً تنظیم شده است. شرکت ها بنا به دستور خود یا هر دستور دیگری مجاز به حذف ردیف ها، سلول ها از آنها یا تغییر ساختار نیستند. شرکت ها می توانند تنظیمات خود را در قالب های غیر یکپارچه انجام دهند، بلوک های اطلاعاتی را اضافه و حذف کنند. هنگام توسعه مستقل فرم های جدید، می توانید نمونه های استاندارد را به عنوان پایه انتخاب کنید.

برای تأیید صورت اولیه، می توانید نمونه های آن را در پیوست جداگانه ای به سیاست حسابداری درج کنید. گزینه دوم این است که برای هر فرم، مدیر یک سفارش برای شرکت صادر می کند. متن دستور اطلاعاتی را در مورد معرفی اشکال جدید اسناد به حسابداری مشخص می کند که باید طبق یک الگوی واحد تهیه شود. خود فرم ها به عنوان پیوست جداگانه در سفارش گنجانده شده است.

اگر سازمانی بخواهد از فرم های استاندارد توصیه شده توسط بخش های مربوطه برای انعکاس معاملات فردی استفاده کند، این فرم ها نیازی به تایید مقررات داخلی ندارند. برای ثبت چنین تصمیمی، کافی است در سیاست حسابداری در مورد استفاده از الگوهای استاندارد یک ورودی انجام دهید.

هنگام معرفی اشکال جدید اسناد به سیستم جریان اسناد، توصیه می شود آنها را با دستور تأیید کنید.

چیزی که یک حسابدار باید همیشه به یاد داشته باشد

شرایط ایده آل اسناد اولیه - شرط لازمعدم وجود مشکل در حین حسابرسی و حسابرسی مالیاتی، اثبات حقانیت فرد در اختلاف با طرف مقابل، و غیره. تفاوت های ظریف مهم، که یک حسابدار باید همیشه هنگام کار با حساب های اولیه به یاد داشته باشد.

شواهد اولیه تنها مدرک است.بدون مستندات اولیه، اثبات حقایق تحویل، هزینه ها، انجام یا عدم تحقق شرایط معامله غیرممکن است. دادگاه نیز کمکی نخواهد کرد - سوابقی وجود دارد که شاکیان رد شده اند یا متهمان به دلیل عدم اثبات مراحل خاصی از معامله به دلیل عدم وجود تعدادی اسناد اولیه از ادعای خود طفره رفته اند.
مهم!بدون "شواهد اولیه"، در موارد نادر می توان واقعیت ارائه خدمات را اثبات کرد: دادگاه ممکن است نظرات کارشناسی اضافی و اسناد جانبی را در نظر بگیرد. در صورتی که کار انجام شده باشد، عدم وجود سند امضا شده توسط مشتری، وی را از پرداخت معاف نخواهد کرد.
بدون خطا بهتر است، اما نقص های جزئی مملو از عیب نیست. رویای ترسناکهر حسابدار - امتناع از بازپرداخت مالیات بر ارزش افزوده به دلیل داده های نادرست در اسناد اولیه. اما اگر اشتباهات جزئی باشد، کسر را نباید انکار کرد. اهمیت خطاها توسط قسمت 2 هنر تنظیم می شود. 9 قانون فدرالمورخ 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری". مقامات مالیاتی این را در نامه مورخ 12 فوریه 2015 شماره GD-4-3/2104@ تأیید کردند. نکته اصلی این است که داده های ارائه شده به طور دقیق نشان دهنده واقعیت پرداخت و تحویل کالا (ارائه خدمات) است. بنابراین، به عنوان مثال، اگر بارنامه حاوی اشاره ای به قرارداد نباشد یا وزن محموله ذکر نشده باشد، این یک اشکال است، اما دلیلی برای امتناع از مالیات بر ارزش افزوده نیست. اما اگر عنوان و تاریخ سند، کل بهای تمام شده کالا و تعدادی جزئیات اجباری دیگر وجود نداشته باشد، دادگاه ممکن است چنین معامله ای را غیرواقعی تلقی کند.
مواظب باشید امضای جعلی!اگر امضاها افراد مسئولاسناد جعل شده باشد یا سند توسط شخصی امضا شده باشد که صلاحیت آن را ندارد، چنین سند اولیه توسط مقامات رسمیت نخواهد یافت. علاوه بر این، بسیار مهم است که امضا در دست شما باشد - فکس‌ها بی اعتبار خواهند بود.
اولیه با خطا جایگزین نمی شود.به عنوان مثال، اگر بتوان فاکتورهایی را که در آنها خطایی مشاهده شد، با صدور یک سند جدید و اصلاح شده با همان جزئیات بازنویسی کرد، این شماره با اسناد اولیه کار نخواهد کرد. علیرغم این واقعیت که گاهی دادگاه ها اسناد اصلاحی را تشخیص می دهند، باز هم بهتر است اشتباه را طبق قوانین هنر تصحیح کنند. 7 "قانون حسابداری" - تاریخ اصلاح را در سند وارد کنید و آن را با امضای افراد مجاز تأیید کنید.
ترجمه همیشه لازم نیست.طبیعتاً گزارش اولیه به زبان دولتی تهیه می شود. اما گاهی ترجمه کلمات فردیاز یک زبان خارجی نامناسب به نظر می رسد، به عنوان مثال، اگر این نام علامت تجارییا کالا
الکترونیک اولیه - فقط با امضای دیجیتال. امروزه لازم نیست خود را به شکل کاغذی اسناد اولیه محدود کنید. اما تنها در صورتی معادل کاغذ خواهد بود که توسط یک امضای دیجیتال واجد شرایط تایید شده باشد. امضای دیجیتالی بدون صلاحیت فقط در موارد خاص و مشخص شده مجاز است و سند اولیه در آنها گنجانده نشده است.

این شرکت روزانه ده ها عملیات انجام می دهد. حسابداران برای طرف مقابل، صندوق و موسس پول ارسال می کنند، حقوق را محاسبه می کنند، کامپیوتر و اثاثیه دریافت می کنند، جریمه می گیرند، استهلاک را محاسبه می کنند و غیره. برای هر یک از چنین عملیاتی، لازم است یک سند اولیه تهیه شود (بند 1، ماده 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری"، از این پس قانون شماره 402-FZ).

سند اولیه در زمان معامله یا پس از اتمام آن به عنوان تأیید واقعیت معامله ایجاد می شود (بند 3 ماده 9 قانون شماره 402-FZ). بر اساس داده های اولیه، حسابداران ثبت می کنند.

یک فاکتور، یک اقدام برای ارائه خدمات برای ایجاد یک وب سایت، یک گواهی حسابداری - همه اینها اسناد اولیه ای هستند که حسابداران در کار روزانه خود استفاده می کنند. انواع مختلفی از محصولات اولیه وجود دارد و تنوع آنها به ویژگی های فعالیت شرکت بستگی دارد. به عنوان مثال، در یک شرکت حمل و نقل، یکی از انواع اصلی اسناد اولیه، بارنامه خواهد بود، و در یک کتابخانه - عمل نوشتن مطالب.

قرار است اسناد اولیه حداقل به مدت پنج سال در شرکت ذخیره شود و دوره پس از سال گزارش شروع به شمارش می کند (بند 1، ماده 29 قانون شماره 402-FZ). یعنی یک سند به تاریخ 07/03/2016 باید حداقل تا سال 2021 ذخیره شود. دوره‌های نگهداری جداگانه برای مواد اولیه توسط فهرستی که به دستور وزارت فرهنگ مورخ 25 اوت 2010 به شماره 558 تأیید شده است، تعیین می‌شود. برای حفظ اسناد حسابداری، شرکت‌ها اغلب بایگانی‌های ویژه ایجاد می‌کنند.

سند اولیه می تواند کاغذی یا الکترونیکی باشد. در عمل، بیشتر و بیشتر شرکت های بیشتراز مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) استفاده کنید. به طور خاص، شرکت ها قراردادها، فاکتورهای پرداخت، اعمال، یادداشت های تحویل و فاکتورها را مبادله می کنند.

EDI به طور قابل توجهی روند پردازش اسناد اولیه را از لحظه ایجاد آنها تا لحظه ثبت آنها ساده می کند و کار بین طرفین را سرعت می بخشد. یک مزیت بزرگ این است که اگر اسناد الکترونیکی با قانون یا شرایط قرارداد مغایرت نداشته باشد، نیازی به چاپ ندارند (بند 6، ماده 9 قانون شماره 402).

سند الکترونیکی توسط یک فرد واجد شرایط تایید شده است امضای الکترونیکی. اگر طرفین تصمیم مناسبی اتخاذ کنند، سند اولیه را می توان با امضای ساده یا بدون صلاحیت امضا کرد (نامه اداره سیاست مالیاتی و گمرکی وزارت دارایی روسیه به تاریخ 12 سپتامبر 2016 شماره 03-03-06/ 2/53176).

عدم وجود اسناد اولیه در یک شرکت ممکن است جریمه جدی 10000 تا 30000 روبل را به دنبال داشته باشد (ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه). همچنین مقامات مالیاتی برای اشتباه در ثبت نام جریمه صادر می کنند. علاوه بر این، افراد مسئول پردازش اسناد ممکن است طبق ماده 15.11 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه از 2000 تا 3000 روبل جریمه شوند. خطر دیگری وجود دارد: اگر در طول حسابرسی مقامات مالیاتی پیدا نکنند سند مورد نیاز، می توانند بخشی از هزینه ها را از پایه مالیاتی حذف کنند، بنابراین شرکت باید مالیات بر درآمد اضافی بپردازد.

جزئیات اجباری سند اولیه

فقط سند اولیه با تمام جزئیات مورد نیاز دارای نیروی قانونی است (بند 4 ماده 9 قانون شماره 402-FZ):

عنوان (به عنوان مثال، "قانون خدمات ارائه شده"، " دستور پرداخت"، "گواهی حسابداری")؛
تاریخ تدوین؛
نام سازنده سند (به عنوان مثال، OJSC SKB Kontur، LLC Soyuz، IP Ivanova E.V.)؛
محتوای سند یا معامله تجاری (به عنوان مثال، "خدمات دسترسی به اینترنت"، "مواد انتقال داده شده برای پردازش"، "پرداخت فاکتور برای لوازم اداری"، "بهره تعلق گرفته بر اساس قرارداد وام")؛
شاخص های طبیعی و پولی (قطعات، متر، روبل و غیره)؛
موقعیت های مسئول (به عنوان مثال، "حسابدار"، "فروشگاهدار"، "مدیر منابع انسانی"، "رئیس بخش فروش و غیره)؛
امضای شخصی طرفین

سندی که به درستی اجرا شده باشد در صورت لزوم در رسیدگی های حقوقی کمک خواهد کرد، به عنوان مثال، زمانی که خریدار بدهی را پرداخت نمی کند یا سعی می کند معامله را باطل کند. اما سندی با اشتباهات یا امضاهای ساختگی می‌تواند شوخی بی‌رحمانه‌ای باشد - بنابراین اگر تامین‌کننده ناگهان فراموش کرد امضا کند، هرگز نباید برای او امضا کنید. تمام اسناد اولیه را با دقت ذخیره کنید و همیشه تمام جزئیات را در اسناد دریافتی به دقت بررسی کنید.

در عمل، هنوز هم می توان با شکایات مشتریان در خصوص عدم وجود مهر مواجه شد. یادآوری می کنیم که از تاریخ 04/07/2015، مهر برای اکثر سازمان ها لغو شده است و می تواند به میل خود استفاده شود (قانون فدرال 04/06/2015 شماره 82-FZ). اطلاعات مربوط به مهر سازمان باید در اساسنامه قید شود. اگر طرف مقابل اصرار به گذاشتن مهر دارد و شما از نظر قانونی مهر ندارید، می توانید عدم حضور آن را کتباً به طرف مقابل اعلام کنید و گزیده ای از رویه حسابداری ارائه دهید.

فرم های اسناد اولیه

در کار خود، می توانید از فرم های یکپارچه و خود اسناد اولیه استفاده کنید (بند 4، ماده 9 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری"). در این مورد، یک سند اولیه خانگی باید تمام جزئیات مورد نیاز را داشته باشد. بسیاری از شرکت ها مجبور هستند نسخه خود را از قانون حذف مواد ایجاد کنند، زیرا هیچ شکل واحدی از سند وجود ندارد.

استفاده قابل قبول فرم ترکیبیسند اولیه، زمانی که سند یکپارچه به عنوان مبنا در نظر گرفته شود و با ستون ها یا خطوط لازم تکمیل شود. در این مورد، تمام جزئیات اجباری باید حفظ شود (قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 24 مارس 1999 شماره 20).

انتخاب شرکت در مورد اشکال حسابداری اولیه مورد استفاده باید در سیاست های حسابداری آن مشخص شود.

در فرآیند فعالیت، ممکن است نیاز به اسناد اولیه جدید ایجاد شود، سپس می توان آنها را توسعه داد و توسط سیاست حسابداری تأیید کرد.

توجه کن! از آنجایی که طرف مقابل شما می تواند از یک سند اصلی توسعه یافته مستقل نیز استفاده کند، سیاست حسابداری شما باید نشان دهد که شما نیز این اسناد را برای حسابداری می پذیرید.

برای اکثر اسناد، شما این حق را دارید که از فرم های یکپارچه استفاده نکنید، اما تراکنش های نقدی باید فقط طبق فرم های سند تایید شده انجام شود (اطلاعات وزارت دارایی فدراسیون روسیه شماره PZ-10/2012).

انواع اسناد اولیه

متخصصان می توانند اشکال اصلی اسناد اولیه را در آلبوم های فرم های یکپارچه تایید شده توسط قطعنامه های کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه بیابند. در اینجا رایج ترین آنها هستند.

اسناد حسابداری معاملات تجاری

TORG-12;
برچسب محصول؛
سند انتقال جهانی

اسناد حسابداری دارایی های ثابت

OS-1 "اقدام در مورد پذیرش و انتقال دارایی های ثابت (به استثنای ساختمان ها، سازه ها)"؛
OS-4 "اقدام در مورد حذف دارایی های ثابت"؛
OS-6 "کارت موجودی برای ثبت دارایی های ثابت".

صندوق اولیه

معاملات نقدی منحصراً مطابق با روش انجام معاملات نقدی پردازش می شود (دستورالعمل بانک مرکزی فدراسیون روسیه مورخ 11 مارس 2014 شماره 3210-U). به عنوان مثال، نمی توانید یک "مواد مصرفی" را به صورت رایگان طراحی کنید یا نسخه خود را توسعه دهید.

اشکال اسناد نقدی اولیه توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 18 اوت 1998 شماره 88 تأیید شده است:

KO-1 "پریخودنی" سفارش نقدی»;
KO-2 "سفارش مخارج نقدی"؛
KO-3 "مجله ثبت اسناد نقدی ورودی و خروجی"؛
KO-4 " کتاب نقدی»;
KO-5 "کتاب حسابداری وجوه پذیرفته شده و صادر شده توسط صندوقدار."

اسناد نقدی باید بسیار دقیق بررسی شوند، زیرا چنین اسناد اولیه مستقیماً با جابجایی پول نقد مرتبط هستند و همیشه توجه مقامات بازرسی را به خود جلب می کنند. به عنوان مثال، مقامات مالیاتی قطعا به PKO توجه خواهند کرد، که در آن مبلغ بیش از 100000 روبل است. و همه اینها به این دلیل است که نمی توانید به صورت نقدی با یک طرف مقابل به مبلغ بیش از 100000 روبل پرداخت کنید. عدم وجود امضا در اسناد نقدیهمچنین دلیلی برای رسیدگی با خدمات مالیاتی فدرال خواهد بود.

بیایید خلاصه کنیم. بنابراین اسناد اولیه جزء لاینفک حسابداری و حسابداری مالیاتی هستند. معاملات بدون اسناد پشتیبان امکان پذیر نیست. اغلب حسابداران بر اساس یک کپی یا اسکن از سند اولیه، ورودی های حسابداری را ایجاد می کنند. جایگزینی کپی ها با اسناد اصلی به موقع بسیار مهم است، در غیر این صورت مقامات نظارتی ممکن است عملیات یا معامله را ساختگی تلقی کنند. تنها اسنادی که طبق قانون تنظیم شده اند، تضمین کننده امنیت و قابلیت اطمینان حسابداری در شرکت هستند.

فعالیت های هر شرکت ارتباط نزدیکی با نگهداری و پردازش اسناد اولیه دارد. برای گزارش دهی، محاسبه پرداخت های مالیاتی و تصمیم گیری مدیریت ضروری است. در مقاله ما به چیستی آن - اسناد اولیه در حسابداری - و نحوه پردازش آن خواهیم پرداخت.

مفاهیم اساسی

اسناد اولیه در حسابداری - چیست؟? به آن شواهدی از واقعیت یک کمیسیون منعکس شده بر روی کاغذ گفته می شود. در حال حاضر، بسیاری از اسناد در سیستم خودکار 1C گردآوری شده است. پردازش اسناد اولیهشامل ثبت و ضبط اطلاعات در مورد معاملات تجاری تکمیل شده است.

حسابداری اولیه مرحله اولیه ثبت وقایع رخ داده در یک شرکت است. معاملات تجاری اقداماتی هستند که شامل تغییراتی در وضعیت دارایی ها یا سرمایه سازمان می شوند.

پردازش اسناد اولیه در حسابداری: نمونه ای از نمودار

به عنوان یک قاعده، در شرکت ها مفهوم "کار با اسناد" به این معنی است:

به دست آوردن داده های اولیه
پیش پردازش اطلاعات
تایید مدیریت یا متخصصان مجاز به دستور مدیر.
تکرار شد.
انجام اقدامات لازم برای انجام یک معامله تجاری.

طبقه بندی

یک بار و تجمعی وجود دارد اسناد اولیه پردازشاطلاعات موجود در چنین مقالاتی دارای تعدادی ویژگی است.

اسناد یکبار مصرف برای تایید یک رویداد یک بار در نظر گرفته شده است. بر این اساس، روش پردازش آن به طور قابل توجهی ساده شده است. اسناد تجمعی برای مدت زمان مشخصی استفاده می شود. به عنوان یک قاعده، عملیات چندین بار انجام شده را منعکس می کند. در این مورد، زمانی که پردازش اسناد اولیهاطلاعات از آن به ثبت های ویژه منتقل می شود.

الزامات نگهداری اسناد

اسناد اولیه در حین معامله یا بلافاصله پس از تکمیل آن تهیه می شود.

اطلاعات در فرم های یکپارچه ویژه منعکس می شود. اگر فرم های تایید شده وجود نداشته باشد، شرکت می تواند آنها را به طور مستقل توسعه دهد.

مراحل پردازش اسناد اولیه حسابداری

هر شرکت دارای یک کارمند از کارکنان است که مسئول کار با اطلاعات اولیه است. این متخصص باید قوانین را بداند، به شدت با الزامات قانونی و ترتیب اقدامات مطابقت داشته باشد.

در مراحل پردازش اسناد اولیهعبارتند از:

مالیات. این یک ارزیابی از معامله منعکس شده بر روی کاغذ، نشان دهنده مقادیر مرتبط با اجرای آن است.
گروه بندی. در این مرحله اسناد بسته به ویژگی های مشترک توزیع می شوند.
واگذاری حساب این شامل تعیین بدهی و اعتبار است.
خاموش کردن. برای جلوگیری از پرداخت مجدد در اسناد اولیه حسابداری p علامت "پرداخت" است.

اشتباهات در اسناد

آنها می توانند ناشی شوند دلایل مختلف. اساساً ظاهر آنها ناشی از نگرش بی دقت کارمند نسبت به کاری که انجام می دهد، بی سوادی متخصص و نقص تجهیزات است.

تصحیح اسناد به شدت ممنوع است. با این حال، در برخی موارد انجام این کار بدون تصحیح خطا غیرممکن است. اشتباه کرد حسابدار در اسناد اولیهباید اینطوری درستش کرد:

ورودی نادرست را با یک خط نازک خط بکشید تا به وضوح قابل مشاهده باشد.
اطلاعات صحیح را بالای خط خط زده بنویسید.
کادر «تصحیح برای باور» را علامت بزنید.
تاریخ تنظیم را مشخص کنید.
امضا کنید.

استفاده از عوامل اصلاح کننده مجاز نیست.

کار با اسناد دریافتی

فرآیند پردازش اوراق دریافتی شامل:

تعیین نوع سند اسناد حسابداری همیشه حاوی اطلاعاتی در مورد معاملات تجاری تکمیل شده است. به عنوان مثال، این موارد شامل فاکتور، دستور دریافت وجه و غیره است.
بررسی جزئیات گیرنده سند باید خطاب به یک شرکت خاص یا کارمند آن باشد. در عمل، این اتفاق می افتد که اسناد خرید مواد به طور خاص برای شرکت صادر می شود، اگرچه هیچ توافقی با تامین کننده منعقد نشده است.
بررسی امضاها و آثار مهر و موم. اشخاصی که سند را امضا می کنند باید صلاحیت این کار را داشته باشند. اگر ظهرنویسی اسناد اولیه در صلاحیت کارمند نباشد، باطل تلقی می شود. در مورد تمبرها، در عمل، اغلب در شرکت هایی که دارای چندین تمبر هستند، خطا رخ می دهد. اطلاعات روی چاپ باید با نوع سندی که در آن ظاهر می شود مطابقت داشته باشد.
بررسی وضعیت اسناد در صورت مشاهده آسیب بر روی اوراق یا مفقود شدن برگه ها، لازم است گزارشی تهیه شود که یک نسخه از آن برای طرف مقابل ارسال شود.
بررسی اعتبار رویداد منعکس شده در سند. کارکنان شرکت باید اطلاعات مربوط به معامله را تأیید کنند. مدارک مربوط به پذیرش اشیاء قیمتی توسط مدیر انبار تایید می شود و شرایط قرارداد توسط بازاریاب تایید می شود. در عمل، شرایطی وجود دارد که یک تامین کننده برای کالاهایی که شرکت دریافت نکرده است، فاکتور دریافت می کند.
تعیین مدتی که سند به آن مربوط می شود. هنگام پردازش مقالات اولیه، مهم است که اطلاعات یکسان را دو بار در نظر نگیرید.
تعریف بخش حسابداری هنگام دریافت اسناد اولیه، لازم است مشخص شود که مقادیر ارائه شده برای چه اهدافی مورد استفاده قرار خواهند گرفت. آنها می توانند به عنوان دارایی های ثابت، مواد، دارایی های نامشهود، کالاها عمل کنند.
تعیین ثبتی که در آن
ثبت کاغذ. پس از تمام بررسی ها انجام می شود.

کار با اوراق خروجی

روند پردازش این نوع اسناد تا حدودی با موارد فوق متفاوت است.

اول از همه، یک کارمند مجاز شرکت یک نسخه پیش نویس از سند خروجی ایجاد می کند. بر این اساس، پیش نویس مقاله تهیه می شود. برای تایید به مدیر ارسال می شود. اما کارمند دیگری که دارای اختیارات مناسب است می تواند پیش نویس سند را تایید کند.

پس از صدور گواهینامه، پروژه طبق قوانین تعیین شده تنظیم و برای گیرنده ارسال می شود.

برنامه ریزی جریان اسناد

این مرحله برای اطمینان از دریافت، ارسال و پردازش سریع اسناد ضروری است. برای سازماندهی مناسب جریان اسناد، شرکت برنامه های ویژه ای را ایجاد می کند. آنها نشان می دهند:

محل و مهلت رسیدگی به اوراق اولیه.
نام کامل و سمت شخصی که مدارک را تنظیم و ارسال کرده است.
سوابق حسابداری ساخته شده بر اساس اوراق.
زمان و مکان نگهداری اسناد و مدارک

ثبت های حسابداری

آنها برای ثبت اسناد اولیه ضروری هستند. در همان زمان، علامت حسابداری بر روی اوراق قرار می گیرد. لازم است از ثبت مکرر اسناد جلوگیری شود.

اوراق اولیه را می توان در رجیسترهای الکترونیکی ذخیره کرد. با این حال، به درخواست سازمان های دولتی یا طرف مقابل، شرکت باید نسخه های کاغذی را ارائه دهد.

ویژگی های بازیابی اسناد

در حال حاضر در مقرراتهیچ روش روشنی برای بازگرداندن اوراق وجود ندارد. در عمل، این فرآیند شامل فعالیت های زیر است:

تعیین کمیسیون برای بررسی علل مفقود شدن یا از بین رفتن اسناد. در صورت لزوم، رئیس شرکت می تواند سازمان های اجرای قانون را در این روش مشارکت دهد.
تماس با سازمان بانکی یا طرف مقابل برای کپی اسناد اولیه.
اصلاح اظهارنامه مالیات بر درآمد. نیاز به ارائه گزارش به روز به این دلیل است که هزینه های غیر مستند به عنوان هزینه های مالیاتی شناسایی نمی شود.

در صورت از دست دادن اسناد اولیه، خدمات مالیاتی فدرال مبالغ کسر مالیات را بر اساس اسناد موجود محاسبه می کند. در این صورت این احتمال وجود دارد که سازمان مالیاتی جریمه هایی را در قالب جریمه اعمال کند.

اشتباهات رایج در فرآیند تهیه مقالات اولیه

به عنوان یک قاعده، افرادی که مسئول نگهداری اسناد هستند، تخلفات زیر را مرتکب می شوند:

فرم هایی را پر کنید که یکپارچه یا مورد تایید رئیس شرکت نیستند.
آنها جزئیات را نشان نمی دهند یا آنها را با خطا نشان نمی دهند.
آنها اسناد را با امضای خود تأیید نمی کنند یا به کارمندانی که صلاحیت امضای اسناد را ندارند اجازه نمی دهند.

اسنادی که حقایق معاملات تجاری را تأیید می کند برای یک شرکت بسیار مهم است. طراحی آن باید با دقت بسیار نزدیک شود. هر اشتباهی می تواند منجر به عواقب منفی شود.

بخش ها